Assistant(E) Administratif(Ve) Chargé(E) de La - Montréal, Canada - The Sacred Heart School of Montreal

The Sacred Heart School of Montreal

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

The Sacred Heart School of Montreal is an All Girls English Catholic high school, where students and staff from all faiths and backgrounds are welcomed. Located in downtown Montreal, its mission is to nurture the mind, body and spirit of each student in a supportive and caring environment. The School is part of a worldwide network of 151 schools across 40 countries, all of which share common goals, mission and philosophy.

**TITLE**:Enrolment Management Administrative Assistant**

**JOB CATEGORY**:Support staff

**STATUS**: Permanent, part-time or full-time

**SALARY**:Competitive, to be discussed

**SCHEDULE**:Full-Time, must be available to work evening and weekends when required**

**BENEFITS**: Pension plan, group insurance, free parking space & 7 weeks vacation

**Start date**: As soon as possible

**POSITION OVERVIEW**

The Enrolment Management Administrative Assistant is responsible for answering inquiries about the school's admissions and enrolment process, coordinating interviews, creating and updating student files (electronically & physical), updating the database, creating and running reports through Coba and managing the shared Google drive.

**KEY RESPONSIBILITIES**

Assist in the management of admissions files

Update all admissions systems (Coba, Google drive, etc.)

Assist in planning and organizing admissions related activities such as information sessions, open houses, "Student for a Day", etc.

Work collaboratively across all departments

Participate in school events as required

Perform other duties as required

**EDUCATION, EXPERIENCE & SKILLS**
- Experience in a similar role (e.g. administrative assistant, client service environment, event planning, communications); admissions-related work experience in an academic setting preferred
- Proficiency with Word, Excel, Power Point and Google Workspace
- Bilingualism (knowledge of a third language is an asset)
- Excellent organization skills and detailed orientated
- Good communication skills (ability to actively listen to prospective students and parents needs)
- Good teamwork skills (ability to work collaboratively and collegially with other members of faculty and staff)
- Good interpersonal skills (ability to engage and interact effectively with prospective students and parents)
- Must be flexible with the schedule
- Professional manner with a strong customer service orientation
- Strong sense of discretion and confidentiality
- Positive, ''can-do'' attitude
- Strong commitment to the school's philosophy and goals
- ________________________________

**TITRE** : Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion des inscriptions

**CATÉGORIE D'EMPLOI** : Personnel de soutien

**STATUT** : Permanent, à temps partiel ou à temps plein

**SALAIRE** : Compétitif, à discuter

**HORAIRE** : Temps plein, doit être disponible pour travailler le soir et les fins de semaine au besoin

**AVANTAGES** : Régime de retraite, assurance collective, espace de stationnement gratuit et 7 semaines de vacances

**Date de début** : Dès que possible

**APERÇU DU POSTE**

L'assistant(e) administratif (ve) est chargé de répondre aux demandes de renseignements sur le processus d'admission et d'inscription de l'école, de coordonner les entretiens, de créer et de mettre à jour les dossiers des élèves (électroniques et physiques), de mettre à jour la base de données, de créer et d'exécuter des rapports par Coba et de gérer le Google Drive partagé.

**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

Assister dans la gestion des dossiers d'admission

Mettre à jour tous les systèmes d'admission (Coba, Google drive, etc.)

Agir en tant que première référence concernant l'école et son processus d'admission pour les futurs étudiants et leurs familles en répondant à leurs appels téléphoniques et à leurs courriels

Participer à la planification et à l'organisation des activités liées aux admissions, telles que les séances d'information, les journées portes ouvertes, "Étudiant d'un jour", etc.

Travailler en collaboration avec tous les départements

Participer aux événements de l'école selon les besoins

Effectuer d'autres tâches selon les besoins

**FORMATION, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES**
- Expérience dans un rôle similaire (par exemple, assistant administratif, environnement de service à la clientèle, planification d'événements, communications) ; expérience professionnelle liée aux admissions dans un cadre universitaire de préférence
- Maîtrise de Word, Excel, Power Point et Google Workspace
- Bilinguisme (la connaissance d'une troisième langue est un atout)
- Excellent sens de l'organisation et sens du détail
- Bonnes aptitudes à la communication (capacité à écouter activement les besoins des étudiants potentiels et des parents)
- Bonne aptitude au travail en équipe (capacité à travailler en collaboration et en collégialité avec les autres membres d