Assistant/assistante Administratif - Toronto, Canada - LYCEE FRANCAIS TORONTO

LYCEE FRANCAIS TORONTO

Verified Company

Toronto, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le Lycée Français de Toronto (LFT) est un établissement d'enseignement scolarisant 520 élèves de 30 nationalités de la Toute Petite Section à la terminale (Pre K- Gr 12), offrant un programme du Ministère Français de l'Éducation jusqu'au Baccalauréat français. Le LFT est un membre actif de l'AEFE (Agence pour l'Enseignement du Français à l'Étranger), un réseau scolaire unique au monde constitué de plus de 522 établissements dans 138 pays. L'école est située à 2327 Dufferin Street à Toronto, Ontario, Canada.

**Positionnement et enjeu du poste**
- Poste placé sous l'autorité hiérarchique du Chef d'établissement et fonctionnelle des directions pédagogiques.La nature des activités et missions placent le(la) titulaire du poste au contact de la communauté scolaire dans son ensemble. Il(elle) agit en respect des règles defonctionnement d'un établissement français, mais aussi de la réglementation ontarienne.Missions Secrétariat du Proviseur Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations,attestations, comptes rendus...), les diffuse, notamment concernant les instances.
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations. Gestion desreçus de la carte de crédit du proviseur, transmission à la comptabilité.
- Accueil et si besoin, orientation des parents et des "visiteurs".
- Organisation des élections (listes, bulletins de votes).
- Assister les partenaires de l'école : Association des parents d'élèves, comité de levée defonds, comité gala.
- Gestion de la logistique des réceptions, invitations, repas, journées pédagogiques.
- Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations,attestations, comptes rendus...), les diffuse, notamment concernant les instances
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations. Gestion desreçus de la carte de crédit du proviseur, transmission à la comptabilité.
- Accueil et si besoin, orientation des parents et des "visiteurs".
- Organisation des élections (listes, bulletins de votes).
- Assister les partenaires de l'école : Association des parents d'élèves, comité de levée defonds, comité gala.
- Gestion de la logistique des réceptions, invitations, repas, journées pédagogiques.

**Soutien administratif des Directions**
- Soutien administratif concernant les inscriptions aux examens, aux certifications, au CNED
- Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations attestations, comptes rendus...), les diffuser.

**Soutien administratif du Conseil d'Administration**
- Contact avec les administrateurs.
- Diffusion des informations.
- Participation à l'assemblée générale annuelle et à sa logistique.
- Gestion du Personnel
- Gestion administrative du personnel AEFE (formulaires, suivi de carrière avec l'AEFE et le service culturel de l'Ambassade de France à Ottawa).
- Formation continue du personnel et examens (inscriptions, suivis, déplacements (vol et hôtel), ordres de mission).
- Accueil logistique et matériel des stages au sein de l'établissement.
- Recrutement AEFE (saisie dans Mage, réception et classements des dossiers papiers suivi de propositions de postes, demandes de détachement).

**Autres**
- Saisie des enquêtes de rentrée sur le site de gestion de l'AEFE
- Commande de repas spéciaux pour invités.
- S'assurer du bon déroulement des événements (fiche logistique).
- Assurer le remplacement de la réceptionniste, chaque jour sur le temps de pause repas et quand cela est nécessaire.

**Connaissances et compétences attendues**
- Autonomie, esprit d'initiative
- Capacité d'organisation, de communication, de flexibilité, de travail d'équipe
- Sens du contact et de l'accueil
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Une bonne maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est nécessaire.
- Maîtrise des outils bureautique et de présentation de documents ( Ex: Power Point,Microsoft Suite, etc ) et de présentation de documents

**Informations contractuelles**
- Poste sous contrat local, selon les termes de l'accord collectif du LFT.
- Horaire hebdomadaire : 37,5 heures.

Le document ci-dessus décrit la nature générale du travail demandé aux personnes recrutées dans ces fonctions. Cette description n'est pas une liste exhaustive des tâches et

des responsabilités demandées à ces personnels. Le Lycée Français de Toronto est un employeur équitable qui choisit ses employés sans

considération de race, de couleur de peau, de genre, d'orientation sexuelle, de religion, de nationalité ou d'origine, de statut marital, d'âge ou de handicap. Nous recherchons

activement la diversité parmi nos employés et nos élèves. Le Lycée Français de Toronto s'engage à travailler avec et à fournir un accès et des solutions