Adjointe Administrative Intermédiaire, Adjoint - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Cabinet de la doyenne ou du doyen

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
August 03, 2023

Date de clôture:
August 14, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 07

Échelle salariale:
$55, $69,783.00

Au sujet de la Faculté d'éducation

La Faculté d'éducation de l'Université d'Ottawa, en plus de promouvoir l'expansion et la dissémination des connaissances dans le domaine des sciences de l'éducation en général, est fortement engagée dans la formation des enseignantes et des enseignants. Située sur les territoires ancestraux et non-cédés du peuple Algonquins, la Faculté d'éducation se distingue par la promotion de l'inclusion, de l'équité et de la diversité. De plus, la recherche dans notre faculté nous situe dans le Top 100 dans le monde selon le QS ranking et 5ième au Canada.

Raison d'être du poste:
Sous la direction de la Coordonnatrice du décanat, le titulaire devra fournir un soutien administratif au cadre académique afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs et académiques, coordonner des événements et des projets assignés

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger la clientèle interne et externe au nom du cadre académique. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre académique, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le cadre académique lorsque nécessaire. Agit à titre de personne ressource auprès des étudiants et le personnel enseignant pour les questions procédurales relatives aux dossiers de fraudes scolaires, aux appels de notes et aux échecs de stages.
- Conventions collectives : Pourra être appelé à fournir un appui administratif aux activités reliées aux conventions collectives du personnel enseignant tel que les renouvellements de contrats, les demandes de permanences, les promotions et les congés afin d'assurer le respect des divers échéanciers stricts.
- Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l'archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.

Ce que vous apportez:

- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins trois (3) années d'expérience manifestées dans un rôle semblable.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Connaissance des structures de l'Université, de la Faculté et ses programmes d'études et les règlements scolaires.
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
- Expérience de la production de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Initiative, autonomie et bon jugement.
- Bon sens de l'organisation.

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs