Agent(E) Aux Activités édd - Montréal, Canada - HEC Montreal

HEC Montreal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Milieu de travail**:
**L'École des dirigeants HEC Montréal (ED)** offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s'adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d'entreprises. Par ailleurs, l'ED est au cœur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance. L'École des dirigeants a également développé une offre de formation et d'accompagnement de premier plan en Intelligence Artificielle (AI) et numérique, notamment avec deux programmes phares : le Creative Destruction Lab (CDL) et NEXT AI. Finalement, l'École des dirigeants collabore à la mise en place de l'École des Dirigeants des Premières Nations (EDPN).

**Rôle et responsabilités**:
**L'agent ou l'agente aux activités** effectue essentiellement une tâche de soutien et de collaboration soutenus pour l'inscription et la facturation lors de la réalisation des activités de l'ED.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi : _

Procède à l'inscription des participants. Assure la gestion de la facturation et le suivi auprès des participants/clients, et/ou organisation/cliente. Reçoit les appels des clients au sujet de l'inscription et de la facturation, prend en charge leurs demandes. Transige avec les Services comptables pour résoudre les problèmes associés à la facturation et aux paiements. Fait le suivi des comptes à recevoir auprès des clients en défaut de paiement.

Effectue les recherches nécessaires et procède à l'ajout, à la correction ou à la mise à jour d'informations dans la Plateforme d'inscription et la base de données People Soft (coordonnées erronées ou incomplètes des clients, doublons des participants ou organismes, etc.). Participe à la mise à jour des listes externes et à tout projet de mise à jour de la base de données.

Prépare les questionnaires d'appréciation des activités. Saisit les données des questionnaires d'appréciation et effectue les vérifications nécessaires avant de les transmettre. Produit et révise le rapport requis dans le cadre des évaluations d'activités.

Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, sondage, présentations, rapports ); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes.

Participe, à l'aide des logiciels appropriés, à la mise sous enveloppe de divers documents et effectue des envois par courrier, par courriel. Fait les photocopies du service.

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers auprès du service des archives lorsque requis.

Fait le suivi des ententes avec les Ordres professionnels et les associations : Conçoit les tableaux des inscriptions et rédige les rapports de participations. Informe les Ordres et les associations des changements à la programmation et des cas particuliers.

Apporte au besoin un soutien à l'organisation logistique des activités de formation dans la préparation du matériel pédagogique.

Gère l'inventaire des fournitures qui composent le matériel remis aux participants afin d'éviter les ruptures de stocks. Transmet les demandes d'achats au Service des approvisionnements.

Classe les commandes reçues dans l'entrepôt. S'assure que le matériel nécessaire est disponible dans les espaces de l'École des dirigeants. Fait les demandes pour transférer les stocks de l'entrepôt aux bureaux de l'ÉD.

Assure le remplacement du préposé ou de la préposée - service à la clientèle/agent de coordination lorsque nécessaire et, dans ce contexte, offre un soutien auprès des clients internes et externes en répondant à leurs questions et/ou en transmettant efficacement leurs demandes aux personnes concernées du service.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou dans toute autre discipline jugée pertinente d'expérience de travail en organisation d'événements, soutien administratif/coordination et un minimum de deux années d'expérience de travail pertinente*

Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Souci du détail, de la minutie et des critères élevés de qualité

Esprit marqué de collaboration et de flexibilité

Excellentes habiletés dans ses relations interpersonnelles et souci élevé de l'approche client interne

Habiletés dans le