Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: SIRUL, Banner, Capsule, Explo, Peoplesoft finances

**La personne titulaire de ce poste aura notamment à**:
Travailler en étroite collaboration avec l'équipe du Vice-décanat à la recherche (le vice-doyen et les 3 conseillères en développement de la recherche). À ce titre, elle assume la responsabilité des tâches de secrétariat des personnes qu'elle assiste, assume la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise les réunions, rédige parfois des procès-verbaux et recueille diverses informations afin de les présenter sous la forme appropriée;
Accueille toute personne qui se présente au Vice-décanat à la recherche, les informe adéquatement et, au besoin, les dirige auprès des personnes appropriées;
Répond aux demandes d'informations à l'adresse du Vice-décanat à la recherche (par téléphone, par courriel ou par Teams);
Assume la responsabilité de la saisie des projets de recherche (subventions et contrats) dans la base de données du Système d'Information de la Recherche Universitaire (SIRUL) et fait le suivi des dossiers auprès du Service des finances (SF) et auprès des professeurs/chercheurs;
Compile des statistiques sur le financement de la recherche à l'aide du fichier de suivi;
Répond à des demandes d'informations d'ordre général de la part des étudiants sur le paiement des bourses de la FESP et sur les bourses de 1er cycle CRSNG-BRPC ;
Collabore au paiement des bourses de la cérémonie des bourses avec la direction des études;
Assiste à la réunion du Comité de gestion des bourses de la FESP et rédige le procès-verbal;
Effectue des demandes de rémunération (SF-74) pour les étudiants (bourses facultaires, bourses FESP, bourses de recrutement et CRSNG 1er cycle);
Fait le suivi du bilan financier dans EXPLO (consultation) du Fonds de soutien à la réussite des étudiants de cycles supérieurs;
Etc.