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Montréal

    Réceptionniste et agente administrative - Montreal, Canada - Fednav Limited

    Fednav Limited
    Fednav Limited Montreal, Canada

    5 days ago

    Default job background
    Full time
    Description

    Fednav, headquartered in Montreal, is the largest international dry bulk shipping group in Canada engaged in worldwide ocean transportation. Fednav has five international offices established on four continents. Founded in 1944, we are a driven, innovative, and respected organization committed to our employees and customers.

    We are currently seeking a Receptionist and Office Support. In this role, you will be responsible for handling day-to-day activities regarding the main lobby reception area and supporting the teams in various administrative tasks.

    Location: Head office in Montreal

    Work hours: Monday to Friday from 8:00 a.m. to 5:00 p.m. (In-person)

    WHAT YOU'LL BE DOING | THE ROLE

    Key responsibilities:

    To handle the day-to-day activities regarding the main lobby reception area.

    Reception:

  • Greet, direct visitors, and ensure that the Visitor's Log is accurately completed.
  • Answer and transfer calls to appropriate departments.
  • Assist guests - advise employees of guests' arrival.
  • Control music at reception and washrooms.
  • Conference room reservations.
  • Prepare conference rooms for meetings.
  • Ensure all conference rooms are clean after meetings.
  • Oversee cleanliness of the executive kitchen.
  • Clean all whiteboards in conference rooms first thing in the morning and ensure rooms are clean and organized.
  • Make sure the coffee bar and coffee stations are cleaned and well-stocked daily.
  • Prepare and send courier.
  • Create and maintain Excel spreadsheets.
  • Place supplies orders.
  • Be the main contact for the Corporate Services team.

    • Administration:

  • Support the teams in various administrative tasks and respond to numerous ad hoc daily requests.
  • Prepare correspondence, memoranda, various templates and forms, PowerPoint presentations, and maintain Excel spreadsheets.
  • Assist in new employees' onboarding process.
  • Assist in catering orders and organizing company events.
  • Maintain and complete Corporate Services expense reports.
  • Organize and file records.
  • Participate and assist with the health and safety of the office.
  • Oversee service requests.
  • Oversee records management inventory (delivery, pick up, destruction).
  • Assist manager with reports, spreadsheets, and power point presentations.

    • WHAT YOU BRING | THE PERSON

    The ideal candidate has:

  • Post-graduate degree in Administration, secretarial study or a combination of education and relevant experience.
  • Oral and written communication skills in both English and French.
  • Proficiency with MS Office suite, Acrobat Reader, including table creation, mail merges, and basic formatting.
  • Experience in calendar management (Outlook).
  • Knowledge of general office procedures (e.g., filing, correspondence, scheduling, expenses, calendar).
  • A friendly, polite, customer-service oriented and professional manner.
  • High collaboration and a team player approach.
  • Ability to work well with minimal supervision.
  • Problem-solving and multitasking abilities.
  • Ability to work with sensitive or confidential material.
  • Effective interpersonal skills and telephone etiquette.
  • Time flexibility.
  • Able to organize their daily schedule.
  • Proactive.

    • Honesty, integrity, commitment to professional excellence, regard for employees and
    corporate responsibility define our values.

  • Innovaderm Research

    Agent(E) Administrative/administrative Agent

    6 days ago

    Innovaderm Research Montréal, Canada

    **Administrative Agent** · **** · The Administrative Agent mainly takes part in the management of reception and provide administrative support for the whole organization. · **This role will be perfect for you if**: · - You have an interest in clinical research and administration ...

  • Les YMCA du Québec

    Administrative Agent

    1 week ago

    Les YMCA du Québec Montréal, Canada

    Under the supervision of the YMCA International Language School's Sales and Customer Experience Coordinator, the incumbent carries out all activities related to administrative processing and follow-up. The incumbent works closely with the administrative team and maintains excelle ...

  • Desjardins

    Agent - Product Administration

    4 days ago

    Desjardins Montréal, Canada

    At Desjardins, we believe in equity, diversity and inclusion. We're committed to welcoming, respecting and valuing people for who they are as individuals, learning from their differences, embracing their uniqueness, and providing a positive workplace for all. At Desjardins, we ha ...

  • Desjardins

    Agent - Product Administration

    1 week ago

    Desjardins Montréal, Canada

    At Desjardins, we believe in equity, diversity and inclusion. We're committed to welcoming, respecting and valuing people for who they are as individuals, learning from their differences, embracing their uniqueness, and providing a positive workplace for all. At Desjardins, we ha ...

  • Desjardins

    Agent - Product Administration

    1 week ago

    Desjardins Montréal, Canada

    At Desjardins, we believe in equity, diversity and inclusion. We're committed to welcoming, respecting and valuing people for who they are as individuals, learning from their differences, embracing their uniqueness, and providing a positive workplace for all. At Desjardins, we ha ...

  • Desjardins

    Agent, Product Administration

    1 week ago

    Desjardins Montréal, Canada

    At Desjardins, we believe in equity, diversity and inclusion. We're committed to welcoming, respecting and valuing people for who they are as individuals, learning from their differences, embracing their uniqueness, and providing a positive workplace for all. At Desjardins, we ha ...

  • Desjardins

    Agent - Product Administration

    1 week ago

    Desjardins Montréal, Canada

    At Desjardins, we believe in equity, diversity and inclusion. We're committed to welcoming, respecting and valuing people for who they are as individuals, learning from their differences, embracing their uniqueness, and providing a positive workplace for all. At Desjardins, we ha ...

  • Curateur public

    Agente Administrative ou Agent Administratif

    1 week ago

    Curateur public Montréal, Canada

    **Le Curateur public**: Le Centre d'enregistrement et de traitement de l'information (CETI) de la Direction générale de l'administration souhaite pouvoir à deux emplois occasionnels d'une durée de deux ans, au 500, rue Sherbrooke Ouest à Montréal. L'entrée au poste est pour le mo ...

  • Centre de Chirurgie Westmount Square

    Agent Administratif, Agente Administrative

    1 week ago

    Centre de Chirurgie Westmount Square Westmount, Canada

    Le Centre de Chirurgie Carré Westmount est une clinique privée située au centre-ville de Montréal avec un accès direct au métro Atwater. Elle est dotée de 2 blocs opératoires et d'une salle de réveil pouvant accueillir jusqu'à 10 patients. · Ayant à cœur d'offrir des services de ...

  • CIUSSS Centre-Sud-de-l'Ile-de-Montréal

    Agent Administratif, Agente Administrative Classe1

    1 week ago

    CIUSSS Centre-Sud-de-l'Ile-de-Montréal Montréal, Canada

    Rejoignez l'un des plus grands établissements de santé et de services sociaux du Québec. · Mission · Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses. · Le Centre intégré universitaire ...

  • COLLEGE DES MEDECINS

    Agente ou Agent Administratif

    1 week ago

    COLLEGE DES MEDECINS Montréal, Canada

    **Appellation interne** : _Agente ou agent à la formation continue obligatoire_ · Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et vous vous démarquez par votre écoute et votre sens du service client ? Vous souhaitez contribuer à la mission du Collège des médecins du Québec de pro ...

  • COLLEGE DES MEDECINS

    Agente ou Agent Administratif

    1 week ago

    COLLEGE DES MEDECINS Montréal, Canada

    Appellation interne : _**_Agente ou agent, Direction des affaires juridiques_** · Vous êtes une personne proactive, autonome, et vous vous démarquez par votre rigueur et votre capacité à établir des priorités ? La Direction des affaires juridiques souhaite vous rencontrer · CE Q ...

  • CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal

    Agent Administratif

    3 days ago

    CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal Montréal, Canada

    Nous sommes à la recherche d'agents administratifs disponibles à temps complet pour divers sites du CIUSSS du Nord. Vous aurez à accomplir un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies ou que vous devrez modifier, selon les besoins. Vou ...

  • COLLEGE DES MEDECINS

    Agente ou Agent Administratif

    2 days ago

    COLLEGE DES MEDECINS Montréal, Canada

    **_Poste temporaire à temps plein, _**_mandat d'une durée approximative de 12 mois (remplacement de congé de maternité)_** · Vous êtes une personne rigoureuse, autonome et vous vous démarquez par votre capacité à établir des priorités ? Vous souhaitez contribuer à la mission du C ...

  • Questzone

    Agent Administratif

    3 days ago

    Questzone Montréal, Canada

    Emplacement du poste: · **Sainte-Thérèse** · État/Province: · **Québec** · **AGENT ADMINISTRATIF - Comptabilité** · Nous sommes une compagnie de solution internet pour les comptes commerciaux. Nous sommes situés à Ville St-Laurent et nous approvisionnons le Canada &les Étas-Unis. ...

  • COLLEGE DES MEDECINS

    Agente ou Agent Administratif

    1 week ago

    COLLEGE DES MEDECINS Montréal, Canada

    **_Poste temporaire à temps plein, _**_mandat d'une durée approximative de 12 mois (remplacement de congé de maternité)_** · Vous êtes une personne rigoureuse, autonome et vous vous démarquez par votre capacité à établir des priorités ? Vous souhaitez contribuer à la mission du C ...

  • Maison du Père

    Agent Administratif

    10 hours ago

    Maison du Père Montréal, Canada

    Projet Logement Montréal a pour mission d'aider les personnes en situation d'itinérance à accéder à un logement subventionné et à se stabiliser sur le long terme grâce aux services d'accompagnements psychosociaux personnalisés offerts dans la communauté. · L'agent(e) administrati ...

  • Vigi Santé Reine-Élizabeth

    Agent Administratif

    1 week ago

    Vigi Santé Reine-Élizabeth Montréal, Canada

    Vigi Santé vous offre des emplois valorisants et stimulants au sein d'équipes multidisciplinaires compétentes et humaines. **Nous avons présentement une opportunité au CHSLD Vigi Reine-Elizabeth,** situé au 2055 Avenue Northcliffe à Montréal et hébergeant 150 résidents, pour comb ...

  • Clinique médicale Les Grès

    Agente Administrative

    1 week ago

    Clinique médicale Les Grès Montréal, Canada

    **OFFRE D'EMPLOI** · **Agente administrative** · **Principales fonctions**: · Nous sommes à la recherche d'une personne pour effectuer plusieurs tâches administratives notamment comme réceptionniste, téléphoniste et agente administrative. · Les principales tâches à accomplir sont ...

  • Vigi Santé Reine-Élizabeth

    Agent Administratif

    1 week ago

    Vigi Santé Reine-Élizabeth Montréal, Canada

    Vigi Santé vous offre des emplois valorisants et stimulants au sein d'équipes multidisciplinaires compétentes et humaines. **Nous avons présentement une opportunité au CHSLD Vigi Reine-Elizabeth,** situé au 2055 Avenue Northcliffe à Montréal et hébergeant 150 résidents, pour comb ...