Administrateur/Analyste PMO - Montreal, Canada - CB Canada

Description

Administrateur/Analyste PMO

Dans le cadre de ses ententes avec ses différents clients, Procom est actuellement à la recherche d'un Administrateur/Analyste PMO pour une entreprise dans le domaine manufacturier. Notre client est situé à Montréal.

Description des tâches et responsabilités – Administrateur/Analyste PMO

Les responsabilités du poste incluent :

Gestionner et gouverner le portefeuille;
- Demander le financement de projet (ARs);
- Faire l'examen des détails des coûts du projet (avec les finances);
- Faire la charte du projet et les autres artefacts de la demande de financement (examen initial complet);
- Administrer la demande de financement du projet (mise en place de la documentation, réunions, flux de travail, coordination, procès-verbaux et statut);
- Supporter l'application de planification des capacités et de feuilles de temps (Tempus);
- Administrer l'application (soutien lié aux comptes d'utilisateurs, à la création de projets, à l'affectation des ressources, au nettoyage des données, etc.);
- Télécharger des données relatives à la capacité, mises à jour, rapports, etc.;
- Administrer des feuilles de temps (rapports, gestion des périodes de temps, suivi, etc.);
- Aider au renouvellement annuel des contrats (nettoyage, etc.);
- Maintenir la liste des ressources;
- Soutenir la formation;
- Administrer l'application de gestion de projet (Smartsheet);
- Administrer la boîte à outils de projet (soutien lié aux outils de gestion de projet personnalisés développés pour Domtar par Smartsheet);
- Élaborer des rapports dans Smartsheet pour aider à mesurer le rendement du projet;
- Administrer les données l'approvisionnement du projet (gestion de la fiche de réception, mise à jour du statut, preuves, etc.);
- Administrer les licences et renouveler les contrats (nettoyage, etc.);
- Administrer l'outil Out of Office;
- Examiner l'assurance qualité de la gestion de projet (pendant le cycle de vie du projet);
- Examiner bihebdomadaire des données du projet afin de s'assurer que les gestionnaires de projet et les chefs d'entreprise effectuent des mises à jour régulières;
- Effectuer des suivis, le cas échéant;
- Vérifier que les éléments livrables sont complets, qu'ils respectent le processus de gestion du projet et que les approbations requises sont obtenues, avant le lancement du projet, etc.;
- Identifier les risques à traiter avant le lancement du projet;
- S'assurer que nos contrôles ont été respectés;
- Administrer le site SharePoint du projet;
- Crée le site du projet, faire l'archivage, etc.;
- Faire le suivi du tracker de projet;
- S'assurer que les éléments de suivi de projet pertinents sont mis à jour et/ou soumis par les gestionnaires de projet;
- Effectuer les suivis nécessaires pour l'assurance qualité du suivi;
- Faire les prévisions/budgétisation trimestrielles;
- Communiquer avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI;
- Rassembler et consolider les informations pour les rapports;
- Assurer le suivi avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI, selon les besoins;
- Prolonger les consultants en gestion de projet;
- Travailler avec le directeur principal pour s'assurer que les prolongations des consultants en gestion de projet sont traitées en temps opportun;
- Fournir des données pour s'assurer que les extensions peuvent être justifiées, par le biais d'outils de

reporting et de communication avec les propriétaires de projet;
- Administrer et suivre les approbations des SOW;
- Examiner la liste de contrôle et les produits livrables;
- Assurer le suivi des informations manquantes auprès du chef de projet;
- Travailler avec les propriétaires de projet pour clôturer le projet en fournissant des conseils;
- Agir en tant qu'interlocuteur général pour les questions de gouvernance du projet et les tâches opérationnelles générales;
- Aider à préparer le matériel et la réunion;
- Rédiger le procès-verbal et assurer le suivi si nécessaire;
- Initier l'amélioration des processus;
- Contribuer à la planification, à l'organisation et à la conduite de ces initiatives;
- Communiquer les activités de gouvernance du projet.

Exigences du poste – Administrateur/Analyste PMO

Capaciter à gérer efficacement des priorités multiples et/ou changeantes en même temps;
- Capaciter à apprendre et à maîtriser rapidement de nouvelles applications/de nouveaux systèmes;
- Capaciter à comprendre et à gérer les attentes des clients;
- Capaciter à résoudre les problèmes de manière indépendante et créative, en commençant par les options internes et facilement disponibles avant de chercher des solutions externes;
- Capaciter à communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l'organisation (à l'écrit et à l'oral);
- Capacité d'adaptation rapide aux conditions actuelles;
- Être orienté vers les résultats;
- Maîtriser la langue française, à l'écrit et à l'oral, l'anglaise est un atout.

Type de poste
Contractuel 6 mois avec de fortes possibilités de renouvellement.

Date de début
Immédiatement

Numéro de référence
BH347635

____________ENGLISH VERSION___________

PMO Admin/Analyst

As a part of its agreements with its various clients, Procom is currently seeking a PMO Admin/Analyst for a company in the manufacturer sector. Our client is located in Montréal.

Job details – PMO Admin/Analyst

Key responsibilities for this position include:

Manage and govern the portfolio;
- Project cost details review (with Finance);
- Project Charter and other AR artifacts (initial full review)
- Administrate the project funding request (documentation setup, meetings, workflow, coordination, minutes and status);
- Applicate administration (support related to user accounts, project creation, resource assignment, data clean-up, etc.);
- Upload capacity related data, perform updates, reports, etc.;
- Administrate Timesheet (reporting, managing time periods, follow up, etc.);
- Assist in yearly contract renewal (clean up, etc.);
- Maintain resource list;
- Give training support;
- Administrate the project toolkit (support related to custom project management tools developed by Smartsheet);
- Develop reports in Smartsheet to help measure project performance;
- Administrate project data and project provisioning (manage intake sheet, update status, evidences, etc.);
- Administrate licenses & contract renewal (cleanup, etc.);
- Administrate the out of office tool;
- Support training;
- Review of project data, bi-weekly, to ensure the project managers and business leaders are conducting regular updates;
- Conduct follow ups, as required;
- Review deliverables for completeness, adherence to project management process, required approvals, prior to the project go-live, etc.;
- Identify risks to be addressed prior to go-live;
- Ensure our controls have been met;
- Administrate the project SharePoint site;
- Project site creation, archiving, etc.;
- Project tracker items are updated and/or submitted by project managers;
- Conduct required follow-ups for tracker quality assurance;
- Communicate with Project Managers, IT Leadership members;
- Gather and consolidate information for reporting;
- Organize follow ups with project managers and IT Leadership members, as needed;
- Work with Sr. Manager to ensure project management consultant extensions are addressed in a timely manner;
- Provide data to ensure extensions can be justified through reporting tools and communication with project owners;
- Administrate and make follow ups on SOW approvals;
- Review the checklists and deliverables;
- Make follows ups with PM for missing information;
- Work with project owners to complete project closures, for projects without assigned project managers (provide guidance);
- Give help to prepare materials and meetings;
- Record minutes and follow up as needed;
- Help to plan/organize/drive these initiatives;
- Communicate all project governance activities.

Mandatory Skills – PMO Admin/Analyst

Be proficient in Excel;
- Demonstrated experience with MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint;
- Knowledge of Smartsheet is an asset;
- Ability to effectively manage multiple and/or changing priorities at the same time;
- Ability to quickly learn and master new applications/systems;
- Ability to understand and manage customer expectations;
- Ability to independently and creatively solve problems, beginning with internal and readily available options before looking to external solutions;
- Effective communicator at multi levels of the organization (written and verbal);
- Swift adaptability to current conditions;
- Be results-oriented;
- Proficient in French, written and spoken, English is a plus.

Assignment Length
6-month contract – renewable

Start date
Immediately

Reference number
BH347635