en Administration - Montréal, Canada - Collège Ahuntsic

Collège Ahuntsic

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- en administration (SSADP)- Numéro de référence:
- SP Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction des études- Service:
- Service du soutien à l'apprentissage et du développement pédagogique- Nom du supérieur immédiat:
- Anne Le Blanc- Statut de l'emploi:
- S - Régulier à temps complet- Durée de l'emploi prévue:
- Lieu de travail:
- Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)- Horaire de travail:
- Horaire de travail : 35 h/semaine, du lundi au vendredi ;
- Environnement de travail de bureau.
- Date de l'affichage:
Date et heure de fin de l'affichage externe:
:00- Échelle salariale:
- Entre 24,21 $/heure et 32,32 $/heure, selon la scolarité et l'expérience- Entrée en fonction prévue:
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- En référence au plan de classification:

- Relevant de la directrice adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et du développement pédagogique (SSADP), la personne occupant l'emploi de en administration accomplit divers travaux techniques à caractère administratif en lien avec les unités administratives (bibliothèque, centres d'aide, perfectionnement, recherche et innovation, SAIDE, numérique et technopédagogique, activités internationales) du service. Elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères de ces unités administratives.
- Spécifique au poste:

- Notamment, elle prépare les réquisitions d'achat, les demandes de paiement, les factures interservices et les documents de transferts budgétaires. Elle recherche et prépare les informations nécessaires en vue de la refacturation de services et les imputations budgétaires. Elle recherche et collige les informations requises pour certains dossiers spécifiques. Elle traite toutes les données financières (préparation de réquisition d'achat, demandes de paiement, frais de déplacement, factures, demandes d'avance, de chèques, d'engagements de dépenses et autres). Elle effectue diverses activités relatives à la préparation de la paie.
- Elle prend part à la création et à la gestion des bases de données du Service. Elle exploite différentes bases de données du Collège. Elle crée des gabarits permettant la compilation de toute cueillette de données. Elle compile des données par la saisie dans différents chiffriers électroniques, de bases de données et de systèmes de gestion du Collège et produit les rapports afférents, dont le rapport annuel pour les activités reliées au SSADP. Elle interprète et analyse de façon sommaire les résultats de certaines statistiques.
- Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de divers documents pouvant inclure des textes, des tableaux et des graphiques. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers, voit à l'agenda et aux échéanciers. Elle peut rédiger des comptes rendus, des procès-verbaux ou des documents nécessaires au bon déroulement des divers comités institutionnels auxquels elle peut assister, lorsque requis. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
- Elle voit aux relations avec les autres unités administratives, les organismes et les fournisseurs externes. Elle maintient une étroite collaboration avec tous les employés du Service, les services du Collège et plus spécifiquement, le Service de la comptabilité et le Service de l'approvisionnement. Elle recherche et répond aux questions des employés du Service concernant notamment l'utilisation de certains logiciels et les différents outils de travail nécessitant l'utilisation de l'informatique.
- Elle accomplit aussi un ensemble de travaux administratifs qui se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la direction des études, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe. Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d'ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie. Elle participe à l'élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.
- Elle s'occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintien à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
- Elle assure le suivi de divers outils logistiques (inventaire des clés, prêt de clés, organigramme du Service, etc.). Elle voit au su