Commis à L'information - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Commis à l'information - Accueil du complexe sportif

Sous la direction du gestionnaire du service à la clientèle, le ou la titulaire accueille les membres et les invités. Il ou elle fournit des informations sur les activités de l'université et les services administratifs. Il ou elle répond au téléphone, traite le courrier. Photocopie, rassemble et classe des documents. Dactylographie divers documents.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS:

- Accueillir tous les membres du complexe sportif et les visiteurs, y compris les patients de la clinique de médecine sportive de McGill. Être le premier point de contact. Fournir des informations sur les activités de l'université et les services administratifs.
- Veiller à ce que les aires d'activités soient accessibles aux clients; ouvrir/fermer les lumières et les portes des aires d'activités à l'ouverture et à la fermeture du bâtiment.
- Permettre l'accès à la barrière du stationnement du Complexe sportif de McGill et s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au terrain.
- Aider les gestionnaires de l'immeuble à remplir les rapports d'incidents.
- Participer aux protocoles d'urgence du bâtiment, y compris les évacuations et les exercices d'incendie, conformément aux protocoles de l'unité.
- Assurer la liaison avec les services de sécurité de McGill, le cas échéant.
- Communiquer les procédures générales concernant l'inscription aux programmes, les frais en vigueur, les annulations et les reports de cours, ainsi que d'autres changements pertinents. Être la personne-ressource pour tous les clients qui ont besoin d'aide.
- Participer à diverses tâches liées à l'inscription. Distribuer les documents et aide les clients à remplir les formulaires. Il peut s'agir d'adhésions, d'inscriptions à des cours, de locations de casiers, de laissez-passer journaliers, de programmes pour enfants, d'activités aquatiques ou de remboursements.
- Recevoir, filtrer et passer des appels téléphoniques. Noter et transmettre les messages. Répondre en temps opportun aux messages électroniques.
- Tenir à jour les sources de documentation, telles que les répertoires, les programmes, les listes de cours, les horaires et les barèmes de frais.
- Photocopier et assembler des documents. Envoyer des télécopies. Effectuer l'entretien et les réglages du photocopieur et du télécopieur.
- Réceptionner et distribuer le courrier et les colis. Rassembler et envoyer le courrier. Effectuer les procédures spécifiques aux services de messagerie. Prévenir le personnel de l'arrivée des colis.
- Classer les documents selon le système de classement en vigueur. Vérifier et achever les données sur les formulaires, les listes et les relevés de compte selon des instructions précises. Utiliser Spectrum pour accéder aux informations relatives aux clients.
- Faire l'inventaire des fournitures de bureau et préparer les commandes pour réapprovisionner le stock.
- Dactylographier occasionnellement divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Effectuer des calculs.
- Encaisser les paiements relatifs à diverses activités et inscriptions.
- Utiliser divers équipements tels qu'un ordinateur personnel, une calculatrice, une photocopieuse et un télécopieur.
- La liste des fonctions et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste a été mis en correspondance avec la présente description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:

- Axé sur le client et le service, avec une capacité avérée à interagir avec les clients.
- Capacité à communiquer et à traiter efficacement et diplomatiquement avec le corps enseignant, le personnel, les étudiants et le grand public.
- Capacité avérée à travailler de manière indépendante et dans un environnement d'équipe.
- Capacité avérée à écouter, à recevoir et à transmettre des informations avec précision.
- Doit posséder de solides compétences en matière de communication.
- Faire preuve d'initiative, de sens de l'organisation et d'une capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant un logiciel interne ainsi que Microsoft Office (Word, Excel, courrier électronique et Internet).
- L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches