Agent(E) de Secrétariat - Montréal, Canada - Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agent(e) de secrétariat, Direction du développement des services et de la médiation**

Jouer un rôle décisif dans la vie des Québécois(es) vous anime ? Contribuez à relever les différents défis du Québec en vous joignant à l'équipe de BAnQ. **Notre équipe recrute présentement une agente ou un agent de secrétariat pour la Direction du développement des services et de la médiation.**

Stimulant l'apprentissage par la découverte, l'exploration, la participation et l'expérimentation, BAnQ participe à bâtir une société apprenante, menant à l'épanouissement et l'accomplissement culturel, social et économique des Québécois.

**Vous aimez relever des défis, que votre rôle ait une influence positive et significative au sein de l'institution ? Joignez-vous à notre équipe **

La Direction du développement des services et de la médiation relève de la Direction générale de la Grande Bibliothèque. La Direction générale de la Grande Bibliothèque a pour mission de diffuser la Collection universelle, c'est-à-dire de faire connaître à tous les Québécois les ressources documentaires du Québec et du monde entier mises à leur disposition, non seulement sur place, à la Grande Bibliothèque, mais aussi à distance. Les principales fonctions de la Direction générale de la Grande Bibliothèque comprennent le prêt de documents, l'aide à la recherche et le conseil de lecture, l'acquisition et le traitement des ressources documentaires ainsi que l'offre de services de soutien aux bibliothèques québécoises.

**Raison d'être de l'emploi**:
Relevant de la directrice du développement des services et de la médiation, vous effectuerez divers travaux de soutien administratif et de secrétariat afin de faciliter le déroulement des activités courantes de la direction. Vous effectuerez également le soutien administratif pour le gestionnaire et l'équipe des Services à distance et numériques ainsi que pour l'équipe de quatre professionnelles des services aux milieux documentaires.

Il s'agit d'un **poste permanent à temps complet** (35 h/semaine), disponible à la suite d'un départ à la retraite, avec possibilité de télétravail en mode hybride.

Vous bénéficierez d'une **gamme d'avantages sociaux concurrentielle** telle que:

- 4 semaines de vacances après une année de service ;
- un régime d'horaire flexible ;
- un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) auquel l'employeur contribue avec un pourcentage équivalent à celui du participant ;
- 13 jours fériés, ainsi que des congés de maladie ;
- des assurances collectives ;
- de la formation et du perfectionnement en soutien à son développement professionnel.

**Les principales responsabilités du poste sont**:

- Rédiger des notes de service, des procès-verbaux ou de la correspondance d'ordre général et effectuer le suivi de décisions administratives.
- Préparer les commandes de fournitures de bureau et les demandes de remboursement des dépenses, selon les procédures établies.
- Effectuer la saisie des demandes de biens et services et s'assurer de la bonne codification budgétaire.
- S'assurer de la préparation et du suivi des bons de commande et de la conformité des services reçus avec la facturation selon les directives.
- Tenir à jour l'agenda des gestionnaires.
- Effectuer la réservation et la préparation des salles en vue de la tenue de réunions.
- Préparer les dossiers pour la tenue de réunions, établir l'ordre du jour avec les personnes concernées, préparer la documentation et procéder aux convocations et aux confirmations.
- Tenir à jour le système de classement de la direction et effectuer le classement des documents conformément au plan de classification.
- Veiller à la révision linguistique des documents produits par les gestionnaires et le personnel de la direction et assurer une présentation adéquate des documents.
- Effectuer la mise en forme de documents à l'aide de différents logiciels.
- Compiler des statistiques et dresser des tableaux.
- Recevoir les avis d'absence du personnel et en faire la compilation.
- Recevoir les appels et le courrier et en assurer les suivis.
- Traiter les demandes de visites de groupes à la Grande Bibliothèque.
- Collaborer à l'alimentation et à la gestion du calendrier des activités offertes aux usagers.
- Recevoir et traiter les demandes de réservations des salles sous la responsabilité de sa direction.
- Participer aux activités nécessaires au bon fonctionnement de la direction et être disponible pour remplacer les autres agents de secrétariat.

**Principales exigences**:

- Diplôme d'études secondaires ou un niveau d'expérience équivalent (diplôme spécialisé en secrétariat ou en soutien administratif).
- Expérience dans l'exercice de fonctions similaires.
- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers de différentes natures et dans