Receptionist - Information Clerk - Moncton, Canada - Heritage Management Ltd.

Description

Job Description

This position, reporting directly to the company Operations Manager, acts as the receptionist "gate keeper" for all company personnel, management, and various departments. He/she will also liaison between the Tenant and the Landlord in initiating and maintaining positive working relationships with the company's tenants, their management, and employees. In addition to actively issuing work tickets on tenant requests he/she maintains up to date records on tenant contacts and overseeing the tenant parking program. He/she prepares and assists in the development and deployment of manuals and materials for the tenant. This position will also encompass social media posting and activity on the company's social media platforms.

Responsibilities and Main Activities:

· Receptionist duties, phone, screening calls, letter/memo writing, welcoming guests, redirecting walk-in traffic, etc.

· Provide excellent tenant service. Ensure tenant requests/problems are responded to in a timely and courteous manner by maintenance staff and/or Operations Department.

· Communicate with tenant representatives on tenant services matters and issues including bilingual emails, letters/memos, and verbal communication.

· Communicate effectively and efficiently with company accounting and lease administration.

· Place work tickets as needed in ticket system.

· Keep Operations Manager informed of ongoing matters.

· Manage the schedule for boardroom rentals.

· Maintain vehicle parking violation data. Coordinate towing procedures when approved.

· Administer and control all parking lot space rentals.

· Use 2-way radio for maintenance communication.

· Maintain up to date tenant listing, afterhours contacts, company directory, etc.

· Maintain up to date holiday schedule of tenant's closed dates.

· Revise and maintain Tenant manuals and associated material.

· Ensure accidents/incidents are reported properly to appropriate department(s).

· Keep property marketing brochures up to date and relevant.

· Prepare packages for shipping by couriers.

· Prepare and post approved material on social media in conjunction with the marketing department

Required Skills and Qualifications:

· University graduate;

· Proficient with Microsoft Office Suite;

· Proven ability to show attention to detail;

· Excellent understanding and practice of time management and keen ability to organize workload;

· Excellent word processing speed and accuracy;

· Self-motivated, friendly, approachable;

· Able to work independently with little supervision, good communication skills

· Good letter writer;

· Must be fluently bilingual (French - English) with speaking and writing;

The qualification requirements and work environment characteristics described in this job description are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential duties and responsibilities of this job.

This job description in no way states or implies that the essential duties described are the only responsibilities. The employee is required to follow any other instruction and to perform any other work duties at the request of the supervisor or other management personnel.

Description de l'emploi

Ce poste, rapporte directement du directeur des opérations, est le « gardien » de la réception pour l'ensemble du personnel de l'entreprise, et divers services. L'adjoint ou l'adjointe assure également la liaison entre les locataires et le propriétaire en établissant et en maintenant de bonnes relations professionnelles avec les locataires de l'entreprise, leur direction et leurs employés. Outre l'émission active de fiches de travail relatives aux demandes des locataires, l'adjoint ou l'adjointe maintient à jour les registres de contacts des locataires et supervise le programme de stationnement des locataires. Il ou elle prépare et participe à l'élaboration et à la diffusion de manuels et de documents pour les locataires. Ce poste comprend également la publication de message dans les médias sociaux et des activités sur les plateformes de médias sociaux de l'entreprise.

Responsabilités et principales activités :

· Fonctions de réceptionniste, téléphone, filtrage des appels téléphoniques, rédaction de lettres et notes de service, accueil des visiteurs, redirection des visiteurs, etc. dans les deux langues officielles.

· Offrir un excellent service aux locataires. S'assurer que le personnel d'entretien et le service d'exploitation répondent aux demandes et aux problèmes des locataires de façon opportune et courtoise.

· Communiquer avec les représentants des locataires sur les questions et problèmes relatifs aux services aux locataires, y compris les courriels, lettres et notes de service et les communications verbales bilingues.

· Communiquer de façon efficace avec la comptabilité de l'entreprise et l'administration des baux.

· Placer, au besoin, des fiches de travail dans le système prévu à cet effet.

· Garder le directeur de l'exploitation informé des questions en cours.

· Gérer le calendrier de location des salles de réunion.

· Maintenir une liste de données des infractions de stationnement des véhicules. Coordonner les procédures de remorquage lorsqu'elles ont été approuvées.

· Administrer et contrôler toutes les locations d'espaces de stationnement.

· Utiliser la radio bidirectionnelle pour communiquer avec le personnel d'entretien.

· Maintenir à jour la liste des locataires, des contacts après les heures de bureau, du répertoire d'entreprises, etc.

· Maintenir à jour le calendrier des jours de fermeture de jours fériés des locataires.

· Réviser et maintenir les manuels du locataire et autres documents connexes.

· S'assurer que les accidents et incidents sont correctement signalés au(x) service(s) approprié(s).

· Maintenir les brochures publicitaires de la propriété à jour et pertinentes.

· Préparer les colis à l'expédition pour les courriers.

· Préparer et publier sur les médias sociaux des documents approuvés, en collaboration avec le département informatique.

Compétences et qualifications exigées :

· Diplôme postsecondaire

· Bonne connaissance de la suite Microsoft Office

· Capacité avérée de faire attention aux détails

· Excellente compréhension et pratique de la gestion du temps et capacité affirmée à organiser la charge de travail

· Excellente vitesse et précision du traitement de texte

· Motivé, amical et accessible

· Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision, bonnes aptitudes de communication

· Doué pour la rédaction de lettres

· Dois être parfaitement bilingue (français - anglais) à l'écrit comme à l'oral

Les exigences en matière de qualifications et les caractéristiques de l'environnement de travail indiquées dans la description de ce poste représentent celles auxquelles un employé doit satisfaire pour remplir avec succès les tâches et responsabilités essentielles liées à cet emploi.

Cette description de poste n'affirme ni n'implique en aucun cas que les fonctions essentielles indiquées sont les seules responsabilités dudit poste. L'employé est tenu de suivre toute autre instruction et d'effectuer toute autre fonction professionnelle à la demande de son superviseur ou de tout autre membre du personnel.