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    Adjoint(e), Exploitation - Montreal, Canada - JLL

    JLL
    JLL Montreal, Canada

    2 weeks ago

    Default job background
    Full time
    Description

    JLL supports the Whole You, personally and professionally.

    Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.

    JLL est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Exploitation apportant un soutien administratif essentiel à l'équipe d'exploitation dans le domaine de l'immobilier commercial. Cette personne sera responsable de la gestion des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes afin d'assurer un fonctionnement efficace du département.

    CE QUE VOUS FEREZ

  • Produire la correspondance pour l'exploitation et la Construction. (Mémos, lettres, avis aux locataires ou fournisseurs)
  • Voir au montage et à la transcription de divers rapports (Risk Check et FM Global);
  • Transcrire et assurer le suivi des rapports liés à l'Extermination;
  • Recevoir et transcrire les rapports d'incidents
  • Assurer le suivi de toutes les certifications (BOMA, LEED etc...)
  • Traiter les bons de commandes – production, signature et suivis
  • Assurer la collaboration lors des incidents à la propriété avec le Siège Social
  • Colliger l'information pour les données environnementales et énergétiques
  • Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d'assurance liés aux incidents
  • Recevoir les soumissions et préparer les grilles d'analyse appropriées
  • Assurer le classement électronique des dossiers (zéro papier)
  • Préparer les dérogations (Budgets);Procéder aux demandes de soumission fournisseurs
  • Collaborer à la préparation des devis et contrat pour les dépenses d'immobilisation (Capex)
  • Mettre à jour les dossiers d'assurances des fournisseurs
  • Préparer les notes de frais
  • Transcrire les procès-verbaux des rencontres de l'équipe Exploitation
  • Collaborer à la saisie des budgets d'exploitation
  • Assurer le soutien et la coordination du processus de courus
  • Mettre à jour les documents liés aux mesures d'urgences (Plans d'urgences, System Notification d'urgence (ENS), Pandémie)

    • CE QUE NOUS RECHERCHONS

  • Détenir un Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
  • Un à trois ans d'expérience administrative
  • Diplôme ou certificat en administration, un atout
  • Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.)
  • Connaissance du logiciel YARDI, un atout
  • Le candidat doit pouvoir travailler sous pression dans un milieu dynamique
  • Français et anglais, parlés et écrits

    • CE QU'IL Y A POUR VOUS

  • Joignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l'avenir de l'immobilier commercial
  • Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d'optimiser votre travail
  • Un régime d'avantages sociaux complet et concurrentiel
  • Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être

    • ----

    JLL is seeking an Administrative Assistant who will provide essential administrative support to the operations team in the commercial real estate field. They are responsible for managing daily administrative and operational tasks to ensure efficient departmental operations.

    WHAT YOU'LL BE DOING

  • You will be responsible for performing various duties, including the following:
  • Prepare correspondence related to the operation and construction team ( Memos, letters, notice to tenants or supplier)
  • Update emergency preparedness documentation (emergency plans, emergency notification system, pandemic alerts)
  • Generate and compile various reports (Risk Check and FM Global)
  • Compile extermination reports and provide follow-up
  • Receive and transcribe incident reports
  • Process reports generated by the Unifier system
  • Monitor the status of various certifications (BOMA, LEED, etc.)
  • Prepare purchase orders, send for approval and ensure follow-up
  • Coordinate with head office during incidents
  • Compile information for energy and environmental reports
  • Update and follow up on incident reports for insurance purposes
  • Receive bids and prepare a summary for analysis
  • File documents electronically (paperless office)
  • Prepare budget variance reports
  • Regularly update the variance folder
  • Request bids from suppliers
  • Help prepare capex estimates and agreements
  • Keep suppliers' insurance records up to date
  • Monitor customer traffic data and prepare reports for the person in charge
  • Prepare expense reports
  • Draft minutes for Operations team meetings
  • Help input operating budget information in the computer system
  • Assist in coordinating year-end accruals

    • WHAT WE'RE LOOKING FOR

  • High school diploma or equivalent
  • One to three years of administrative experience
  • Degree or certificate in administration, an asset
  • Advanced proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, etc.)
  • Knowledge of YARDI, an asset
  • Ability to work under pressure in a fast-paced environment
  • Fluency in written and spoken French and English

    • WHAT'S IN IT FOR YOU

  • Join an industry leader and shape the future of commercial real estate
  • Deep investment in cutting-edge technology to power your work
  • Comprehensive and competitive benefits plan
  • A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being

    • Location:

    On-site –Montreal, QC

    If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don't meet all the requirements. We're interested in getting to know you and what you bring to the table

    Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL's recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

  • Jones Lang LaSalle

    Adjoint(e), Exploitation

    3 weeks ago

    Jones Lang LaSalle Montréal, QC, Canada

    JLL supports the Whole You, personally and professionally. · Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our ind ...

  • Wajax

    Adjoint Exploitation

    1 week ago

    Wajax Montréal, Canada

    **L'opportunité** · L'adjoint exploitation assure un support administratif aux services de l'exploitation (Bâtiments, équipements et machineries, contrats corporatifs, douanes, environnement et projets d'immobilisation) · **Le rôle** · - Fournir un soutien administratif à l'équip ...

  • JLL

    Adjoint(E), Exploitation

    1 week ago

    JLL Montréal, Canada

    JLL supports the Whole You, personally and professionally. · JLL est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Exploitation apportant un soutien administratif essentiel à l'équipe d'exploitation dans le domaine de l'immobilier commercial. Cette personne sera responsable de la gestion des ...

  • Old Navy

    Gestionnaire Adjoint, Exploitation Et Clients

    1 week ago

    Old Navy Montréal, Canada

    **À propos de Old Navy**: · Oubliez tout ce que vous savez sur les règles traditionnelles qui régissent le travail en magasin. Quand vous entrez chez Old Navy, vous faites le choix de la différence. Depuis le tout premier jour, notre mission a été de démocratiser la mode et de re ...

  • Groupe Petra

    Adjoint(E) Administratif(Ve), Exploitation

    3 weeks ago

    Groupe Petra Montréal, Canada

    **Location**: 800 rue du Square-Victoria, Montréal · **Date d'entrée en fonction**: Dès que possible · **Statut de l'emploi**: Temps plein · Sous la supervision du Directeur immobilier, le ou la titulaire du poste veille à l'exécution efficace et en temps opportun les activités a ...

  • Old Navy

    Gestionnaire Adjoint, Exploitation Et

    1 week ago

    Old Navy Anjou, Canada

    **À propos de Old Navy**: · Oubliez tout ce que vous savez sur les règles traditionnelles qui régissent le travail en magasin. Quand vous entrez chez Old Navy, vous faites le choix de la différence. Depuis le tout premier jour, notre mission a été de démocratiser la mode et de re ...

  • Old Navy

    Gestionnaire Adjoint, Exploitation Et

    3 weeks ago

    Old Navy Boucherville, Canada

    **About Old Navy**: · Forget what you know about old-school industry rules. When you work at Old Navy, you're choosing a different path. From day one, we've been on a mission to democratize fashion and make shopping fun again. Our teams make style accessible to everyone, creating ...

  • Old Navy

    Gestionnaire Adjoint, Exploitation Et

    3 weeks ago

    Old Navy Boucherville, Canada

    **À propos de Old Navy**: · Oubliez tout ce que vous savez sur les règles traditionnelles qui régissent le travail en magasin. Quand vous entrez chez Old Navy, vous faites le choix de la différence. Depuis le tout premier jour, notre mission a été de démocratiser la mode et de re ...

  • Gap

    Gestionnaire Adjoint, Exploitation Des

    3 weeks ago

    Gap Vaudreuil-Dorion, Canada

    **À propos de Gap**: · Gap représente depuis toujours le style américain optimiste. Notre histoire débute par Doris et Don Fisher qui ont ouvert notre tout premier magasin sur Ocean Avenue à San Francisco, il y a près de 50 ans. Le fil conducteur qui perdure depuis cinq décennies ...

  • Aéroports de Montréal

    Adjoint(e) exécutif(ve), vice-présidence Exploitation et développement aérien

    4 days ago

    Aéroports de Montréal Montréal, QC, Canada

    Career Opportunities: Adjoint(e) exécutif(ve), vice-présidence Exploitation et développement aérien · Titre: Adjoint(e) exécutif(ve), vice-présidence Exploitation et développement aérien · Supérieur: Vice-président, Exploitation et développement aérien · Lieu de travail: Siège ...

  • CN

    Superviseur Des Transports

    2 weeks ago

    CN Montréal, Canada

    Au CN, chaque jour apporte de nouveaux défis stimulants. Vous évoluerez dans un milieu intéressant où vous contribuerez au déroulement sécuritaire et efficace de nos activités et aiderez à maintenir l'économie sur la bonne voie. Nous offrons les programmes de formation rémunérés ...

  • Canadian National Railway

    Superviseur Des Transports

    2 weeks ago

    Canadian National Railway Montréal, Canada

    Au CN, chaque jour apporte de nouveaux défis stimulants. Vous évoluerez dans un milieu intéressant où vous contribuerez au déroulement sécuritaire et efficace de nos activités et aiderez à maintenir l'économie sur la bonne voie. Nous offrons les programmes de formation rémunérés ...

  • CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal

    Appr (Centrale Info-santé Social) 2 Postes

    2 weeks ago

    CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Montréal, Canada

    "Un des meilleurs employeurs de Montréal 2023" · Sous la responsabilité administrative du/de la directeur-trice de la direction régionale de l'accès aux services médicaux de première ligne de Montréal (DRASMPL) et sous l'autorité fonctionnelle du/de la directeur-trice général-e a ...

  • SHORE & Associés

    Vice-pré Et Secrétaire

    3 weeks ago

    SHORE & Associés Montréal, Canada

    **Compagnie**: CN · **Emplacement**: Montréal/hybride télétravail · En tant que chef de file dans les domaines du transport et de la logistique en Amérique du Nord, le CN est un véritable pilier de l'économie. Forts d'une équipe d'environ cheminots, le CN a pour priorité de faire ...

  • YM Inc.

    Adjoint(E), Bluenotes, Place Rosemére

    2 weeks ago

    YM Inc. Montréal, Canada

    La famille de marques Thriftys RECRUTE · ADJOINT(E), BLUENOTES PLACE ROSEMÉRE · La famille de marque Thriftys est une entreprise canadienne et fière de l'être depuis 1942. Depuis sa création, nos racines sont fermement plantées dans l'industrie du denim. Nous restons à l'avant-ga ...

  • YM Inc.

    Adjoint(E) - Bluenotes

    2 weeks ago

    YM Inc. Montréal, Canada

    La famille de marques Thriftys RECRUTE · **ADJOINT(E), BLUENOTES** **PLACE** ROSEMÉRE** · La famille de marque Thriftys est une entreprise canadienne et fière de l'être depuis 1942. Depuis sa création, nos racines sont fermement plantées dans l'industrie du denim. Nous restons à ...

  • Ministère du Conseil exécutif

    Une ou Un Analyste en Infrastructures

    3 weeks ago

    Ministère du Conseil exécutif Montréal, Canada

    **Ministère du Conseil exécutif** **(MCE)**: Direction générale de la gouvernance et de l'administration - Direction de l'informatique - Direction adjointe de la sécurité, de l'infrastructure et des télécommunications. **Un emploi régulier** est à pourvoir au 875, Grande Allée Es ...

  • Ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation

    Conseillère ou Conseiller en Déploiement Et

    3 weeks ago

    Ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation Montréal, Canada

    **Conseillère ou conseiller en déploiement et évolution des logiciels** · **Numéro de l'offre : 10800SRS ** · **Des défis vous attendent au ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec ** · Le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentat ...

  • A30 Express

    Adjoint(E) Aux Opérations

    3 weeks ago

    A30 Express Montréal, Canada

    **ADJOINT(E) AUX OPÉRATIONS** · A30 Express, partenaire privé responsable de l'exploitation, entretien et de la réhabilitation de l'autoroute 30 entre Vaudreuil-Dorion et La Prairie, est la recherche d'un(e) adjoint/e aux opérations afin de compléter son équipe. · **L'adjoint ou ...

  • Loiselle

    Adjoint(E) - Gestion de Projets

    1 week ago

    Loiselle Montréal, Canada

    Adjoint(e) - Gestion de projetsTemps plein · Sur place et télétravail · XP · - < 2 Ans- Date d'entrée en fonction · - 30/06/2024- Emplacement · - Montréal, QC, Canada · Description du poste · Sous l'autorité de la Directrice Conformité, la personne occupant le poste d'adjoint(e) ...