Adjointe Administrative - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
12

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Sports interuniversitaires, conformité et fonctionnement des clubs

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
August 03, 2023

Date de clôture:
August 14, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 06

Échelle salariale:
$50, $63,967.00

À propos des affaires étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à faire demande d'admission et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Position purpose:
Offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives et financières d'un département, un programme ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

In this role, your responsibilities will include:
- Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s'assurant de rencontrer les standards de qualité de l'Université dans son travail.- Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l'organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d'assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents.- Opérations financières : Apporter un soutien de base aux opérations financières du département/programme/événement en effectuant une variété d'activités tout en assurant la conformité aux politiques établies, comme administrer la petite caisse, préparer les dépôts, faire des écritures de journal et faire l'entrée de données dans le système financier. Participer au processus de facturation; à cette fin, préparer, expédier et payer les factures, recevoir les paiements des clients et faire les suivis.- Achats et contrôle des stocks : Effectuer des achats décentralisés des biens et des services pour le secteur, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Contrôler les stocks des différentes fournitures, suivre l'évolution de la demande et reconstituer les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.- Production de rapports : Fournir divers rapports de nature simple, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.

What you will bring:
- Formation postsecondaire en administration et bureautique avec des cours en comptabilité ou en finances, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.- Au moins deux (2) années d'expérience manifestée dans un rôle semblable.- Connaissances de base en comptabilité ou en finances.- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.-
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.- Expérience de la production de rapports.- Expérience en supervision d'équipe.- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.- Initiative, autonomie et bon jugement.- Bon sens de l'organisation.- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Univers