secrétaire - immobilier - Montréal, Canada - Agence de placement Synergie inc.

Description

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

responsabilités :

* rédiger les contrats et les correspondances
* préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
* préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
* coordonner les appels conférences quotidiens de l'équipe
* effectuer des traductions simples
* compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur excel
* assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
* procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
* assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l'équipe
* effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d'inscriptions des immeubles
* gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
* confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
* effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
* effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l'intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
* sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.
* Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint (e) administratif (ve)
* Expérience pratique à titre d'adjoint (e ) administratif (ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
* Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
* Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
* Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Capacité d'apprendre de nouveaux logiciels
* Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
* Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
* Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
* Fort souci de l'exactitude et du détail, aptitude à s'adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
* Aimer travailler en équipe