Coordinateur Des Affaires Administratives Et - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir comme personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Réviser les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Administrer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:
- Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité, et recommander des changements de procédure pour améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, les programmes de résidence et de stage.-
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un fichier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Organise les opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêts, l'évaluation des cours et des résidences, la programmation et la surveillance des examens. Préparer les horaires et réserver les salles pour l'unité. Préparer les horaires et réserver les examens pour l'unité.- Planifier les réunions, contacter les participants et réserver les salles de réunion. Participer à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité.- Coordonner l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organiser les voyages.

La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accomplies par un employé dont le poste correspond à la présente description de poste générique.

Autres compétences et aptitudes requises:
Doit être axé sur le client et le service, avec une capacité avérée à interagir avec les universitaires, les résidents et les boursiers et avec le personnel de tous les niveaux. Capacité avérée à transmettre et à recevoir des informations avec précision. Capacité avérée à écouter et à aider les résidents et les boursiers à résoudre leurs problèmes. Compétences organisationnelles avérées, capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois pour respecter des délais réguliers et travailler sous pression. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en tant que membre d'une équipe. Souci du détail et capacité avérée à relire et à corriger la correspondance et d'autres documents en respectant l'orthographe, la grammaire et la ponctuation. Capacité à rédiger des procès-verbaux. À l'aise dans un environnement PC utilisant les programmes Microsoft Office et les bases de données spécialisées, Minerva, Banner et le programme One45. Anglais et français, parlé et écrit.

Autres informations : Des tests peuvent être administrés

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience conne