de Soutien Administratif, Classe Principale - Montréal, Canada - Collège Ahuntsic

Collège Ahuntsic

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Agent.e de soutien administratif, classe principale (Résidence étudiante du Collège Ahuntsic)- Numéro de référence:
- SP Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction des services administratifs- Service:
- Service de la résidence étudiante- Nom du supérieur immédiat:
- Marie-Lou Pearson- Statut de l'emploi:
- S - Régulier à temps complet- Durée de l'emploi prévue:
- Lieu de travail:
- Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)- Horaire de travail:
- Horaire: du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 ;
- Environnement de travail de bureau.
- Déplacements à l'intérieur de la résidence et du collège.
- Peut-être appelé à travailler de soir et de fin de semaine au besoin.
- Date de l'affichage:
Date et heure de fin de l'affichage externe:
:30- Échelle salariale:
- Entre 23.12 $/heure et 28.31 $/heure, selon la scolarité et l'expérience.- Entrée en fonction prévue:
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- En référence au plan de classification:

- Relevant du Gestionnaire de la résidence étudiante, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe principale, accomplit des travaux spécialisés de nature administrative qui se caractérisent par la complexité, l'expertise, la confidentialité et l'autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux du service, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe.Spécifique au poste:

- Notamment, la personne procède au suivi des dossiers financiers reliés notamment, aux budgets ainsi qu'à la préparation de la paie pour l'ensemble du personnel de la résidence. Elle procède au suivi des dossiers financiers en lien avec les retards de paiements de loyer des locataires et prépare les documents à présenter à la Régie du logement. Elle réalise des outils de travail pour la direction et ses services. Elle collige les informations nécessaires pour assurer un contrôle et une vérification des opérations. Elle prépare les documents nécessaires au suivi des dossiers financiers et à la préparation de la paie.
- Sous la supervision du gestionnaire, elle planifie et participe au processus de gestion de différents dossiers de la résidence en s'assurant de la participation des différents employé.es pour la location des logements pendant l'année scolaire et la saison estivale et ce, autant pour le corps étudiant, que pour les réservations de groupes externes (clientèle externes). Elle assure la production selon les procédures établies et participe à l'analyse de rapports statistiques découlant de la recherche, de la cueillette, de la sélection et du traitement de données. Elle compile et maintient à jour des données statistiques et financières variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
- Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons ou autres. Elle propose et compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Au besoin, elle rédige des comptes-rendus de réunion et de documents inhérents au bon fonctionnement de l'équipe de travail. Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. En collaboration avec l'équipe, elle participe à la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires.
- Elle effectue un ensemble de travaux en lien avec le fonctionnement de la résidence. Elle coordonne la gestion des demandes et tient à jour le calendrier des opérations. En collaboration avec l'équipe, elle coordonne des activités de soutien à la promotion des activités. Elle veille à la mise à jour des informations sur le site Web, agenda scolaire, brochure, etc. Elle identifie, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'intérêt et en assume la diffusion.
- Sous la supervision du Gestionnaire, elle agit à titre de personne-ressource. Elle veille à l'accueil et aux appels à la résidence en cas de besoin. Elle accompagne le personnel de soutien dans leur formation nécessaire pour l'utilisation des procéduriers sur les systèmes de gestion. Elle assure les liaisons de la résidence avec l'équipe de travail, agent.e administratif, intervenant.e, concierge, ainsi que l'équipes collaboratives internes et externes. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.
- En collaboration avec l'équipe de travail, elle élabore et met à jo