Executive Assistant - Pointe-Claire, Canada - CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Pointe-Claire, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Reason for Post:
- Vacant position- Position Status:
- Permanent - Full-time- Work Shifts:
- Day- Organization:
- CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal- Job Territory:
- Pointe-Claire- Division:
- General Direction- Service:
- Reference number:
- CNS Number of days:
- Length of Assignment:
- Work Schedule:
- Salary:
- Number of positions available:
- 1- Job Category:
- Administrative and Office Personnel (Admin. Agent, Secretary (medical, legal ) Admin. Tech., etc.)- Posting Start Date:
Posting End Date:
Description:
- Job description available in french only **
- Le CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal est présentement à la recherche d'un ou d'une adjointe de direction pour combler un poste au sein de son Centre administratif situé à Pointe-Claire.
- Titre d'emploi à l'interne : Spécialiste en procédés administratifs.
- Sous l'autorité du président-directeur général, la personne titulaire du poste assure la gestion des activités de soutien au président-directeur général, analyse les besoins, et élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence. Elle assume également le soutien professionnel et le suivi nécessaire des dossiers d'envergure qui lui sont confiés.
- DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION:

- La personne titulaire du poste répond aux besoins des clients internes et externes de la direction générale dans la perspective de l'approche clientèle et de l'amélioration continue des services. À titre de spécialiste en procédés administratifs, elle assiste l'équipe de la direction générale dans l'exercice de ses fonctions par la planification, l'organisation et l'exécution de certains travaux. En l'absence de son supérieur immédiat, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des activités. Elle anticipe les demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes.
- La personne titulaire du poste traite des données de nature confidentielle et assure la communication et la collaboration entre les différents programmes et directions sous l'autorité du président-directeur général. Cette personne peut aussi être amenée à se déplacer au sein des différentes installations de l'établissement.
- Élaborer les procédés de contrôle pour certains dossiers en fonction des besoins (échéanciers, relances);
- Proposer des réponses dans des dossiers complexes et/ou des solutions pour résoudre les problématiques, diriger les demandes vers les personnes concernées pour le suivi et en informer le président-directeur général tout au long du processus;
- Collaborer à la bonne marche des dossiers en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
- Gérer le processus de traitement de la correspondance entrant et sortant au bureau de la présidence-direction générale;
- Coordonner l'agenda du président-directeur général et le soutien requis aux activités ;
- Produire, valider et réviser des documents pour la présidence-direction générale (correspondance, sommaires, tableaux, rapports, etc.) ;
- Coordonner l'organisation de certaines réunions (ordre du jour, comptes-rendus, suivis, etc.);
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Salaire horaire : 25,07$ à 46,30$ l'heure, selon expérience
- Au CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal, vous profiterez de nombreux avantages:
- Vastes possibilités de développement de carrière à l'interne;
- Quatre (4) semaines de vacances, treize (13) congés fériés et 9.6 journées de maladie pour une année de travail à temps complet;
- Participation, avec l'employeur, à un régime de retraite à prestations déterminées assurant un revenu de retraite fiable;
- Protection par des assurances collectives (vie, maladie, salaire) après 3 mois de service;
- Accès à un programme d'aide aux employés gratuit;
- Possibilité de télétravail.
- Requirements :- Doit détenir un baccalauréat en science de l'administration ou en sciences humaines et en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
- Posséder au moins deux ans d'expérience reliée à la fonction;
- Maîtrise le français écrit et parlé (Excellentes capacités rédactionnelles);
- Est apte à communiquer en anglais, à l'oral comme à l'écrit;
- Maîtrise les outils informatiques de la suite Office, tel que Word avancé, Excel, Powerpoint, et Teams.

Compétenc