Sales Operations Support/Executive Assistant - Ottawa, ON, Canada - Motorola Solutions

Description

At Motorola Solutions, we're guided by a shared purpose – helping people be their best in the moments that matter – and we live up to our purpose every day by solving for safer. Because people can only be their best when they not only feel safe, but are safe. We're solving for safer by building the best possible technologies across every part of our safety and security ecosystem. That's mission-critical communications devices and networks, AI-powered video security & access control and the ability to unite voice, video and data in a single command center view. We're solving for safer by connecting public safety agencies and enterprises, enabling the collaboration that's critical to connect those in need with those who can help. The work we do here matters.

Department Overview

The office of the President of Motorola Solutions Canada Inc. which oversees all the business units in Canada, and the office of the Vice-President of Government Markets which has the responsibility of leading the direct sales and sales support teams across Canada.

Job Description

Provide operational support to the President and Country Manager of Motorola Solutions Canada Inc., and Vice President, Government Markets Canada.

Provide operational support to the Government Markets Division Area Sales Managers. In this role, 80% of your time will be focused on sales operations support and 20% of your time will be focused on executive administration support.

Scope of Responsibilities / Expectations

Input, update and maintain direct order forecasts for all Canada regions on a monthly basis.

Input, update and maintain Canada sales territory files and history at the region level.

Execute Salesforce and Tableau reports and charts for operations reviews and pipeline reviews as needed by the Sales Management team.

Manage, lead and coordinate LinkedIn social media messaging and content of the President's account aligning with business goals.

Prepare Executive reports, correspondence and presentations.

Input, update and maintain Canada information in databases and spreadsheets used by the Canada direct sales teams and sales support staff.

Manage and coordinate Employee Canada Town Hall sessions quarterly.

Monitor, update and maintain the internal division website.

Coordinate customer visits and travel arrangements of the President.

Provide coordination and advanced operational support to the President. Maintain confidentiality of business activities and issues.

Execute special projects as required by the President. Maintain familiarity with Canadian operations and current business activities.

Manage all scheduling, travel, meeting and event planning.

Manage the calendar and email of the President.

Manage the travel arrangements and expense reports of the President.

Ensure a cordial and welcoming environment for employees and customers contacting the office of the President.

Contribute to overall customer satisfaction by promptly answering emails and customer inquiries.

Coordinate the proper signing of foreign documents for various legal entities

Coordinate the proper signing of contracts for various legal entities

Desired Background/Knowledge/Skills

Strong verbal and written communication skills

Advanced knowledge of formulas in excel/google sheets

Proficient computer skills with full competence in MS Office and/or Google Sheets, Docs, Slides and Mail. Proficient in the Salesforce software tool with the ability to write output reports of useful sales data as needed by the President.

Social media business communication expertise.

Well organized, detail oriented, highly skilled professional to assist the President. Requires initiative and independent judgment.

Manage multiple priorities with the ability to prioritize and produce high quality work independently under general direction.

Ability to problem solve and make decisions.

Mature, professional, positive disposition, requiring use of tact, discretion, and judgment.

Fast paced environment.

College diploma and/or University degree in a related field.

French bilingual skills is an important asset

#LI-CR1

#LI-REMOTE

Basic Requirements

Minimum 5 years experience as a sales operations professional/executive administration professional

_________

Travel Requirements

10-25%

Company Overview

At Motorola Solutions, we're guided by a shared purpose – helping people be their best in the moments that matter – and we live up to our purpose every day by solving for safer. Because people can only be their best when they not only feel safe, but are safe. We're solving for safer by building the best possible technologies across every part of our safety and security ecosystem. That's mission-critical communications devices and networks, AI-powered video security & access control and the ability to unite voice, video and data in a single command center view. We're solving for safer by connecting public safety agencies and enterprises, enabling the collaboration that's critical to connect those in need with those who can help. The work we do here matters.

Aperçu de l'entreprise

Chez Motorola Solutions, nous sommes guidés par un objectif commun: aider les gens à donner le meilleur d'eux-mêmes dans les moments les plus importants - et nous sommes à la hauteur de notre engagement en créant des solutions sécurisées. Parce que les gens ne peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes que lorsqu'ils se sentent en sécurité et qu'ils le sont. Nous créons des solutions sécurisées en développant les meilleures technologies intégrées à travers les écosystèmes de sûreté et de sécurité. Qu'il s'agisse d'appareils et de réseaux de communications essentiels, d'une sécurité vidéo et d'un contrôle d'accès basés sur l'IA ou d'une capacité d'unir la voix, vidéo et les données dans un seul centre de commandement. Nous créons des solutions sécurisées en connectant les agences de sécurité publique et les entreprises, permettant ainsi une collaboration essentielle entre les personnes qui ont besoin d'aide et les personnes pouvant aider. Le travail que nous accomplissons ici est primordial.

Department Overview

The office of the President of Motorola Solutions Canada Inc. which oversees all the business units in Canada, and the office of the Vice-President of Government Markets which has the responsibility of leading the direct sales and sales support teams across Canada.

Le bureau du président de Motorola Solutions Canada Inc. qui supervise toutes les unités commerciales au Canada, et le bureau du vice-président des marchés gouvernementaux qui a la responsabilité de diriger les équipes de ventes directes et de soutien aux ventes à travers le Canada.

Job Description

Provide operational support to the President and Country Manager of Motorola Solutions Canada Inc., and Vice President, Government Markets Canada.

Provide operational support to the Government Markets Division Area Sales Managers. In this role, 80% of your time will be focused on sales operations support and 20% of your time will be focused on executive administration support.

Scope of Responsibilities / Expectations

• Input, update and maintain direct order forecasts for all Canada regions on a monthly basis.
• Input, update and maintain Canada sales territory files and history at the region level.
• Execute Salesforce and Tableau reports and charts for operations reviews and pipeline reviews as needed by the Sales Management team.
• Manage, lead and coordinate LinkedIn social media messaging and content of the President's account aligning with business goals.
• Prepare Executive reports, correspondence and presentations.
• Input, update and maintain Canada information in databases and spreadsheets used by the Canada direct sales teams and sales support staff.
• Manage and coordinate Employee Canada Town Hall sessions quarterly.
• Monitor, update and maintain the internal division website.
• Coordinate customer visits and travel arrangements of the President.
• Provide coordination and advanced operational support to the President. Maintain confidentiality of business activities and issues.
• Execute special projects as required by the President. Maintain familiarity with Canadian operations and current business activities.
• Manage all scheduling, travel, meeting and event planning.
• Manage the calendar and email of the President.
• Manage the travel arrangements and expense reports of the President.
• Ensure a cordial and welcoming environment for employees and customers contacting the office of the President.
• Contribute to overall customer satisfaction by promptly answering emails and customer inquiries.
• Coordinate the proper signing of foreign documents for various legal entities
• Coordinate the proper signing of contracts for various legal entities

Desired Background/Knowledge/Skills

• Strong verbal and written communication skills
• Advanced knowledge of formulas in excel/google sheets
• Proficient computer skills with full competence in MS Office and/or Google Sheets, Docs, Slides and Mail. Proficient in the Salesforce software tool with the ability to write output reports of useful sales data as needed by the President.
• Social media business communication expertise.
• Well organized, detail oriented, highly skilled professional to assist the President. Requires initiative and independent judgment.
• Manage multiple priorities with the ability to prioritize and produce high quality work independently under general direction.
• Ability to problem solve and make decisions.
• Mature, professional, positive disposition, requiring use of tact, discretion, and judgment.
• Fast paced environment.
• College diploma and/or University degree in a related field.
• French bilingual skills is an important asset

Fournir un soutien opérationnel au président et directeur national de Motorola Solutions Canada Inc., ainsi qu'au vice-président, Marchés gouvernementaux Canada. Fournir un soutien opérationnel aux directeurs commerciaux régionaux de la Division des marchés gouvernementaux. Dans ce rôle, environ 80% de votre temps sera consacré au soutien opérationnel aux ventes tandis qu'environ 20% de votre temps sera consacré au support administratif.

Responsabilités

• Saisir, mettre à jour et maintenir les prévisions de commandes directes pour toutes les régions du Canada sur une base mensuelle.
• Saisir, mettre à jour et maintenir les fichiers et l'historique des territoires de vente au Canada au niveau de la région.
• Exécuter des rapports et des graphiques Salesforce et Tableau pour les examens des opérations et des pipelines selon les besoins de l'équipe de gestion des ventes.
• Gérer, diriger et coordonner les messages sur les réseaux sociaux LinkedIn et le contenu du compte du président conformément aux objectifs commerciaux.
• Préparer les rapports exécutifs, la correspondance et les présentations.
• Préparer les rapports exécutifs, la correspondance et les présentations.
• Saisir, mettre à jour et maintenir les informations sur le Canada dans les bases de données et les feuilles de calcul utilisées par les équipes de ventes directes au Canada et le personnel de soutien aux ventes.
• Gérer et coordonner les séances trimestrielles de discussion Town Hall avec les employés canadiens.
• Surveiller, mettre à jour et maintenir le site Web interne de la division.
• Coordonner les visites des clients et les voyages corporatifs du président.
• Assurer la coordination et un soutien opérationnel avancé au président. Maintenir la confidentialité des activités et des résolutions commerciales.
• Exécuter des projets spéciaux selon les exigences du président. Rester familier avec les opérations canadiennes et les activités commerciales actuelles.
• Gérez tous les horaires, déplacements, réunions et événements.
• Gérer le calendrier et courriel du Président.
• Gérer les préparatifs de voyage et les notes de frais du président.
• Assurer un environnement cordial et accueillant pour les employés et les clients contactant le bureau du président.
• Contribuer à la satisfaction globale des clients en répondant rapidement aux courriels et aux demandes des clients.
• Coordonner la signature des documents étrangers pour diverses entités juridiques
• Coordonner la signature des contrats pour les différentes entités juridiques

Expérience/connaissances/compétences souhaitées

• Excellentes capacités de communication verbales et écrites
• Connaissance avancée des formules dans les chiffriers Excel/Google Sheets
• Compétences informatiques maîtrisées avec une maîtrise totale de MS Office et/ou Google Sheets, Docs, Slides et Mail. Maîtrise de l'outil logiciel Salesforce et capacité de rédiger des rapports de sortie contenant des données de vente utiles selon les besoins du président.
• Une expertise en communication d'entreprise sur les réseaux sociaux est un atout certain.
• Professionnel, minutieux et hautement qualifié pour assister le président. Nécessite de l'initiative et un jugement indépendant.
• Gérer plusieurs priorités avec la capacité d'établir des priorités et de produire un travail de haute qualité de manière indépendante sous une direction générale.
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
• Disposition mature, professionnelle et positive, nécessitant tact, discrétion et jugement.
• Environnement de travail en constante évolution.
• Diplôme collégial et/ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent à l'emploi.
• La maîtrise du français est un atout important

#LI-CR1

#LI-REMOTE

Basic Requirements

• Minimum 5 years experience as a sales operations professional/executive administration professional

_________

• Minimum 5 ans d'expérience en tant que professionnel des opérations de vente/adjointe exécutive

Travel Requirements

10-25%

Relocation Provided

None

Position Type

Experienced

Referral Payment Plan

No EEO Statement

Motorola Solutions is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion or belief, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally-protected characteristic.

We are proud of our people-first and community-focused culture, empowering every Motorolan to be their most authentic self and to do their best work to deliver on the promise of a safer world. If you'd like to join our team but feel that you don't quite meet all of the preferred skills, we'd still love to hear why you think you'd be a great addition to our team.

We're committed to providing an inclusive and accessible recruiting experience for candidates with disabilities, or other physical or mental health conditions. To request an accommodation, please email .

Motorola Solutions adopte, favorise et promeut les principes de diversité, d'équité et d'inclusion. Nous encourageons et accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, quelles que soient leur race, origines ethnique, religion ou croyance, orientation sexuelle, identité et expression sexuelle, statut d'anciens combattants ou tout autre statut protégé par la Loi.

Nous sommes fiers de notre culture axée sur les personnes et les communautés, encourageant ainsi chaque Motorolan d'être la version la plus authentique de lui-même dans ses responsabilités afin de tenir la promesse d'un monde plus sécuritaire.

Si vous souhaitez vous joindre à notre communauté mais croyez que vous ne possédez pas toutes les exigences requises pour le poste convoité, nous aimerions tout de même connaître les raisons pour lesquelles vous pensez être un excellent candidat pour notre équipe.

Nous offrons également des mesures d'adaptation pendant toutes les étapes du processus d'embauche afin de favoriser l'inclusion des personnes vivant avec un handicap physique et/ou mental. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, svp nous faire parvenir un courriel à .

At Motorola Solutions, we believe our people are our greatest strength. More than 20,000 strong, we're a global close-knit community, united by the relentless pursuit to help keep people safer everywhere.

As we have for nearly a century, we design and advance technology – intentionally, purposefully, responsibly – that prioritizes people and helps save lives. We build and connect critical communications, video security and command center technologies to help protect people, property and places. And our solutions enable the collaboration between public safety agencies and enterprises that's critical for a proactive approach to safety and security.

Because we believe that the next big idea can come from anyone, anywhere at any time, we're transforming the technology of today with tomorrow in mind. Anything is possible with the freedom to think outside the box. Connect with a career that matters and help us to build a future of safer, together. Learn more .

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