Coordonnateur ou Coordonnatrice Des Services - Montréal, Canada - Concordia University

Concordia University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Numéro de poste**: /
**Département**:Arts plastiques
**Niveau**:GR09
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$31,12 - $37,43 de l'heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**NATURE DU POSTE**
Sous l'autorité de l'administrateur du département, arts plastiques, Servir de personne-ressource auprès des membres du personnel et du corps professoral pour ce qui est des politiques et procédures en vigueur au Département des arts plastiques, à la Faculté des beaux-arts et à l'Université; s'assurer de transmettre des renseignements exacts au sujet de ces politiques et directives concernant l'administration, les services financiers, les ressources humaines et les besoins en services de TI.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Conformément aux politiques et directives internes, coordonner les processus budgétaires et financiers départementaux et aider à créer, à vérifier et à traiter divers documents : formulaires de notes d'honoraires, contrats, factures, notes de frais, écritures comptables, feuilles de temps, rapprochement des comptes pour les cartes d'achat et demandes de paiements dans SAP; tenir à jour des documents budgétaires sur les dépenses et engagements; se tenir au fait des politiques, procédures et directives liées à la finance en vigueur au sein du département, de la faculté et de l'Université; communiquer et assurer la liaison avec le Service du budget de la Faculté des beaux-arts, le Service des comptes fournisseurs, les Services financiers et le Service de la paie afin de faire le suivi des versements ou des documents justificatifs manquants.
- Remplir des formulaires administratifs; tenir à jour les dossiers; saisir et vérifier les données; préparer la correspondance générale concernant les politiques, directives et procédures départementales, et la distribuer aux membres du corps professoral, de l'effectif étudiant et du personnel; au besoin, aider à préparer les documents et les envois postaux; effectuer les tâches administratives exigées par la faculté et l'Université (par exemple : rapports de gestion, mise à jour d'en-têtes, demandes relatives au Programme études-emploi, rapprochements de comptes); aider à créer et à modifier les horaires de cours dans les fichiers Excel; établir et tenir à jour des statistiques administratives sur les membres du personnel occasionnel et permanent des secteurs pédagogique et non pédagogique; tenir à jour les dossiers des membres du personnel contractuel, occasionnel et technique (par exemple : avis d'embauche, avis d'embauche pour les employés occasionnels).
- Tenir à jour le système de classement du département afin d'en assurer l'efficacité; actualiser les répertoires départementaux dans Excel, Outlook et le site Web de Concordia en consultation avec le Service des technologies de l'information et de l'enseignement; coordonner les déménagements de bureau et les changements de comptes de messagerie pour les membres entrants et sortants du corps professoral, du personnel et de l'équipe technique; trier et distribuer le courrier au sein du département; assurer la coordination auprès des membres du personnel occasionnel participant à la distribution du courrier dans les pavillons VA et EV; tenir à jour le système de classement des dossiers électroniques (dans SharePoint et le système de partage de fichiers de la Faculté des beaux-arts) et des dossiers physiques; s'occuper de l'archivage conformément aux règles de conservation de l'Université; mettre en place et hiérarchiser les outils d'archivage numériques et électroniques dans le respect des principes de durabilité; maintenir les stocks de fournitures de bureau et mettre à jour les tableaux d'affichage.
- Coordonner l'embauche et les rendez-vous des modèles vivants et participer à la gestion de leurs feuilles de temps dans SAP; au besoin, embaucher de nouveaux modèles en collaboration avec l'administrateur du département et les aider à se connecter à SAP; consulter les membres du personnel enseignant afin de vérifier les heures travaillées, et