Procurement Operations Coordinator - Dollard-des-Ormeaux, Canada - ArdoVLM

Description

Reporting to the Procurement Manager you will be responsible for the day-to-day management of the relationship and contracts with LATAM suppliers and possibly other main sourcing regions in the future. Holding suppliers accountable for the success of each program and working together with internal teams to coordinate, transmit, and ensure programs meet customer expectations.

Responsibilities

• Assist in sourcing, procuring, and managing suppliers and vendors.
• Responsible for communicating with strategic suppliers, tracking the status of contracts, and identifying improvements to the procurement operations process.
• Assists the Procurement Manager with the operational execution of the procurement process. Work cross-functionally with internal and external teams and suppliers. Manage day-to-day supplier communication channels to stay on top of all outstanding contracts. Work cross-functionally with our internal teams to ensure contracts are compliant and ready to be shipped on time to support forecasted demand.
• Oversee the timely management and execution of contracts, ensuring that status updates are communicated to the appropriate points of contact.
• Provides administrative support to the Procurement Manager, which will include approval and coordination of contract issuing, metric data collection, status tracking and reporting, coordination of packaging availability at suppliers, and ensuring quality aspects are aligned for all contracts.
• Track and ensure vendor performance in quality, on-time deliveries (service levels), packaging development, volume allocation, etc. Complete periodic performance reviews of suppliers.
• Support the resolution of supplier disputes, identifying and (support) resolving supplier or shipment problems, quality issues, contractual compliance, supplier reporting, etc. Communication of raw material and packaging issues and challenges about pending contracts with suppliers and internal teams.
• Communicate with internal departments (Sales, Supply Chain, Logistics, Food Safety, Finance) in North America and Europe, on mid to long-term planning, allocation, and food safety and spec alignment.
• Oversight and execution of Retail and Food Service launches.
• Support the FSQA department as needed to enable commercial execution.
• Provide feedback and recommendations on day-to-day process improvements.
• Organize weekly, biweekly, or monthly meetings with key strategic suppliers with whom we have contracts to catch up and discuss the overall performance of programs.
• Work on monthly purchase reports by suppliers/countries and share with the commercial team.
• Share weekly fruit reports with the commercial team about the most relevant crops per season.
• Responsible for supporting, maintaining, and providing front-line procurement services to support various functionalities required in the end-to-end Procure-to-Pay processes.
• Some international travel will be necessary.

Skills

• Strong writing and verbal communication skills in both English and Spanish
• Bachelor's or master's degree in Business, Supply Chain Management, Finance, or Economics.
• Three (3) or more years of recent applicable experience.
• Operationally minded and thrives in a fast-paced, international environment.
• Must be motivated, organized, and have effective time management skills.
• Detailed oriented as working with very specific sourcing requirements and data.
• Ability to identify and document problems and develop solutions is highly desirable.
• Sound judgment with an open and collaborative style that encourages cooperation.
• Flexible team player, possessing a "can-do" attitude and conveying a sincere service ethic in interactions with a diverse group of internal and external stakeholders.
• Experience in Microsoft Office, particularly Excel (VLOOKUP and pivot tables)
• SAPB1 ERP experience an asset.

Benefits

• Part of the annual discretionary bonus plan
• 3 weeks paid vacation per year
• Health/Dental insurance coverage (100% premiums paid by employer)
• Telus Virtual Health Care Telemedicine
• Employee Assistance Program (EAP)
• 5 personal/sick days per calendar year
• 50% subsidized gym membership to Fit Forme Sources
• 2 days per week Work from Home, 3 days in the office
• Half a day off on your birthday
• Flex Friday working hours (1 pm during summer, 3 pm other months)
• Weekly fresh fruit program
• Casual-professional work environment

Only candidates that are considered for the position will be contacted.

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Sous la responsabilité du directeur des achats, vous serez chargé de la gestion quotidienne des relations et des contrats avec les fournisseurs de la région LATAM et éventuellement d'autres régions d'approvisionnement principales à l'avenir. Vous tiendrez les fournisseurs responsables de la réussite de chaque programme et collaborerez avec les équipes internes pour coordonner, transmettre et garantir que les programmes répondent aux attentes des clients.

Responsabilités

• Participer à la recherche, à l'approvisionnement et à la gestion des fournisseurs et des vendeurs.
• Responsable de la communication avec les fournisseurs stratégiques, du suivi de l'état des contrats et de l'identification des améliorations à apporter au processus des opérations d'approvisionnement.
• Assister le responsable des achats dans l'exécution opérationnelle du processus d'achat. Travailler de manière transversale avec les équipes et les fournisseurs internes et externes. Gérer les canaux de communication quotidiens avec les fournisseurs afin de rester au fait de tous les contrats en cours. Travailler de manière transversale avec nos équipes internes pour s'assurer que les contrats sont conformes et prêts à être expédiés à temps pour répondre à la demande prévue.
• Superviser la gestion et l'exécution des contrats dans les délais impartis, en veillant à ce que les mises à jour de l'état d'avancement soient communiquées aux points de contact appropriés.
• Fournir un soutien administratif au responsable des achats, ce qui inclut l'approbation et la coordination de l'émission des contrats, la collecte de données métriques, le suivi de l'état et les rapports, la coordination de la disponibilité des emballages chez les fournisseurs, et s'assurer que les aspects de qualité sont alignés pour tous les contrats.
• Suivre et garantir les performances des fournisseurs en termes de qualité, de respect des délais de livraison (niveaux de service), de développement des emballages, de répartition des volumes, etc.
• Soutenir la résolution des litiges avec les fournisseurs, identifier et (soutenir) résoudre les problèmes de fournisseurs ou d'expédition, les problèmes de qualité, la conformité contractuelle, les rapports des fournisseurs, etc. Communiquer avec les fournisseurs et les équipes internes sur les problèmes liés aux matières premières et aux emballages, ainsi que sur les contrats en cours.
• Communiquer avec les départements internes (ventes, chaîne d'approvisionnement, logistique, sécurité alimentaire, finances) en Amérique du Nord et en Europe, sur la planification à moyen et long terme, l'allocation, la sécurité alimentaire et l'alignement des spécifications.
• Supervision et exécution des lancements dans les secteurs de la vente au détail et de la restauration.
• Soutenir le département FSQA si nécessaire pour permettre l'exécution commerciale.
• Organiser des réunions hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles avec les principaux fournisseurs stratégiques avec lesquels nous avons des contrats pour faire le point et discuter de la performance globale des programmes.
• Travailler sur les rapports d'achat mensuels par fournisseur/pays et les partager avec l'équipe commerciale.
• Partager avec l'équipe commerciale des rapports hebdomadaires sur les fruits concernant les cultures les plus importantes de la saison.
• Responsable du soutien, de la maintenance et de la fourniture de services d'approvisionnement de première ligne pour soutenir les diverses fonctionnalités requises dans les processus d'approvisionnement de bout en bout.
• Certains voyages internationaux seront nécessaires.

Compétences

• Solides compétences en matière de rédaction et de communication orale en anglais et en espagnol.
• Baccalauréat ou maîtrise en gestion d'entreprise, gestion de la chaîne d'approvisionnement, finance ou économie.
• Trois (3) années ou plus d'expérience récente dans le domaine concerné.
• Avoir l'esprit opérationnel et vous vous épanouissez dans un environnement international en constante évolution.
• Être motivé, organisé et posséder des compétences efficaces en matière de gestion du temps.
• Sens du detail.
• Capable de travailler de manière indépendante si nécessaire.
• Sens du détail et la capacité de voir comment les détails s'intègrent dans la vue d'ensemble.
• Capacité à identifier et à documenter les problèmes et à élaborer des solutions est hautement souhaitable.
• Jugement sûr avec un style ouvert et collaboratif qui encourage la coopération.
• Esprit d'équipe flexible, attitude positive et éthique de service sincère dans les interactions avec un groupe diversifié de parties prenantes internes et externes.
• Expérience de Microsoft Office, en particulier d'Excel (VLOOKUP et tableaux croisés dynamiques).
• Expérience de l'ERP SAPB1 est un atout.

Avantages

• Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
• 3 semaines de vacances payées par an
• Couverture d'assurance santé/dentaire (primes payées à 100 % par l'employeur)
• Télémédecine Telus Virtual Health Care
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• 5 jours de congé personnel/maladie par année civile
• Abonnement au centre de conditionnement physique Fit Forme Sources subventionné à 50 %.
• 2 jours par semaine de travail à domicile, 3 jours au bureau
• Une demi-journée de congé le jour de votre anniversaire
• Horaires de travail flexibles le vendredi (13 heures pendant l'été, 15 heures les autres mois)