Assistante Administrative, Assistant Administratif - Montréal, Canada - Encore Global

Encore Global

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Aperçu du poste**:
L'Adjoint(e) administratif(ive) fournira un soutien administratif général dans les opérations quotidiennes. Ce poste relève de la Directrice des services administratifs.

**Principales responsabilités**:

- Offrir un soutien administratif en faisant le suivi nécessaire tenir des calendriers/planifier des rendez-vous, gérer les appels téléphoniques, etc.
- Effectuer les suivis des comptes à recevoir de façon à percevoir les sommes dues dans les meilleurs délais.
- Voir à la préparation et au maintien du rapport d'évènements avec les opérateurs sur une base hebdomadaire pour permettre le suivi des rapports de fin de réunion.
- Préparer les bons de commandes dans SAP pour les pigistes, la location de camions et l'entretien de la mécanique de la bâtisse.
- Assister à la facturation rapide et précise des clients et au traitement des paiements en retard conformément aux politiques de l'entreprise et assurer le recouvrement des paiements en temps opportun
- Procéder à tous les paiements par carte de crédit pour Encore Montréal, Québec et Maritimes
- Responsable de l'envoi de factures aux hôtels partenaires et faire le suivi avec les clients
- Réservations de chambres, avion, train, etc. pour Montréal, Québec et Maritimes
- Agir en tant que personne-ressource pour tout problème relié aux machines distributrices / cafés
- Tenir à jour et surveiller les stocks de fournitures de bureau, et passer des commandes au besoin
- Assister à l'élaboration de politiques et procédures administratives
- Être responsable du dossier d'entretien ménager et signaler tout écart tant qu'à la qualité de services
- D'autres tâches liées au poste seront assignées au besoin.

**Qualifications requises**
- Diplôme d'études secondaires obligatoire, un DEP ou AEC est un atout.
- 2 à 5 années d'expérience à un poste d'adjoint(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire
- Bilingue français et anglais
- Bonne maîtrise de divers logiciels de bureautique, dont la suite Microsoft Office
- Capacité à produire les rapports et dossiers pertinents, et à exécuter les tâches administratives connexes
- Aptitudes à l'organisation et à la gestion du temps, et capacité avérée à respecter des délais serrés et à établir des priorités
- Bon esprit d'équipe
- Très bonne compétence en service à la clientèle
- Une grande capacité d'adaptation

**Compétences (par valeurs fondamentales)**
- Souci du détail avec un haut niveau de précision
- Dépasse les attentes des clients
- Intégrité
- Axé sur les résultats.