Assistant(E) Administratif(Ve) Exécutif(Ve) - Montréal, Canada - LCI Education

LCI Education

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

LCI Éducation est présente sur 5 continents, LCI Éducation compte 12 institutions d'enseignement supérieur comprenant 23 campus et quelque 2 000 collègues impliqués chaque année dans l'éducation de plus de apprenants à travers le monde.
Le ou la titulaire du poste aura pour fonctions principales de veiller aux besoins professionnels et personnel du président. Elle sera responsable de pouvoir organiser et concilier les différents aspects professionnels et familiaux du président et au besoin du comité exécutif. Cela peut inclure la coordination des activités familiales, la gestion des rendez-vous, et l'aide à la gestion des affaires personnelles et professionnelles.

RESPONSABILITÉS
- Gestion de l'emploi du temps:

- Organiser et gérer le calendrier de l'exécutif, planifier les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels tout en optimisant son emploi du temps ;
- Organiser les déplacements selon le calendrier personnel fourni, planifier les rendez-vous médicaux, scolaires, et autre rdv personnel tout en optimisant l'emploi du temps avec les contraintes de l'agenda professionnel ;
- Organiser des activités de services de garde et de déplacement encadrés (taxi ou autre) pour les membres de la famille du président et avoir des ressources fiables (service de garde, soutien scolaire, trajets scolaires).
- Communication:

- Servir de point de contact principal entre l'exécutif et les parties internes et externes. Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance, en veillant à une communication claire et professionnelle ;
- Servir de point de contact pour le président et ses membres de famille lors de déplacements et/ou contraintes professionnelles. Cela peut impliquer la gestion des communications entrantes et sortantes, y compris les appels téléphoniques, les courriels, etc ;
- Préparation de documents : Rédiger, réviser et formater des documents tels que des rapports, des présentations, des notes de service et d'autres documents professionnels. Assurer la confidentialité des informations sensibles ;
- Organisation d'événements : Coordonner et organiser des événements internes et externes, y compris des réunions, des séminaires et des déjeuners d'affaires ;
- Gestion des déplacements : Organiser les déplacements professionnels, y compris la réservation de vols, d'hébergements et de transports, en veillant à l'efficacité et au confort de l'exécutif ;
- Gestion des dépenses : Suivre et gérer les dépenses professionnelles, préparer les rapports de dépenses au besoin et s'assurer de la conformité avec les politiques de l'entreprise.

EXIGENCES
- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme

d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est
reconnue par l'autorité compétente;
- Expérience antérieure de minimum 5 ans en tant qu'assistante administrative ou exécutive personnelle ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec une grande attention aux détails ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Être créatif et force de proposition de solution ;
- Disponible sur un horaire qui peut être variable, parfois sur des fins de semaines selon le calendrier des activités.

AVANTAGES
- Poste permanent temps plein;
- Allocation de transport;
- Garderie en milieu de travail;
- Assurance collective, incluant un PAE et la télémédecine;
- Régime d'épargne à la retraite;
- Programme de santé et mieux-être.