Adjoint(E) à La Direction - Montréal, Canada - CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de Montréalais. Affilié à l'Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d'hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale. Site web de l'établissement : ciusss-

**Description**

**Sommaire de la fonction**:
Personne qui assiste le directeur adjoint - recherche de la direction de l'enseignement, de la recherche et de l'innovation (DERI). Il exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Il est responsable du fonctionnement administratif et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Il assure le suivi des décisions du directeur adjoint auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Il traite les requêtes acheminées au directeur adjoint et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Il règle des situations problématiques. Il détermine les actions à poser, informe la directrice adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Il assiste le directeur adjoint dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Il assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

**Description des responsabilités reliées à la fonction**:

- Planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction adjointe - recherche (direction adjointe);
- Personne qui assiste la direction adjointe dans ses fonctions administratives et professionnelles. Il accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction ;
- Il est responsable du fonctionnement administratif de la direction adjointe et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Il assure le suivi des décisions du directeur adjoint auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés ;
- Il traite les requêtes acheminées à la direction adjointe et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Il règle des situations problématiques. Il détermine les actions à poser, informe la direction adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi ;
- Il est appelée à assister la direction adjointe dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques ;
- Il assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau
- Il assure le support technique quant à la logistique de la direction adjointe, notamment par le biais de la GRM et Octopus ;
- Il effectue des travaux reliés à l'organisation du travail, à l'approvisionnement (réquisition, bon de commande, contrat, renouvellement et facture) et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions ;
- Il supporte les conseillers-cadres lors de planification de rencontres récurrentes avec les directions partenaires et la logistique qui en découle ;
- Il assure la mise à jour des informations sur l'intranet pour la direction adjointe ;
- Il effectue le support administratif de la direction adjointe - recherche ainsi que la DERI, le cas échéant ;
- Il effectue d'autres mandats à la demande de son supérieur immédiat.

**Tâches spécifiques**:

- S'assure du bon fonctionnement et de l'efficacité des activités de la direction adjointe en assurant un suivi des courriels, des appels et à la tenue de l'agenda ;
- Prépare et accueille les nouveaux employés avec le gestionnaire hiérarchique (Octopus, clefs, carte d'identité, livraison du matériel informatique, etc.);
- Commande les fournitures de bureau, nécessaires aux équipes, en collaboration avec le personnel administratif de la DERI ;
- Apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction adjointe;
- Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus;
- Coordonne les communications des renseignements à l'interne avec d'autres services et organismes et assure les suivis;
- Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs;
- Prépare et coordonne les rencontres en présentiel avec la réservation des salles ;
- S'occupe de la production de documents, de la mise en page, la correction et la protection de document. Peut avoir à faire des suivis de politiques et procédures;
- Est en charge du suivi des signatures pour la directrice