Adjoint(e) de projets – gestion de projets de construction - Laval, Quebec
7 hours ago

Job description
Vos responsabilités
- Coordonner les réunions de projets (planification, convocations, logistique) et produire des comptes rendus structurés.
- Maintenir des listes d'actions, effectuer les relances et assurer la fermeture des suivis.
- Structurer et maintenir les dossiers projets: nomenclature, classement, versions et traçabilité.
- Gérer la documentation projet (plans, devis, directives, rapports, photos) et s'assurer de la diffusion des bonnes versions.
- Soutenir l'administration contractuelle : collecte, validation et suivi des documents requis des fournisseurs/sous-traitants (assurances, licences, etc.).
- Émettre et suivre les bons de commande (PO) et assurer la coordination administrative avec les fournisseurs.
- Documenter et suivre les changements/extras (preuves, approbations, classement) afin de sécuriser la traçabilité financière et opérationnelle.
- Soutenir le traitement administratif des factures : validation vs PO/livraison/approbation, relances internes et codification selon les règles établies.
- Contribuer au démarrage et à la fermeture administrative des projets (checklists, garanties, manuels, documents finaux, archivage).
Profil recherché
- Expérience en construction, rénovation ou immobilier dans un environnement projet (atout majeur).
- Expérience de soutien direct à un(e) directeur(trice) construction ou chargé(e) de projets.
- Rigueur documentaire et sens aigu de la traçabilité (classement, versions, preuves).
- Excellentes aptitudes de communication écrite (courriels, comptes rendus, suivis).
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à prioriser et à s'adapter rapidement.
- Jugement, discrétion et professionnalisme (informations contractuelles et coûts).
Outils et compétences techniques
- Maîtrise de Microsoft 365 : Outlook, Teams, SharePoint (organisation, partage, structure des dossiers).
- Excel intermédiaire (tableaux, filtres, sommaires, suivis).
- Connaissance d'un outil de gestion de projets et/ou d'un système comptable/ERP : un atout.
Ce qui définira votre succès
- Dossiers projets structurés, complets et faciles à auditer.
- Comptes rendus envoyés rapidement; actions suivies et fermées dans les délais.
- Traçabilité solide des changements/extras et conformité documentaire des sous-traitants.
- Fluidité des PO et du traitement administratif des factures (moins de retours, moins de retards).
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