Agente, Agent - Montréal, Canada - École Polytechnique de Montréal

École Polytechnique de Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

-No
-Affichage externe
-du 24 janvier 2023 au 14 février 2023

**Supérieur immédiat**
Cheffe de section, Service des ressources humaines
Brigitte Morneau

**Lieu de travail**
Pavillon principal (Montréal, Québec)

**Sommaire de la fonction**
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
La personne recherchée aura pour mandat de pourvoir temporairement des postes vacants de classe 8 ou inférieure (pendant le délai dû à la période de libération de 15 jours). Elle occupera temporairement des postes de classe 8 ou inférieure lors de divers types de congés et parer à des surcroîts de travail liés à des projets spécifiques.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Assure l'accueil des étudiantes et étudiants de niveau baccalauréat et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, aux choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées afin de soutenir de façon optimale, la clientèle étudiante;
- Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure à cette fin, la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement;
- Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargées, des chargés de cours, chargées, chargés de laboratoire et des auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats en respectant les politiques et conventions en vigueur;
- Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi des budgets et fonds de recherche. À cette fin, effectue les vérifications appropriées, s'assure de la disponibilité des fonds, prépare ou valide différents formulaires administratifs tels que documents comptables, demandes d'achat. Prend les mesures requises relevant de sa compétence et signale toute anomalie à qui de droit. Tient à jour la comptabilité et prépare, selon les procédures établies, les différents formulaires comptables requis. Prépare et assure le suivi de la facturation émanant du département. Assure le suivi des aides financières;
- Collabore à l'organisation de différentes activités telles que : portes ouvertes, recrutement étudiant, visite de laboratoires, accueil la clientèle étudiante, projets intégrateurs, etc.;
- Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
- Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données telles que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
- Initie le personnel dont le travail est relié aux dossiers académiques;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

**EXIGENCES**:
**Scolarité**
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

**Expérience**
- Minimum d'une (1) année d'expérience pertinente dans un ou des postes de classe 8 ou à une fonction similaire dans une autre institution.

**Autres**
- Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connais