Sales Coordinator - Montreal, Quebec

PRANA recrute: Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator · À PROPOS DE NOUS · PRANA est une entreprise montréalaise certifiée B Corp qui est un chef de file dans la fabrication et la commercialisation de collations et déjeuners biologiques. Fondée en 2005 par le couple ...

Job description

PRANA recrute: Coordonnateur(trice) des ventes / Sales Coordinator

À PROPOS DE NOUS

PRANA est une entreprise montréalaise certifiée B Corp qui est un chef de file dans la fabrication et la commercialisation de collations et déjeuners biologiques. Fondée en 2005 par le couple Alon Farber et Marie-Josée Richer, PRANA a pour mission de créer des aliments délicieux, meilleurs à la fois pour la santé des consommateurs, la santé des agriculteurs et celle de la planète. Fabriqués dans leur usine à Montréal, tous de nos produits sont certifiés biologiques, sans gluten, végétaliens et sont issus d'un approvisionnement responsable.

APERÇU DU RÔLE

Relevant du vice-président des ventes, le coordonnateur des ventes joue un rôle clé au sein de l'équipe commerciale de Prana. Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif, promotionnel et analytique quotidien aux responsables de comptes clés (KAM), au développement commercial et aux partenaires interfonctionnels.

Le/la coordonnateur(trice) des ventes est responsable de l'exécution rigoureuse des processus promotionnels, de la gestion des portails clients et des données, du suivi des dépenses commerciales (trade spend), ainsi que du soutien à la préparation des présentations de ventes et des revues d'affaires clients. Ce rôle requiert un grand souci du détail, d'excellentes compétences organisationnelles, une forte aisance avec les données et la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités et échéanciers simultanément.

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Poste contractuel de 1 an débutant en Avril. **

LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Soutien administratif et à l'équipe des ventes

• Agir à titre de principal soutien administratif pour l'équipe des ventes
• Maintenir et mettre à jour les plateformes de commerce électronique des détaillants et les portails clients
• Offrir un soutien direct aux gestionnaires de comptes majeurs (Sobeys, LCL / SDM et autres comptes clés selon les directives de la VP des ventes)
• Appuyer les initiatives internes liées au développement des affaires
• Fournir un soutien de relève pour d'autres rôles des opérations commerciales, au besoin
• Assurer l'exactitude et la mise à jour de la documentation, des formulaires et des dossiers

2. Planification et exécution des promotions

• Soutenir les processus de planification promotionnelle annuelle, trimestrielle et ponctuelle
• Coordonner les échéanciers de soumission, d'approbation et d'exécution des promotions
• Élaborer, maintenir et mettre à jour les calendriers promotionnels maîtres
• Compléter et soumettre les formulaires et gabarits promotionnels propres aux clients
• Entrer les promotions dans les portails clients et plateformes tierces
• Gérer les feuilles d'ententes (deal sheets), les billbacks, scanbacks et soumissions forfaitaires
• Assurer le suivi des dates limites et des confirmations de soumission
• Suivre les promotions en cours, à venir et complétées

3. Conformité, suivi et analyse des promotions

• Vérifier la conformité des promotions selon les ententes (prix, durée, mises en marché)
• Valider les données de performance promotionnelle (expéditions, données de ventes, prix)
• Communiquer les enjeux ou écarts d'exécution aux équipes ventes et marketing
• Compiler les résultats promotionnels (volume, revenus, croissance incrémentale, ROI)
• Participer aux analyses post-promotion et aux rapports récapitulatifs
• Suivre l'efficacité des promotions par client, SKU et type d'initiative
• Identifier les tendances, enjeux et opportunités
• Soutenir l'équipe des ventes avec des données pour les revues clients et rencontres internes

4. Suivi des budgets et des dépenses commerciales (Trade Spend)

• Assurer le suivi des dépenses commerciales par rapport aux budgets clients et aux plans annuels
• Maintenir les fichiers de suivi des dépenses par compte, promotion et SKU
• Réconcilier les provisions promotionnelles avec les déductions et paiements réels
• Soutenir les rapports de fin de mois et de fin de trimestre
• Collaborer avec l'équipe Finance pour assurer l'exactitude des provisions et soutenir les audits
• Signaler les risques de dépassement ou de sous-utilisation des budgets à la direction des ventes

5. Soutien aux présentations et aux rapports de ventes

• Participer à la préparation des présentations pour les rencontres internes et clients
• Mettre à jour les présentations avec les données, graphiques et sommaires promotionnels actuels
• Compiler les documents pour les revues d'assortiment, QBR et rencontres de planification annuelle
• Maintenir et mettre à jour les gabarits standards de présentation des ventes

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat en administration des affaires ou domaine connexe
• 1 à 2 ans d'expérience en soutien aux ventes, coordination des ventes ou rôle administratif
• Expérience dans l'industrie alimentaire ou des biens de consommation (CPG), un atout
• Excellente maîtrise d'Excel et PowerPoint
• Grande rigueur et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs échéanciers et priorités changeantes
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à collaborer avec différentes équipes
• Bilinguisme requis : français et anglais (parlé et écrit)
• Présence requise au bureau de Montréal (poste non hybride)

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ABOUT US

PRANA is a Montreal-based certified B Corp company, leader in manufacturing and commercializing organic snacks and breakfasts. Founded in 2005 by Alon Farber and Marie-Josée Richer, PRANA's mission is to create delicious food that is better for consumers, farmers and the planet. Made in their factory in Montreal, all of our products are certified organic, gluten-free, vegan and responsibly sourced.

THE ROLE

Reporting to the VP of Sales, The Sales Coordinator plays a key role in supporting Prana's Sales team. This role provides day-to-day administrative, promotional and analytical support to Key Account Managers (KAMs), Business Development, and cross-functional partners.

The Sales Coordinator is responsible for executing promotional processes, maintaining customer portals and data, tracking trade spend, and supporting sales presentations and customer reviews. Success in this role requires strong attention to detail, excellent organizational skills, comfort working with data, and the ability to manage multiple priorities across customers and timelines.

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1-year contract position beginning in April
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KEY RESPONSIBILITIES

1. Administrative & Sales Team Support

• Act as the primary administrative support for the sales team
• Maintain and update retail e-commerce platforms and customer portals
• Provide direct support to Key Account Managers (Sobeys, LCL / SDM and other Key Accounts as directed by VP Sales)
• Support internal sales initiatives related to Business Development
• Provide backup support for other commercial operations roles as required
• Ensure accurate documentation, forms, and records are maintained

2. Promotional Planning & Execution Support

• Support annual, quarterly, and ad hoc promotional planning processes
• Coordinate timelines for promotional submission, approval, and execution
• Build, maintain, and update master promotional calendars
• Complete and submit customer-specific promotional forms and templates
• Enter promotions into customer portals and third-party platforms
• Manage deal sheets, billbacks, scanbacks, and lump-sum promotional submissions
• Track promotional submission deadlines and confirmation receipts
• Track live, upcoming, and completed promotions

3. Promotional Compliance, Tracking & Analysis

• Monitor promotional compliance against agreed terms (pricing, timing, features)
• Validate promotional performance inputs (shipments, scan data, pricing)
• Communicate execution issues or discrepancies to sales and marketing teams
• Compile promotional performance data including volume, revenue, lift, and ROI
• Assist in post-promotion analysis and recap reporting
• Track promotion effectiveness by customer, SKU, and promotional vehicle
• Identify trends, issues, and opportunities based on promotional results
• Support sales team with data for customer reviews and internal meetings

4. Trade Spend & Budget Tracking

• Track trade spend against customer budgets and annual plans
• Maintain trade spend trackers by account, promotion, and SKU
• Reconcile promotional accruals versus actual deductions and payments
• Support month-end and quarter-end trade spend reporting
• Assist Finance with accrual accuracy and audit support
• Flag overspend or underutilization risks to sales leadership

5. Sales Presentation & Reporting support

• Assist in preparing sales presentations for internal and customer-facing meetings
• Update presentation decks with current data, charts, and promotional summaries
• Compile materials for line reviews, QBRs, and annual planning meetings
• Maintain and update standard sales presentation templates

QUALIFICATIONS

• Bachelor's degree in Business Administration or a related field.
• 1-2 years of experience in sales support, sales coordination, or administrative roles
• Experience in the food industry or CPG industry is strongly preferred
• Strong proficiency in Microsoft Excel and PowerPoint
• Highly organized with exceptional attention to detail
• Ability to manage multiple deadlines and shifting priorities
• Strong interpersonal skills and ability to collaborate cross-functionally
• Fluent in English and French (spoken and written)
• Presence required at the Montreal office (non-hybrid position)

Prana est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi favorisant la diversité et l'inclusion. L'entreprise prendra en considération tous les candidats qualifiés pour l'emploi, peu importe leur race, la couleur de leur peau, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur origine ethnique, leur âge, leur statut d'autochtone ou tout autre facteur pouvant être considéré comme discriminatoire. Si vous avez besoin d'un accommodement durant le processus de recrutement, nous travaillerons avec vous afin de répondre à vos besoins.