Coordinateur(Trice) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, remplir diverses fonctions de secrétariat, notamment le traitement de texte, le soutien de tâches administratives et la vérification de documents qui doivent faire l'objet d'une présentation interne et externe. Répondre aux demandes de renseignements générales et à celles des étudiants au sujet des politiques, des procédures et des pratiques du secteur. Remplir des formulaires administratifs, tenir des dossiers, saisir et vérifier des données. Participer à l'organisation d'activités spéciales. S'occuper des préparatifs de voyage. Tenir des stocks de fournitures et s'occuper de la caisse. Ouvrir et trier le courrier.

Principales responsabilités:
- Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l'appel ou de la visite et préparer les documentsnécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d'une intervention d'une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister auxréunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.- Coordonner l'organisation d'événements comme des symposiums et desconférences. S'occuper des préparatifs de voyage.- Réunir des renseignements afin de préparer des demandes de subvention, établir la liaison avec d'autres organismes dans le cadre de cette compilation et en coordonner la présentation. Agir en tant que personne-ressourcerelativement aux politiques et aux procédures internes ainsi qu'à celles des organismes de subvention. S'assurer que les renseignements sont completset que les lignes directrices sont respectées.- Mettre à jour l'agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
- Autres compétences et/ou aptitudes:

- Doit être ponctuel(le) et capable de travailler en personne du lundi au vendredi, avec la possibilité d'un travail hybride limité.
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement PC en utilisant le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, Banner SIS et Banner FIS.
- Expérience des outils Microsoft 365 et des plateformes de réunion et de communication virtuelles (Teams, Zoom).
- Capacité avérée à établir des priorités, à coordonner plusieurs activités en même temps et à travailler de manière indépendante.
- Souci du détail.
- Capacité avérée à respecter les délais hebdomadaires et mensuels.
- Capacité démontrée à recevoir, retenir et transmettre clairement les informations reçues au téléphone ou en personne.
- Doit avoir une approche centrée sur la personne avec une capacité avérée à écouter et à aider selon les protocoles établis.
- Capacité avérée à rédiger, éditer et relire des documents, y compris des procès-verbaux, en utilisant l'orthographe, la grammaire et la ponctuation appropriées.
- Capacité avérée à planifier et à coordonner des événements.
- Connaissance du français et de l'anglais.

Autres atouts souhaités:

- Expérience du travail dans des situations de haute pression.
- Expérience du travail avec des dossiers sensibles et confidentiels.
- Expérience de travail dans un contexte universitaire.
- Intérêt et connaissance des effets de la violence sexuelle et sexiste sur les individus et les communautés.
- Intérêt et connaissance des réponses intersectionnelles, féministes et anti-oppressives à la violence sexuelle et sexiste.
- Intérêt et connaissance des principes d'équité, de diversité et d'inclusion, avec une sensibilité particulière aux questions 2S&LGBTQIA+, à l'antiracisme et/ou à l'indigénisation.

L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $