- En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère hautement confidentiel des dossiers. Tient à jour l'information desdits dossiers.
- Tient à jour l'agenda de son supérieur, fixe ses rendez-vous et les lui rappelle. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi. Reçoit les visiteurs et les dirige à l'endroit approprié.
- Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi. Veille à l'organisation logistique de ses rencontres internes ou externes (inscription, itinéraire, etc.)
- De façon à libérer son supérieur immédiat, reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels de son supérieur; fournit des renseignements d'ordre courant. Obtient le plus d'informations possible avant de transmettre les messages, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s'enquiert du suivi.Compile des données de toute sorte en vue de dresser des listes et des tableaux; procède à la création de fichiers.
- En collaboration avec son supérieur immédiat, organise et prépare les réunions, convoque les participants, prépare l'ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu;..
- Vérifie et assure le suivi des budgets des unités de la DRH. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires durant l'année à aux fins d'années financières. Collabore à la rédaction des budgets. Préparation des demandes d'achats pour la DRH. Gère les demandes de paiement pour l'unité administrative principale et fait le suivi des approbations des demandes de paiement pour les autres unités de la DRH. S'occupe des comptes de dépenses de l'ensemble de l'équipe de gestion. Gère les cartes de crédit de la DRH.
- Effectue la mise à jour des organigrammes, le calendrier annuel, les rapports, etc. Elle corrige divers textes et correspondances,.
- Collabore étroitement avec les différents services de la Direction des ressources humaines, pour différentes tâches administratives variées, soutien au Comité de gestion, organisation des réunions, réservation de salle, correspondance et réunions. EX. : Pour les services de la Paie et intelligence d'affaires RH et Rémunération ; soutien occasionnel en période d'impôts, vérification, etc. Au besoin, saisit, vérifie et met à jour les données relatives aux dossiers des employés de HEC Montréal dans le système de gestion intégré. Traitement des DAE pour les employés de la DRH.L'Équipe Partenariat, santé globale et services conseils : traitement des factures et le suivi administratif desbilans de santé, etc..L'Équipe de la Planification de la main-d'œuvre, développement et expérience employée : Accueil des nouveaux employés de la DRH, prise en charge de l'équipement nécessaire. Réalise les activités requises lors de fin d'emploi du personnel de la DRH et soutien à l'équipe dans l'organisation de divers événements, etc.
- Participe à la mise à jour du site Web de la Direction des ressources humaines.
- Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal, dans le respect des lois qui régissent le caractère confidentiel des dossiers personnels. Procède à la création des dossiers d'employés, à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
- Assure l'inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de la DRH et procède aux achats.
- Agit à titre de personne-ressource pour l'accueil du personnel ainsi que pour le courrier.
- Offre un soutien à l'Association des retraités en transmettant le courrier et en soumettant les noms des retraités ayant donné leur consentement. Fournit certains documents pour le site des retraités.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions Section 3 bleue
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou dans une autre discipline jugée équivalent et un minimum de six années d'expérience de travail pertinentes*
- Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
- Sens de l'organisation
- Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Dynamiste et capacité de travailler sous pression
- Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
- Discrétion, tact et diplomatie
- Aptitude démontrée pour le travail en équipe
- Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier, lors d'événements de mobilisation des employés
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d'assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise
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Direction administrative
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24/7 Expertise en soins de santé Montréal, QC, Canadae de Direction exceptionnel.e par la gestion, l'organisation et la coordination de projets ? Emploi temps plein - 37.Aucune fin de semaine travaillée · Mode hybride (2-3 jours au bureau) · Accès à des formations de développement professionnel · Soutenir le Chef de la direction et ...
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TOTEM recruteur de talent Montreal, QC, CanadaNotre client, un important joueur dans le domaine de l'importation et de la distribution de produits alimentaires est à la recherche d'une adjointe administrative pour assister le dirigeant de l'entreprise. L'adjointe aura pour mission de faciliter le quotidien du directeur génér ...
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Emploi administratif de Direction
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CIM - Conseil Montréal, QC, CanadaAdjoint(e) de direction · Emploi - Permanent Temps plein - Assistant / Adjoint · siège social - Montréal Québec H3A 1G1 · Dès que possible Horaire: Lundi au vendredi (Jour) · Adjoint(e) de direction · CIM Conseil est une firme d'experts-conseil qui s'appuie sur l'expertise de ...
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Direction Administrative
3 weeks ago
Thèsez-vous Montréal, Canada**Description du poste de direction administrative** · En collaboration avec la direction générale, les membres du conseil d'administration, les différentes équipes de travail et les partenaires, le mandat est de gérer et de prioriser les activités de Thèsez-vous, tout en assuran ...
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Direction Administrative
3 weeks ago
Théâtre Tortue Berlue Montréal, Canada**Direction administrative & Coordination générale** · Le Théâtre Tortue Berlue, situé à Montréal, est à la recherche d'un ou d'une copilote pour assumer les postes de direction administrative et de coordination générale. · Relevant du conseil d'administration et des directions g ...
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à La Direction Administrative
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Le Chic Resto Pop Montréal, CanadaTravailler au Chic Resto Pop, c'est se joindre à une équipe dynamique d'une trentaine d'employés motivés à combattre l'insécurité alimentaire à Montréal, tout en redonnant la chance à des gens de retourner sur le marché du travail grâce à une formation structurante. · **Pourquoi ...
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Direction Administrative
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Maison l'Éclaircie de Montreal Montréal, Canada**Direction administrative** · Sous la responsabilité du Conseil d'administration et en collaboration avec la directrice des services cliniques, la Maison l'éclaircie recherche un.e directeur. trice de l'administration. · Principales fonctions et responsabilités · - Participer à ...
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Placement en emploi Centre-Est Montréal, QC, CanadaÀ propos du Bureau international des droits des enfants · Fondé en 1994 à Montréal, le Bureau international des droits des enfants, « Le Bureau » ou « l'IBCR » est une organisation non gouvernementale internationale œuvrant pour la protection et la promotion des droits de l'enfan ...
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Collège de Bois-de-Boulogne Montreal, Canada PermanentLE COLLÈGE · Le Collège de Bois-de-Boulogne, collège d'enseignement supérieur public, offre aux étudiantes et étudiants, jeunes et adultes, des programmes préuniversitaires, techniques et de formation continue, dans un milieu d'apprentissage innovateur et stimulant, qui favorise ...
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Adjoint(e) administratif(ve) à la direction
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Croix Bleue Medavie Montreal, Canada· Depuis plus de 75 ans, Croix Bleue Medavie est un partenaire reconnu en matière de santé et de bien-être pour les particuliers, les employeurs et les gouvernements à l'échelle du Canada. En tant qu'organisme sans but lucratif, nous sommes fiers d'investir dans nos collectivité ...
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Emploi administratif de Direction
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Emergex SR&ED Consultants Montréal, QC, CanadaLe président et fondateur d'Emergex se cherche un bras droit pour prendre en charge une bonne partie de l'administration de l'entreprise. Poste permanent entre 32 et 38,5 heures par semaine réparties sur 4 ou 5 jours. Mode hybride : au bureau minimum 2 jours par semaine et en tél ...
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Adjointe Administrative à La Direction
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L'enjeu: Cap sur l'emploi Montréal, CanadaOrganisme sans but lucratif qui travaille au niveau de la sécurité alimentaire, du soutien aux familles, de l'insertion sociale et professionnelle et de la participation citoyenne. Par le biais de ses activités, l'organisme crée un milieu de vie et d'apprentissages où les partici ...
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Direction Des Services Administratifs
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Coopsco Trois-Rivières Montréal, Canada**Direction des services administratifs** · Vous êtes à la recherche de nouveaux défis professionnels? La collaboration, le partage d'informations, le travail d'équipe, la transparence sont des valeurs importantes pour toi? · Coopsco Trois-Rivières est à la recherche de **LA** ** ...
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LEVO Montréal, QC, Canada $55,000 - $65,000Agent administratif · LEVO Conseils inc. est une firme d'avocats à Montréal offrant des conseils juridiques et de financement. Notre équipe est composée de cinq jeunes et d'une gestionnaire de projets. · Pour en savoir plus sur notre cabinet, consultez notre site web au · Ce ...
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Administrative à La Direction Générale
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Fédération des établissements d'enseignement privés Montréal, Canada**Un milieu humain, audacieux et sécurisant** · Guidée par des valeurs de créativité, d'audace et d'excellence, la Fédération des établissements d'enseignement privés (FEEP) est un centre de services qui dessert près de 200 écoles privées québécoises. · **Ce que nous recherchons* ...
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Technicien Administratif à La Direction Générale
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Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec Montréal, Canada**Technicien administratif à la Direction générale** · **Direction générale exécutive** · **Un environnement de travail stimulant aux secteurs d'activités variés** · **Travailler à l'ITHQ, y avez-vous pensé ?** · À titre de technicien administratif, vous effectuez le travail de s ...
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Collège de Bois-de-Boulogne Montreal, Canada ProjetLE COLLÈGE · Le Collège de Bois-de-Boulogne, collège d'enseignement supérieur public, offre aux étudiantes et étudiants, jeunes et adultes, des programmes préuniversitaires, techniques et de formation continue, dans un milieu d'apprentissage innovateur et stimulant, qui favorise ...
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Quartier Éphémère Montréal, Canada**IDENTIFICATION DE L'EMPLOI** · Poste : Direction de l'administration et des ressources humaines · Statut : Permanent à temps plein · Salaire annuel : Selon l'échelle salariale en vigueur, entre 57 000$ et 59 000$. · Vacances : 5 semaines par année, dont 2 semaines pendant la pé ...
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Conseil québécois du théâtre Montréal, CanadaLe Conseil québécois du théâtre réunit et représente les praticien-ne-s et les organismes de théâtre professionnel du Québec afin de favoriser le développement et le rayonnement de l'art théâtral dans toute sa diversité. · Restructuration · Face à un contexte sans cesse changeant ...
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Adjoint Administratif à La Direction Générale
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Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec Montréal, Canada**À propos de l'ITHQ** · **Votre rôle** · À titre d'adjoint administratif, vous effectuez le travail de soutien technique et administratif nécessaire à la coordination des activités impliquant les relations gouvernementales ainsi que le développement de projets et de partenariats ...
Adjoint(e) administratif(-ive) à la direction - Montreal, Canada - HEC Montréal
Description
Rôle et responsabilités
L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative à la direction met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs pour faciliter la transition des dossiers ou de certaines activités liées reliées à la gestion des dossiers traités par la Direction des ressources humaines. Cela passe par la gestion financière et matérielle, les données et des communications internes. De plus, cette personne libère son supérieur immédiat de certaines tâches administratives.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Profil recherché
*Afin de s'assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l'absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d'évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
Section 4 griseAvantages
Adjoint(e) administratif(-ive) à la direction professionals in Montréal
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Alexandre Poncet
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Santiago Aguilar
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