Assistante, Assistant Du Vice-recteur - Montréal, Canada - Université du Québec à Montréal

Université du Québec à Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Poste permanet non syndiqué - 100% PRÉSENTIEL À QUI LA CHANCE DE JOINDRE UN SUPERBE MILIEU DE TRAVAIL**

Titre du poste : Assistante, assistant du vice-recteur / de la vice-rectrice (NBN42)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Vice-rectorat à la vie académique (6090)

Groupe d'emploi : Soutien administratif
Numéro du poste : A012
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine - **_100% PRÉSENTIEL_**

Pavillon : D : Athanase-David

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d'études secondaires (DES)
Expérience : Six (6) années d'expérience pertinente

Autres:

- Bonne connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français;
- Bonne connaissance des structures et du fonctionnement de l'UQAM.
- Habileté dans la communication verbale et dans les relations interpersonnelles.
- Très bon sens de l'organisation

Salaire : Entre $ et $
Classement salarial : 7

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du vice rectorat en son absence.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Tient l'agenda du vice-recteur et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;
- Veille à l'avance à la préparation des dossiers de réunion, d'événements, d'allocution, ou de représentation interne ou externe du vice-recteur en fonction de l'agenda; assure le cas échéant les modifications et la mise en page des projets d'allocution du vice-recteur;
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s'exprimant en langue française ou anglaise; note les messages, répond aux demandes d'information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d'obtenir ou de transmettre les renseignements demandés;
- Accueille les visiteuses, visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents pertinents;
- Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l'UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l'information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les sources appropriées; règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
- Dépouille le courrier et les courriels du vice-recteur, en prend connaissance, les trie en fonction des priorités en concertation avec le directeur du Bureau du vice-recteur. Prépare les dossiers en effectuant les consultations préalables et assure les suivis relevant de sa compétence;
- Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature du vice-recteur ou du directeur;
- Effectue diverses tâches en soutien à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle, distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes concernées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions qui en découle;
- Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et conventions collectives afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant ainsi qu'aux employées, employés; règle les problèmes relevant de sa compétence en concertation avec le directeur du Bureau du vice-recteur; communique avec différents organismes tels que ministères, agences de santé, universités, collèges, afin d'obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
- Collabore à la réalisation des processus conventionnés ou réglementaires relevant du vice-recteur à la Vie académique;
- Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
- Planifie et organise les déplacements du vice-recteur et à cet effet, réserve l'hébergement et le transport;
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités telles que conférence, colloque, congrès, etc.; réserve les locaux, les équipements audiovisuels ou tout autre service requis; assure les liaisons nécessaires auprès des services informatiques, audiovisuels, alimentaires ou des immeubles au moment de ces activités;
- Assume la responsabilité de l'approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du bureau du vice-recto