Agent(E) Administratif(Ve), Classe 1 - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

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Montréal, Canada

5 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS- Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service du Centre de recherche de Montréal sur les inégalités sociales, les discriminations et les pratiques alternatives de citoyenneté (CREMIS), la personne titulaire a le mandat principal d'assister la cheffe de service, le directeur scientifique et les membres de l'équipe dans toutes les tâches administratives reliées au secteur de la recherche et du transfert de connaissances.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet A. Volet soutien à la cheffe de service du Centre, à la direction scientifique, et à la coordonnatrice de recherche (60 %)- Assure un soutien à la cheffe de service du Centre, au directeur scientifique, et à la coordonnatrice de recherche en effectuant les tâches cléricales ou administratives

liées à la gestion de l'agenda et des courriels de la cheffe de service du Centre, la gestion de la documentation, les correspondances et soutien à la réalisation de
- certains travaux.- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l'agenda ainsi que l'organisation des rencontres de la cheffe de service, du directeur scientifique et de la coordonnatrice de

recherche (convocation, réservation de salles, réservation de visio-conférences, prise de notes, procès-verbaux);- Guide la cheffe de service, la direction scientifique, et la coordonnatrice de recherche dans ses liaisons avec le personnel de la direction (DEUR) et des autres directions

du CIUSSS;- Assure le soutien clérical à la mission universitaire du Centre;
- Guide les employés du service vers les personnes et ressources à leur disposition sur des questions de nature administrative (RH, finances);
- Assure la reproduction des documents dans les délais requis;
- Reçoit, dépouille et distribue le courrier quotidiennement;
- Rédige la correspondance de routine et en dispose selon la procédure établie;
- S'occupe de l'inventaire et voit aux commandes du matériel;
- Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement, effectue les demandes de paiement et le suivi des remboursements;
- S'assure de faire compléter et rassembler les feuilles de temps pour les membres du centre de recherche afin de les faire approuver;
- Informe sans délai son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et tout incident ou accident;
- Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'équipe, rédige à cet effet des notes de service à l'intention du personnel;
- Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l'extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers

pertinents;- Accueille le nouveau personnel, les étudiants et les stagiaires, voit à l'installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
- Assure le suivi des appels téléphoniques qu'elle reçoit;
- Classe les documents et les dossiers de son secteur selon la procédure établie et l'arborescence convenue;
- En collaboration avec les autres agentes administratives, tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents et banques de ressources utiles au

fonctionnement de l'équipe;- Prépare le calendrier d'activités du Centre pour l'année et en assure la mise à jour au besoin;
- Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis;
- Organise la logistique des déplacements et rendez-vous de la direction scientifique lorsque nécessaire;
- Coordonne les activités d'aménagement physique du service et voit à fournir au personnel les équipements nécessaires;
- Voit au bon fonctionnement des équipements (photocopieur, télécopieur, ordinateurs portables, etc.;
- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction de dossiers;
- Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Volet B. Volet soutien aux membres du service - Centre de recherche (40 %)- Effectue la saisie de données dans différents registres et outils (Excel, Survey, Monkey, Mailchimp, Wordpress, etc.) en lien avec le suivi des travaux de l'équipe;
- Sous la supervision de la coordonnatrice de la recherche, participe à la mise à jour les sites intranet et Web du CREMIS ou de la Mission universitaire de la DEUR du

CCSMTL;- Offre un soutien à la coordonnatrice de recherche dans la production des différents bilans (DEUR, CREMIS, FRQSC, etc.)
- Assure la révision linguistique des textes élaborés par les professionnels de l'équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d'action,

protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc.;- Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l'organisation;
- Complète