Archiviste Médicale - Québec, Canada - CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes

CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes

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Québec, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes est un milieu de vie. Par conséquent, l'employé de Providence Notre-Dame de Lourdes se doit de collaborer activement à l'approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie.

Sous l'autorité immédiate du directeur des services professionnels, le titulaire de ce poste est responsable de la tenue, de la fermeture et de l'épuration du dossier santé de la personne hébergée conformément aux règles établies. Il est responsable de l'accès et de la protection des renseignements contenus au dossier santé de la personne hébergée. Il assure la mise en code des éléments du dossier, de l'analyse quantitative du dossier. Il assure également les statistiques des mouvements de la clientèle et de l'interprétation de ces statistiques.

À l'admission de la personne hébergée:
Il vérifie la concordance de l'information dans Sicheld avec les avis de mouvements transmis par la technicienne en administration de la direction des services aux personnes hébergées;
Il complète les registres d'admission (Word), la liste des usagers (Access), le registre de «contrôle d'examen physique» (Acces) et la liste pour le changement d'adresse pour la RAMQ ;
Il transmet aux médecins, un formulaire incluant la liste des personnes hébergées et les dates déterminées pour la réévaluation physique globale, conformément au règlement du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens.

Allègement des dossiers:
Au départ ou décès de la personne hébergée:
Il enlève la carte du Cardex pour les personnes hébergées admises avant l'implantation de Sicheld ;
Il complète les registres, de départ ou décès (Word), d'index-bénéficiaires (Access) pour les personnes hébergées avant Sicheld), la liste des personnes hébergées (Access), du contrôle des examens physiques (Access) et retire des cartables le profil de l'usager (pour les personnes hébergées admis avant Sicheld) ;
Il récupère le dossier sur l'unité ;
Il compile le dossier selon le dossier TYPE établi par le comité de dossier ;
Il vérifie l'adressographe pour s'assurer que les feuilles sont dans le bon dossier ;
Il analyse le dossier : note de départ ou décès, cause du décès, signature du médecin, diagnostique importants et ordonnances téléphoniques à signer ;
Lorsque le dossier est incomplet, il inscrit au registre de dossier incomplet et transmet l'information au médecin afin qu'il complète le dossier ;
Il fait une deuxième analyse, lorsque le dossier est complété par le médecin ;
Il fait l'entrée des codes dans Sicheld pour les départs.

Épuration des dossiers santé:
Il dresse, par numéro de dossier et date de départ, une liste de dossiers à épurer, en conformité avec le calendrier de conservation des documents et de destruction des documents inactifs, approuvé par les Archives nationales du Québec et le Règlement du conseil d'administration à cet effet ;
Il transmet une correspondance et la liste au directeur général, pour approbation ;
Il effectue l'épuration des dossiers santé des personnes hébergées, en conformité avec le Règlement NS 24, édicté par le conseil d'administration à cet effet.

Accès au dossier de la personne hébergée:
Il assure la rédaction du résumé du dossier à l'intérieur d'un délai raisonnable et le fournit au besoin ;
Il assure l'accès des dossiers aux divers requérants autorisés ;
Il répond aux demandes d'accès au dossier ou à une partie de dossier par les personnes hébergées, familles ou autres, en conformité avec nos politiques et procédures ;
Il effectue les demandes de résumé de dossier ou de partie de dossier auprès des autres établissements ;
Il assure la préparation des dossiers requis pour les cours de justice et les témoignages, s'il y a lieu

Il fait la promotion des notions de respect et de confidentialité du dossier santé de la personne hébergée, en tout temps et plus spécifiquement dans le cadre de la semaine thématique sur «la confidentialité».

Rapports périodiques et statistiques:
Il maintient à jour le recensement quotidien et assure la concordance des jours-présence avec les différents rapports Sicheld ;
Il maintient à jour un registre de congé temporaire (Word) ;
Il inscrit les mouvements des personnes hébergées, dans le rapport informatique SI-Hébergé de l'Agence de la santé et des services sociaux ;
Il produit à partir de SI-Hébergé, le rapport informatique pour assurer la concordance avec les statistiques de l'Agence de la santé et des services sociaux de Montréal pour l'info-présence ;
Il maintient à jour l'outil de travail (Word) qui assure périodiquement et annuellement, la disponibilité des statistiques des mouvements des usagers et sa concordance avec Sicheld ;
Il transmet périodiquement et