Responsable de L'événement - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Principales responsabilités:

- Mettre en œuvre le concept et le plan de l'événement : Collaborer avec les clients internes ou externes pour mettre en œuvre le concept et le plan existants. Recueillir les informations relatives à l'événement, notamment le nombre d'invités, l'objectif et les préférences en matière de lieux, de nourriture et de décor. Élaborer un ordre de marche détaillé pour chacun des trois jours en fonction des exigences du client.
- Médias sociaux et communications : Collaborer avec les unités de soutien pour veiller à ce que la documentation essentielle soit préparée et aider à la création de documents si nécessaire (par exemple, ordre du jour, dossiers d'information et notes d'allocution) ; collaborer avec les unités de soutien et le service central de communication sur une stratégie de médias sociaux ; assurer l'exactitude et la cohérence de l'image de marque de l'événement ; assurer la maintenance du site web de l'événement et aider à la préparation de la copie du site web.
- Sélectionner les éléments de l'événement et les fournisseurs : Travailler avec l'équipe pour choisir les éléments de l'événement. Gérer les fournisseurs internes privilégiés, en fournissant les informations nécessaires pour soutenir les offres et la planification financière.
- Faciliter les contrats : Établir des contacts avec des fournisseurs et des clients pour divers services et produits liés à l'événement, rechercher des solutions rentables et proposer des options au directeur de la planification et des opérations.
- Gestion d'événements : Gérer de manière indépendante les événements, diriger la mise en œuvre et l'exécution des événements phares, assurer la reconnaissance. Superviser la logistique avant et pendant l'événement, y compris le transport, l'hébergement, la préparation du lieu et la mise en place de l'espace technique (c'est-à-dire l'équipement tel que les podiums, les microphones, les orateurs, l'équipement d'interprétation, les projecteurs, les écrans, l'équipement de diffusion sur le web et le service d'hébergement, l'ordinateur portable, l'éclairage, etc.) Veiller à ce que tous les éléments soient gérés de manière transparente pour assurer la réussite de l'événement. Gérer les listes et les processus d'invitation ; gérer les RSVP et les inscriptions ; communiquer directement avec les participants (par exemple, communications préalables et de bienvenue ; mises à jour et rappels concernant le programme, résolution des problèmes, etc.)
- Gérer les budgets des événements : Établir des budgets globaux et par catégorie en collaboration avec les clients. Contrôler les dépenses et veiller au respect des contraintes budgétaires tout au long des phases de planification et d'exécution.
- Collaborer avec les clients avant et pendant les événements : Servir de liaison et de point de contact principal entre l'Université McGill, nos partenaires, les entités externes et les invités. Répondre aux questions et résoudre les problèmes rapidement afin d'assurer le bon déroulement de l'événement. Être présent sur place pendant l'événement pour superviser les opérations et répondre aux préoccupations des clients.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- Expérience avérée de la planification d'événements et de la gestion de projets.
- Compétences avérées en matière de communication (excellente maîtrise de l'anglais parlé et écrit, la maîtrise du français parlé et écrit étant un atout).
- Excellente gestion des relations avec les fournisseurs.
- Excellentes capacités de planification logistique et de prise de décision.
- Maîtrise de la gestion budgétaire et des rapports financiers.
- Connaissance des services d'approvisionnement et des outils Web de McGill.
- Connaissance des objectifs de McGill en matière de développement durable.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement où les délais sont courts.
- Souci du détail et sens aigu de la qualité et de la satisfaction du client.
- « Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 3f) sur une échelle de 0-4.»_

Formation et expérience mínimales requises:
Baccalauréat 3 ans Expérience connexe /

Salaire annuel:
(MPEX - Classe 04) $62, $78