Adjointe Administrative Intermédiaire, Adjoint - Ottawa, Canada - Université d'Ottawa

Université d'Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Suivez-nous sur **LinkedIn**

**Type d'emploi**:
Employé

**Durée en mois** **(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d'emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Cabinet de la doyenne ou du doyen

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d'affichage**:
April 08, 2024

**Date de clôture**:
April 19, 2024

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
PSUO, classe 07

**Échelle salariale**:
$55, $69,783.00

Au sujet de la Faculté d'éducation:
La Faculté d'éducation de l'Université d'Ottawa, en plus de promouvoir l'expansion et la dissémination des connaissances dans le domaine des sciences de l'éducation en général, est fortement engagée dans la formation des enseignantes et des enseignants. Située sur les territoires ancestraux et non-cédés du peuple Algonquins, la Faculté d'éducation se distingue par la promotion de l'inclusion, de l'équité et de la diversité. De plus, la recherche dans notre faculté nous situe dans le Top 100 dans le monde selon le QS ranking et 5ième au Canada.

**Raison d'être du poste**:
Sous la supervision de la Coordonatrice du Décanat, le titulaire fournit un soutien administratif au directeur de département au sein d'une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assure le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournit un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l'Université.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- ** Service à la clientèle **:Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe au nom du directeur.
- ** Rédaction administrative**: Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur.
- ** Gestion du calendrier et des réunions**: Gérer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps.
- ** Recrutement du personnel enseignant **:Coordonner la logistique relative aux processus d'embauche du personnel enseignant notamment, l'affichage, la sélection, les entrevues et l'intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département

**Ce que vous apportez**:

- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins deux (2) années d'expérience manifestées dans un rôle semblable.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Connaissance des structures de l'Université, de la Faculté et ses programmes d'études et les règlements scolaires serait un atout.
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
- Expérience de la production de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Initiative, autonomie et jugement.
- Sens de l'organisation.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

**Compétences clés à l'Université d'Ottawa**:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
**Planification **:Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
**Initiative **:Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
**Souci du service à la clientèle **:Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
**Travail d'équipe et coopération **:Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

**Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué**:Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 - Vac