Technicien(Ne) en Administration - Montréal, Canada - Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

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Montréal, Canada

2 weeks ago

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Sophia Lee

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Description

L'Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel est un hôpital suprarégional de 3e ligne, ultraspécialisé en psychiatrie légale. L'Institut, à titre d'établissement de pointe, détient une mission nationale qui lui confère le rôle de soutenir et de conseiller les établissements ainsi que le MSSS quant au déploiement de l'offre de soins et services en psychiatrie légale et en santé mentale et justice.

L'Institut offre une gamme de soins et services dans un environnement sécuritaire et exceptionnel qui dépassent de loin les perceptions habituelles. Ses 30 médecins et 1200 employés s'inscrivent dans une philosophie de soins qui vise l'amélioration continue des pratiques cliniques et organisationnelles en vue d'atteindre l'excellence. L'Institut offre une qualité de vie professionnelle favorisant la formation continue, l'acquisition et le développement d'expertises et des compétences.

**Description du poste**

Personne qui effectue des travaux techniques à caractère administratif afin d'assurer la mise en œuvre fonctionnelle de la direction des services techniques, du bureau de projets de construction, du projet de modernisation et du développement durable.

Elle saisit et traite des données, produit des rapports, recueille de l'information et collabore à différents mandats à caractère administratif en lien avec tous les projets de la direction. Elle s'assure du suivi administratif avec les différents intervenants reliés aux projets de la direction et assure également le soutien administratif requis par le projet de modernisation avec les différents partenaires, soit la SQI et le MSSS. Elle est également la collaboratrice principale du comité en santé environnementale et développement durable de l'organisation.

**Principales tâches et responsabilités**

Sous la responsabilité de la directrice des services techniques et projet majeur, le/la titulaire du poste assiste sa supérieure dans ses fonctions et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour les différents secteurs de la direction : les services techniques (40%), le bureau de projets de construction et projet de modernisation (40%), ainsi que le développement durable(20%). Le tout, dans un contexte de transformation et d'amélioration continue des processus.

**Volet services techniques**
- Fournit à tous les secteurs de la direction un support technique et administratif;
- Répond aux appels et courriels acheminés au secrétariat de la DST;
- Supporte la gestion des bons de travail préventifs et correctifs;
- Fait la rédaction de lettres et corrections ;
- Fait le suivi des réquisitions et du matériel en attente ;
- S'assure du suivi de traitement des factures ;
- Rédige les rapports pour la buanderie-lingerie ;
- Responsable de la gestion du système de clés;
- Contacte les compagnies pour les appels de service ;
- Responsable de la gestion des notes internes et des avis de visite pour la direction.

**Volet projet de modernisation**
- Offre le support administratif pour la planification, l'organisation et l'exécution de travaux du projet de modernisation;
- Soutient l'organisation des réunions et ateliers découlant du projet;
**Volet projets de construction**
- Fournit à l'équipe de projets un support technique et administratif (outils et services de planification, outils de gestion du changement, processus de demande de changement, etc.);
- Prépare et effectue le suivi des tableaux de bord administratifs du bureau de projets de construction;
- Participe activement au processus de suivi budgétaire en soutien aux membres du bureau de projet de construction (suivi et traitement des factures);
- Extrait des données sur les projets en cours et transmet l'information (rapports, tableaux de bord, demandes ponctuelles);
- Porte assistance à la production des livrables de projet à caractère administratif, notamment les directives, les avis de modification, assure le suivi et maintien à jour les registres à cet effet;
- Organise et participe aux réunions de démarrage de projets, de chantiers et autres réunions;
- Soutien la directrice pour la coordination des projets et aide à l'atteinte des objectifs stratégiques des différents projets;
**Volet développement durable**

Représente la Directrice et/ou son adjoint pour le volet santé environnementale et développement durable de la DSTParticipe activement au comité en santé environnementale et développement durable (SEDD) : organisation et animation des rencontres, mise à jour et suivis du plan d'actions, supporte le plan de communication;
Fournit le soutien administratif au comité SEDD;
**Exigences**
- Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de pr