Secrétaire - Poste Permanent - Module Qualité - Montréal, Canada - CHUQ

CHUQ

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Ce titre d'emploi correspond à agent(e) administratif(ive) classe 1 - volet secrétariat.
À la recherche d'un emploi en secrétariat à temps complet sur le quart de jour?
Nous avons un poste permanent à offrir comme agent(e) administratif(ive) classe 1 - volet secrétariat
La personne titulaire du poste sera sous l'autorité de l'adjointe au directeur - module qualité, partenariats et expérience patient. Elle aura comme mandats d'assister celle-ci ainsi que l'équipe qualité et gestion des risques dans des fonctions professionnelles relatives au secrétariat ainsi qu'à la bureautique.
Ce poste est situé à l'Hôpital de l'Enfant-Jésus. Il est possible que la personne détentrice du poste se déplace occasionnellement dans les autres hôpitaux du CHU de Québec-Université Laval. Le télétravail est aussi une possibilité pour environ deux à trois jours par semaine si la personne possède déjà tout l'équipement requis à son domicile. L'horaire est du lundi au vendredi pour un total de 35 heures par semaines, soit des quarts de 7 heures par jour.
Résumé des principales fonctions:

- accomplir un ensemble de travaux de secrétariat tels que la réponse téléphonique, la mise à jour de différents registres et tableaux, la préparation de lettres, de documents, de rapports, de présentations PowerPoint, de sondages et l'envoi de ceux-ci, la rédaction, la relecture et la révision d'avis de convocation, d'ordres du jour, de résumés de rencontres, de rapports et autres;
- être responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunion, convoquer les participants et peut être appelé à y participer et à rédiger le compte rendu ou le procès-verbal;
- dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers;
- Exécuter toutes autres tâches connexes en lien avec l'emploi.

Vous voulez connaitre vos tâches spécifiques ? En voici quelques exemples:

- Procéder à la réservation de salles;
- Participer activement à toute organisation d'activités p.ex. commander les fournitures, s'assurer des accès et connexions, préparer les documents, etc.;
- Classer tous les fichiers-documents détenus et produits par les membres du module (module en transition vers SharePoint actuellement);
- Travailler en priorité et principalement pour la coordonnatrice de la visite d'Agrément lorsque nécessaire;
- Valider et produire des rapports au directeur lors des périodes de production en collaboration avec les professionnels impliqués ;
- Agir comme premier répondant à toute ligne téléphonique activée en raison d'un recours collectif, d'un rappel massif de patients, d'une situation liée à la sécurité civile, etc. et tenue du registre requis en conséquence;
- Agir comme support clérical lors des activités du Programme Promotion Qualité et du Comité.

Regroupant le CHUL, L'Hôtel-Dieu de Québec, l'Hôpital de l'Enfant-Jésus, l'Hôpital du Saint-Sacrement et l'Hôpital Saint-François d'Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l'un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la population de tout l'est du Québec, soit un bassin de près de deux millions de personnes. Étroitement lié à l'Université Laval et orienté vers l'avenir, il détient également une mission d'enseignement, de recherche dans de nombreux domaines d'excellence et d'évaluation des technologies et des modes d'intervention en santé. Le CHU de Québec-Université Laval compte plus de employés, 1 500 médecins, dentistes et pharmaciens, 338 chercheurs réguliers et associés, 169 chercheurs affiliés, de même que 927 étudiants aux cycles supérieurs et 425 bénévoles.
Exigences:
DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique
OU
DEP en secrétariat ou en bureautique ou les équivalents (DES avec mention métier secrétaire) ou DEC, AEC ou formation universitaire jugée pertinente ET 6 mois d'expérience récente et pertinente au titre d'emploi
OU
DES et 1 an d'expérience récente et pertinente au titre d'emploi.
Ce titre d'emploi exige la réussite obligatoire des tests suivants : Français avancé et Word intermédiaire selon votre niveau d'études.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES:

- Esprit d'équipe et de collaboration;
- Sens de l'organisation et de la planification;
- Autonomie, initiative;
- Capacité à gérer son stress;
Remarques:
Toute demande d'emploi doit être accompagnée des documents attestant que les exigences de l'emploi sont respectées: copie de diplômes et /ou relevés de notes, curriculum vitae, copie d'attestation, s'il y a lieu.

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 2 254,00$ à 2 600,00$ par heure