Agent ou Agente de Bureau - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou D.E.P. en comptabilité ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: Excel, Word, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance et RH, Explo

La personne qui occupe cette fonction agit comme vérificatrice des différentes transactions financières de la Faculté de médecine et des différentes demandes de bourses de recherche. Elle s'assure que les politiques de gestion financière définies par l'Université et la Faculté de médecine sont suivies. Elle joue un rôle important de support pour les intervenants en centre de recherche ainsi que pour les gestionnaires des départements. Elle travaille en étroite collaboration avec les coordonnatrices d'opérations financières et le personnel de soutien dédiés au volet finance.

**Tâches et responsabilités**:
Reçoit et vérifie les demandes de bourses (fonds de fonctionnement et fonds de recherche) et les demandes de rémunération de travailleur autonome, en provenance des différents intervenants en faculté et en centre de recherche, et en assure le suivi auprès du VRRHF;
Agit comme vérificateur des différentes transactions financières (DA, demande de paiement, rapport de voyage) en support aux deux autres vérificateurs désignés de la Faculté;
Produit différents formulaires administratifs (DA, DP, rapport de dépenses et de voyage, facture externe, etc.);
Soutient l'équipe finance dans le processus d'approvisionnement d'équipements informatiques, d'équipements téléphoniques et de fournitures diverses;
Traite les demandes d'achat pour le FIEM et le FEMSI;
Reçoit et traite les demandes pour les émissions de carte de crédit virtuelle;
Apporte les modifications nécessaires dans les différentes matrices d'approbation de PS Finance;
Assure un support aux coordonnatrices d'opérations financières dans tout le processus budgétaire (prévisions budgétaires, redditions, démarcations, préparation et vérification de fichiers).