Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif - Capitale-Nationale, QC, Canada - Ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation

Ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation

Verified Company

Capitale-Nationale, QC, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Adjointe administrative ou adjoint administratif**

**Numéro de l'offre : 26410SRS **

**Des défis vous attendent au ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec **

Le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ) a comme mission de favoriser une offre alimentaire de qualité et appuie le développement du secteur bioalimentaire prospère et durable contribuant à la vitalité des territoires et à la santé de la population.***

**MAPAQ** - Bureau du sous-ministre (BSM) - Sous-ministériat aux pêches et à l'aquaculture commerciales (SMPAC). Un** emploi régulier **est à pourvoir au 200, chemin Sainte-Foy, Québec (Québec) G1R 4X6. La personne devra être en mesure de se présenter physiquement à cette adresse pour un minimum de deux jours par semaine. L'entrée en fonction est prévue pour avril 2023.

**Faire partie du MAPAQ, c'est plus qu'une carrière. Travailler au sein du SMPAC, c'est garantir une offre alimentaire de qualité **

**Attributions**:
Sous l'autorité du sous-ministre adjoint aux pêches et à l'aquaculture commerciales, la personne titulaire de l'emploi agit à titre d'adjointe administrative ou d'adjoint administratif. À ce titre, elle doit:
**Coordonner l'agenda du sous-ministre adjoint. À cette fin, elle doit**:

- Coordonner l'agenda du sous-ministre adjoint, fixer les rendez-vous, planifier les réunions, en prévoir la logistique et l'organisation matérielle et s'assurer que le sous-ministre adjoint ait en main les documents nécessaires. Organiser les déplacements à l'extérieur lorsque requis (transport, hébergement, location de voiture, etc.);
- Recevoir et gérer les appels téléphoniques et les courriels, faire le suivi auprès du sous-ministre adjoint ou de son adjoint exécutif selon le cas. Si nécessaire, effectuer les recherches pour fournir l'information requise et/ou répondre aux demandes;
- Prendre connaissance de la correspondance, des notes et des autres documents transmis et destinés au sous-ministre adjoint en acheminant ceux-ci aux personnes concernées et aux unités responsables, pour analyse et réponse, le cas échéant;
- Traiter les demandes qui peuvent être réglées à son niveau.

**Assurer le suivi des dossiers. À cette fin, elle doit**:

- Assister l'adjoint exécutif du SMPAC dans la préparation et le suivi des dossiers, à savoir les fiches d'information, lettres pour signature, etc., destinées au ministre, au cabinet, au sous-ministre, au sous-ministre adjoint et au premier ministre; la préparation de documents pour l'étude des crédits en commission parlementaire;
- À partir d'informations reçues de son supérieur ou de l'adjoint exécutif, assurer le suivi des dossiers en effectuant les démarches nécessaires auprès des gestionnaires et des professionnels afin de compléter les données requises; informer les personnes concernées des démarches à accomplir, des divers documents à préparer, des personnes à contacter et des règles s'y référant;
- Travailler en étroite collaboration avec les six directions du SMPAC dont quatre directions régionales;
- Recevoir les requêtes et planifier leur traitement. Par la suite, acheminer les requêtes aux directions concernées, avec les instructions appropriées;
- Vérifier et valider les mandats et les échéances qui en résultent auprès de l'adjoint exécutif, rechercher au besoin les renseignements et les documents facilitant la réalisation du mandat;
- Effectuer une veille des échéances, alerter les directions des retards, aider celles-ci à résoudre les difficultés rencontrées en sollicitant l'adjoint exécutif et au besoin, coordonner de nouvelles échéances;
- Assurer l'interface entre le personnel administratif du cabinet, du bureau du sous-ministre ou des autres bureaux des sous-ministres adjoints relativement aux diverses demandes reçues;
- Informer les directions lorsque le dossier est terminé afin que celles-ci puissent contacter leur clientèle, s'il y a lieu;
- Archiver les documents, courriels et autres documents.

**Assurer le traitement, la qualité et le cheminement des dossiers officiels du sous-ministériat aux pêches et à l'aquaculture commerciales en vue de leur présentation au sous-ministre adjoint, au sous-ministre et au cabinet du ministre pour décision. À cette fin, elle doit**:

- Prendre connaissance des lettres, courriels, notes et autres documents reçus des directions du sous-ministériat aux pêches et à l'aquaculture commerciales, s'assurer de la qualité du français, vérifier l'orthographe et la syntaxe;
- Faire la distribution et le suivi des dossiers aux directions concernées pour les suites à donner et faire les rappels nécessaires à la bonne marche des opérations;
- Monter les dossiers de garanties de prêts et de demandes d'aide financière en vue de s'assurer