Assistant Administratif - Montréal, Canada - Les YMCA du Québec

Les YMCA du Québec

Verified Company

Montréal, Canada

5 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Aimeriez-vous que votre talent ait un impact positif pour les gens avec qui vous travaillez? Recherchez-vous de nouvelles occasions de maximiser et de développer votre expertise? Souhaitez-vous évoluer dans un milieu où l'humain est au cœur des décisions? Nous avons une opportunité pour vous parce qu'ici, votre talent a de l'impact

Chaque jour, plus de 1 000 personnes travaillent au sein du réseau des YMCA du Québec pour offrir des services diversifiés qui entraînent des changements positifs chez les gens.

**Description du poste**

Relevant du directeur/trice des camps de jour, le/la titulaire du poste aura comme responsabilité d'offrir un soutien aux opérations administratives des camps de jour (volet programmation et formation).

**Le défi que nous vous proposons**

**Volet administratif**
- Assister les besoins logistiques de la préparation des sessions de formation des équipes de gestionnaires et équipe terrain (collecte et communication des besoins, impression, réservation d'espace );
- Assister le processus de recherche de partenaires programmation et la suivis de l'évolution des tendances en programmation et approches de formation (veille, réservation, suivis de communication, coordination auprès des gestionnaires saisonniers)
- Assiste à la gestion de la facturation et budget (création de PO, suivis auprès des gestionnaires saisonnier, mise à jour du tableau de bord des dépenses saisonnières)
- Responsable de la mise à jour et veille des modifications à a voir pour les processus de mesures d'urgences en camps de jour (document, formation)
- Assister dans l'organisation des foires d'emplois et des sessions d'entrevues camps de jour. (horaire, contact équipe des gestionnaires, etc)
- Assister les besoins logistiques T.I. (équipement, réservation, demande d'accès, maintien du drive, gestion d'inventaire)
- Offrir un support aux coordos des sites de camps avec le respect des normes de sécurité, processus et procédures des mesures d'urgences (rapport d'incident, suivis administratif, prévention et formation) ;
- Responsable d'effectuer les commandes et le suivis d'inventaire selon le plan élaboré par le /la Responsable Programmation et Formation (suivis des bon de commandes, facturations, suivis outils de suivis budgétaire ,etc);
- Sortir des rapports en lien avec le budget ;
- Maintenir à jour un tableau de bord pour les camps de jour (indicateurs de performance, suivi des inscriptions, respect budgétaire, etc.) ;
- Offrir un support administratif à l'adjointe à la direction des camps de jour, selon les besoins (recherche de statistique, entrée de donnée, etc.)
- Gestion des suivis des petites caisses des différent site de camp (achat correspond aux normes en vigueur, suivis des documents, compilation des rapports de fin de saison)
- Aide à mettre en place la stratégie de contenu des média sociaux (plan clients et employée élaborée en collaboration avec les différents membres de l'Équipe Camp de jour, programmation, suivis des résultats)
- Au besoin, offrir un support aux Superviseur de sites des Camps
- Offrir un support rédactionnel pour tout document à rédiger.

**Quelques bonnes raisons de vous joindre au YMCA**

Le YMCA offre bien entendu une rémunération concurrentielle et d'excellents avantages sociaux, mais travailler au sein de nos équipes, c'est d'abord et avant tout avoir la possibilité:

- de développer votre expertise;
- de côtoyer des spécialistes passionné.e.s;
- d'avoir un impact social positif;
- de travailler avec de multiples partenaires engagé.e.s;
- de réellement changer la donne dans la vie des gens;
- d'avoir l'autonomie suffisante pour relever des défis stimulants.

En vous joignant à notre équipe, vous découvrirez également un milieu où l'humain, l'entraide et la collaboration sont au cœur des activités.

**Le profil recherché**:
**Éducation et expérience**:

- Diplôme collégial en administration ou domaine connexe
- Minimum de 6 mois d'expérience dans un poste similaire

**Compétences requises**:

- Maîtrise avancée de la suite Office
- Gestion de bases de données et systèmes d'inscription en ligne
- Excellentes compétences de rédaction en français et en anglais
- Excellente maîtrise de Powerpoint

**Conditions de travail**:

- Télétravail possible, avec une journée au bureau par semaine (selon les saisons)
- Présence sur site de camp pendant la saison estivale

**Qualités personnelles**:

- Souci du détail et rigueur
- Ouverture d'esprit envers la gestion inclusive et la diversité
- Autonomie, collaboration et efficacité
- Capacité d'adaptation élevée, souci du détail et sens du suivi
- Approche pratique, proactive et créative
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Forte aptitude à établir des relations interpersonnelles

**Exigence**:

- Permis de conduire valide (déplacement d'équipement et suppor