Adjoint(E) Administratif(Ve) - Ottawa, Canada - Entrepreneur à succès

Description

Nous recherchons Un(e) assistant(e) exécutif(ve) méthodique, digne de confiance et énergique pour gérer efficacement une variété de tâches professionnelles et personnelles. Si vous avez le goût du détail, une grande maturité émotionnelle et un sens aigu de l'organisation, vous pourriez être la personne que je recherche.

**NOTE**:
Ce poste exige une expérience professionnelle solide. Vous DEVEZ justifier d'au moins 2+ années d'expérience en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le) pour un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise.

Dans ce rôle dynamique et exigeant, vous serez régulièrement sollicité(e) pour diverses tâches nécessitant rigueur et réactivité. Vous gérerez à la fois mes engagements professionnels et personnels, de la coordination avec mon équipe à la planification de mes déplacements.

Je m'attends à travailler avec une personne ayant une grande attention au détail, capable de négocier et de trouver des solutions optimales, tout en étant agréable et joviale. Si vous recherchez un rôle routinier avec des horaires de bureau standards, ce poste n'est probablement pas fait pour vous.

Cependant, si vous êtes passionné(e) par l'organisation, la gestion du temps et les défis, et si vous avez déjà géré l'agenda d'un cadre ou d'un chef d'entreprise, ce poste sera une opportunité passionnante.

**Tâches et responsabilités**:
Planifier des déplacements, des réunions et des événements.

Coordonner et collaborer avec l'équipe.

Gérer les paiements client et suivre les retards.

Offrir un support client impeccable.

Préparer et vérifier les documents professionnels et les contrats.

Assurer une présence active et une gestion efficace des réseaux sociaux.

Surveiller et animer les groupes Facebook.

Mettre à jour le site web et publier des contenus pertinents.

Gérer les demandes clients et planifier des appels de découverte.

Assurer le suivi des dossiers médias et relations publiques.

Collecter et gérer les témoignages et retours clients.

Préparer et envoyer des cartes et cadeaux de remerciement.

Assurer le suivi administratif et contractuel avec les partenaires et fournisseurs.

**Compétences et connaissances**:
Excellente maîtrise des outils Google Apps, Basecamp et Trello.

Capacité à apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils et logiciels.

Gestion impeccable du temps et des priorités.

Solides compétences en communication, tant écrite qu'orale.

Grande maturité émotionnelle et capacité à travailler en autonomie.

**Éducation et expérience**:
2+ années d'expérience minimum en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve).

Excellente capacité à gérer un grand volume de mails et de tâches.

Formation en gestion, administration ou domaine connexe serait un plus.

**Exemple d'une Journée Type pour l'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le)**

*9h00 - 9h30 :*

*9h30 - 10h00 :*
- Gestion des paiements avec les clients : vérification des paiements reçus, relance des clients en retard, et coordination avec le service comptabilité.

*10h00 - 10h30 :*
- Service client : traitement des demandes, résolution des problèmes et réponse aux questions.

*10h30 - 11h00 :*
- Confirmation des appels prévus pour le lendemain et mise à jour du CRM avec les nouvelles informations client.

*11h00 - 11h30 :*
- Création de contenus pour les réseaux sociaux : collecte de citations, création d'images, planification des posts.

*11h30 - 12h00 :*
- Supervision des canaux des réseaux sociaux : traitement des questions, demandes et problèmes.

*12h00 - 13h00 :*
- Pause déjeuner.

*13h00 - 13h30 :*
- Mise à jour du site web : ajout d'événements, dates des prochaines conférences, publication d'articles de blog.

*13h30 - 14h00 :*
- Préparation et envoi des dossiers aux nouveaux clients, et suivi pour s'assurer de leur bonne réception et complétude.

*14h00 - 14h30 :*
- Gestion administrative : suivi des impacts médiatiques, collecte des témoignages clients, et préparation/envoi des cartes de remerciement et cadeaux.

*14h30 - 15h00 :*
- Coordination avec les fournisseurs : collecte des formulaires W-9, certificats d'assurance, et autres documents nécessaires.

*15h00 - 15h30 :*
- Préparation des présentations : création de diapositives, documents, et distribution des matériaux aux participants.

*15h30 - 16h00 :*
- Coordination logistique pour les interventions, notamment l'heure d'arrivée et de départ, le lieu, la personne de contact, le code vestimentaire, et le format des présentations.

*16h00 - 16h30 :*
- Gestion des paiements et factures en collaboration avec le comptable, vérification des documents à signer pour la journée.

*16h30 - 17h00 :*

Cette journée type est conçue pour une personne mature émotionnellement, avec un œil analytique, prête à relever des défis dans un environnement en constante évolution. Si vous avez le profil, ce poste est pour vous.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent