Coordinateur/coordinatrice Administratif/ve - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction de superviseure immédiate, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l'unité. Participe à l'organisation des activités de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Gérer les systèmes d'information informatisés.

Principales tâches et responsabilités:
(i) Agit en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résout les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.

(ii) Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des modifications de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assure le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.

(iii) Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos. Signer certains documents.

(iv) Gère les comptes de l'unité. Prépare les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôle et rapproche divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.

(v) compile des informations en vue de préparer des demandes de subvention, assure la liaison avec d'autres institutions pour cette compilation et coordonne leur soumission. Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires. Il s'assure que les informations sont complètes et que les lignes directrices sont respectées.

(vi) Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les documents relatifs aux paiements, aux affectations, aux nominations, aux promotions, aux nominations, aux congés sabbatiques et aux absences, ainsi que d'autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille à ce que les délais soient respectés.

(vii) Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Il suit les inscriptions, les changements de cours, les rapports sur la situation des étudiants, les prêts, les bourses et l'octroi de bourses d'études. Renvoie les problèmes ne relevant pas de son domaine de compétence aux personnes-ressources ou aux fonctionnaires compétents.

(viii) Tient à jour l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, les rappelle au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.

(ix) Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine le motif de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Il évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.

(x) Examine et trie le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant les informations nécessaires. Répond aux demandes dans son domaine de responsabilité. Il prend note des actions requises et en assure le suivi.

(xi) planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.

(xii) Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.

(xiii) Utilise divers logiciels. Entretient les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit comme personne-res