Adjoint-e administratif-ive Administrative Assistant - Ottawa, Canada - Universite Saint-Paul

Description

Titre du poste :

Adjoint(e) administratif(-ive)

Numéro de concours :

Unité administrative :

Facultés des sciences humaines, philosophie et théologie

Supérieur immédiat :

Doyenne, Facultés des sciences humaines et de philosophie

Type d'emploi :

Permanent/Temps plein (syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Échelle salariale :

Niveau 4: ( $ - $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

L'Université Saint-Paul est le collège fondateur de l'Université d'Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l'épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L'Université Saint-Paul se démarque par l'intégration de l'apprentissage et de la recherche à l'engagement social, ce qui permet d'offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS DE L'ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

Travaillant en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe d'administration, le ou la titulaire de ce poste apporte un soutien important aux Facultés des sciences humaines et de philosophie.

FONCTIONS PRINCIPALES DE L'ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

Soutien relatif aux ressources humaines

• Envoyer par courriel aux professeur(e)s à temps partiel la confirmation des droits de reconduction lorsque ceux-ci ont été déterminés. Afficher sur l'intranet et le site web de l'USP les cours demeurés vacants lorsque la liste de ceux-ci est prête. Après consultation d'autres membres du personnel administratif, soumettre la liste des candidatures aux directeur(trice)s des écoles et veiller à ce que les échéances prévues dans la convention collective soient respectées.
• Préparer et envoyer les contrats aux professeur(e)s à temps partiel (env /an).
• Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
• Afficher les postes d'assistanat d'enseignement et les postes au titre du Régime travail-études (env. 40/an) sur l'intranet.
• Préparer et envoyer les contrats aux assistant(e)s d'enseignement (env. 40/an). Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.

Soutien relatif aux activités universitaires

• Assister l'équipe d'administration dans les diverses tâches relatives à la gestion des données dans l'uoCampus, y compris sans toutefois s'y limiter le nettoyage nécessaire après le transfert des données au prochain trimestre, dans la modification du calendrier de cours planifiés dans l'uoCampus, dans la mise à jour des renseignements à propos des membres du corps professoral.
• Participer à la collecte et à l'analyse des données sur les inscriptions aux trimestres précédents et sur les besoins du corps étudiant.
• Assurer un suivi auprès du corps professoral concernant la soumission des plans de cours. Afficher les plans de cours sur le site web de l'Université pour informer les étudiants et pour limiter les changements de cours de dernière minute en début de trimestre. Recueillir les plans de cours et envoyer un rappel aux professeur(e)s dont les plans de cours sont manquants. Consigner la liste des plans de cours manquants et rapporter les problèmes au superviseur.
• Fournir un soutien administratif pour les tâches associées à des demandes de report.
• Recueillir les renseignements nécessaires, assurer une bonne communication avec les étudiants(e)s, et tenir les professeur(e)s au courant.

Soutien relatif à la communication et à l'administration en général

• Gérer la boîte de courriels des Facultés, répondre aux questions et aux demandes d'information, donner des renseignements sur les processus et règlements facultaires et universitaires, transmettre les questions et les demandes complexes au superviseur.
• Rédiger la correspondance dans les deux langues officielles, selon les fonctions du poste.
• Apporter un soutien aux autres membres de l'équipe d'administration dans la préparation et l'envoi de courriels au nom des Facultés en utilisant les modèles disponibles.
• Maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers de sorte à en préserver la confidentialité, et veiller à ce qu'une documentation complète et exacte soit accessible à des fins de consultation ou de vérification future.

Soutien aux événements et projets publics

• Planification, l'organisation et la coordination d'événements spéciaux tels que des conférences et des débats publics;
• Gestion des réseaux sociaux des Facultés.

EXPÉRIENCE ET FORMATION DE L'ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

• Baccalauréat en administration et/ou communication ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail;
• Expérience manifeste en service à la clientèle;
• Bonne maîtrise de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Expérience de travail de bureau (secrétariat);
• Expérience avec divers systèmes informatisés et logiciels, comme la suite bureautique de Microsoft (Word, Excel, Outlook), la plate-forme uoCampus, Internet, Adobe Acrobat, un système de gestion de contenu, EventPro;
• Bonne connaissance des programmes et des services qu'offre l'USP.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS ESSENTIELLES DE L'ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

• Fortes aptitudes communicatives et excellentes compétences en relations interpersonnelles;
• Capacité de faire preuve de jugement, de politesse, de tact et de discrétion;
• Connaissance et respect des politiques de confidentialité;
• Fiabilité, ponctualité et flexibilité;
• Initiative, sens de l'organisation et souci du détail;
• Capacité d'accomplir son travail avec peu de supervision voire aucune;
• Capacité de travailler sous pression et de composer avec de nombreuses interruptions;
• Capacité de faire des compromis dans diverses circonstances;
• Capacité de fixer les priorités et excellente gestion du temps;
• Disposition à réagir aux urgences avec souplesse;
• Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les membres des corps professoral et étudiant.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature avec une lettre de motivationd'ici le 11 avril 2024 à 23h59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l'équité en matière d'emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d'adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

Job Title:

Administrative Assistant

CompetitionNumber:

Administrative Unit:

Faculties of Human Sciences, Philosophy and Theology

ImmediateSupervisor:

Dean, Faculties of Human Sciences and Philosophy

Job Type:

Permanent/Full Time, (Unionized)

Work Schedule:

35 hours per week

Salary Scale:

Level 4 - ($ 45,968 - $ 57,659)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY OF THE ADMINISTRATIVE ASSISTANT ROLE

Working closely with all members of the administrative team, this position will provide important administrative support to the Faculties of Human Sciences and Philosophy.

KEY RESPONSIBILITIES OF THE ADMINISTRATIVE ASSISTANT

HR Related Support

• Distributing emails with reappointment rights notes to part-time professors after the reappointment rights are determined . click apply for full job details