Adjoint Administratif Principal ou Adjointe - Ottawa, Canada - Canadian Bar Association

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Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Résumé du poste**

Relevant de la directrice générale, Représentation, et sous la supervision générale du personnel juridique, l'adjoint administratif principal ou l'adjointe administrative principale s'acquitte de tâches administratives, de secrétariat et de fonctions de commis connexes au service de représentation et aux comités sous son égide. L'ABC propose divers avantages, notamment une semaine de travail de 33,75 heures, des heures d'été et la fermeture des bureaux pour les vacances en décembre.

**Emplacement**

66, rue Slater, bureau 1200, Ottawa (Ontario)

**Langues**

Bilinguisme exigé (anglais et français)

**Rémunération**

35,73 $/heure

**Fonctions**
- Transcription, composition éditique, révision, assemblage et distributions de mémoires, rapports, notes de service, lettres, résolutions et d'autres documents simples ou complexes;
- Organisation de téléconférences et de réunions;
- Coordination de la traduction de documents;
- Lecture d'épreuve de documents;
- Liaison avec le personnel de comités parlementaires et les représentants du gouvernement;
- Préparation de réclamations de dépenses;
- Distribution du courrier et tenue à jour du système de classement et de la bibliothèque du service;
- Tenue à jour des bases de données interrogeables des mémoires et des résolutions de l'ABC;
- Tenue à jour des mécanismes de rappel;
- Conformément aux politiques de l'ABC, donne suite aux demandes téléphoniques et écrites en provenance des membres de l'ABC et du grand public ou les réfère aux personnes appropriées;
- Rédaction de correspondance routinière;
- Tenue à jour des abonnements aux services de feuillets mobiles;
- Mise à jour des fiches du ressort du service dans la base de données iMIS;
- Démonstration d'initiative et de responsabilité en répondant aux demandes adressées au service;
- Travail dans le cadre de projets spéciaux pour les sections, les comités, les sous-comités et les groupes de travail pour tenir à jour les dossiers et bases de données, et pour recueillir et faire la synthèse des données;
- Tenue à jour d'une base de données interrogeable des recours collectifs pancanadiens et réponse aux demandes connexes à la base de données sur les recours collectifs;
- Organisation des déplacements pour les réunions des comités, y compris la coordination des vols, les réservations d'hébergement, les services de pourvoyeurs, etc.;
- Tenue à jour des dossiers budgétaires de comités dans les limites du mandat du service;
- Préparation de courriels-dépêches en utilisant HTML;
- Autres tâches connexes en fonction des demandes.

**Qualifications**

**Formation**
- Diplôme d'études secondaires - 12e année ou équivalent reconnu dans la province de l'Ontario;
- Diplôme ou certificat d'un programme reconnu d'administration de bureau ou de secrétariat.

**Expérience**
- Cinq ans d'expérience dans un bureau et en secrétariat, de préférence dans un contexte associatif de nature juridique ou bénévole;
- Vaste expérience de la recomposition de documents dans des gabarits existants, tout en conservant l'intégrité des données;
- Expérience en relecture et en éditique;
- Expérience du maintien du suivi électronique et manuel de la documentation et des systèmes de classement.

**Compétences et aptitudes**
- Compétences informatiques affirmées dans la version la plus récente de Microsoft Word (comme l'exploitation de gabarits, de documents maîtres et de sous-documents), et dans la production de systèmes de classement;
- Bonnes compétences dans la version la plus récente de Microsoft Outlook et dans le maniement du matériel normalement trouvé dans un bureau;
- Excellente connaissance de l'anglais et du français (expression orale, compréhension, lecture et rédaction);
- Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit, y compris excellentes compétences en grammaire, orthographe et composition;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une capacité à fixer des priorités afin de satisfaire des échéances non négociables;
- Attitude agréable et professionnelle, axée sur le client dans l'optique d'apporter une assistance aux intervenants et au public;
- Aptitude à travailler sous pression avec de multiples interruptions et à gérer des priorités concurrentes;
- Aptitude à travailler de manière indépendante;
- Aptitude à coopérer avec d'autres membres de l'équipe;
- Solide esprit d'initiative, jugement et capacité d'adaptation;
- Engagement envers l'apprentissage permanent et l'amélioration de la qualité;
- Disponible pour travailler des heures supplémentaires, le cas échéant.

La présente description de poste ne se veut pas exhaustive, mais donne plutôt une idée générale des principales fonctions, tâches et exigences rattachées au poste.