Executive Services Coordinator - Ottawa, ON, Canada - CharityVillage

Description

Executive Services Coordinator
(External Posting) The Canadian Association of University Teachers (CAUT) is seeking to fill the regular, full-time position of Executive Services Coordinator. CAUT is a progressive labour and professional organization representing more than 72,000 faculty, librarians, researchers, academics, and general staff at 124 universities and colleges. It promotes the economic and political interests of its members, advances the standards of the profession, and seeks to improve the quality and accessibility of post-secondary education in Canada. Reporting to the Head of Executive Services, the position supports the Head of Executive Services by coordinating and completing tasks related to assigned projects, and the various committees and governing bodies of the organization. The Executive Services Team supports the planning and coordination of meetings of CAUT's governance bodies and committees, as well as the coordination of conferences and events; manages correspondence, memoranda, and regular publications to member associations; ensures the coordination of CAUT Awards and scholarships; and coordinates translation of CAUT materials.

Duties and Responsibilities

• Lead support for the Defence Fund operations, including coordination of the various Defence Fund administrative activities such as Annual General Meeting and Directors' meetings, filing documents, updating Defence Fund website, maintaining various lists, and other related tasks.
• Coordinates Translation Services work, including improving translation services for the organization, managing requests, communicating with contractors and other key stakeholders, and proofreading translations.
• Coordinates content and maintenance of the Executive Services Unit intranet, including updating content and coordinating with IM/IT for any technical updates or requirements.
• Assists with the coordination of and implementation of process improvement activities within the Executive Services Unit, including process/workflow mapping, request forms and procedures, and automations, and file management structure and naming conventions.
• Assists with the coordination of administrative support for CAUT Committees and Working Groups.
• Assists with the coordination of administrative services for the organization including cross-team administrative collaboration.
• Coordinates and supports onboarding of new member association presidents and new committee members.
• Assists with the coordination process related to reviewing and proofreading materials prior to distribution or posting on the CAUT website.
• Coordinates and prepares the distribution and circulation of documents.
• Stores electronic documents according to the protocols of the document storage system and maintains and organizes the files of the section.
• Tracks, enters data into, and maintains assigned databases.
• Assists in the preparation, logistics, support, and coordination of various events.
• Tracks and coordinates payment of invoices to suppliers and/or members.
• Answers phone calls and email, and responds or re-directs, as necessary.
• Handles internal and external requests for information.
• Adopts new tools and systems as relevant to the role.
• Adheres to established processes and quality control systems for administrative workflow and recommends enhancements to improve quality or efficiency.
• Participates in regular team meetings to ensure alignment on goals, progress against priorities, and two-way communication.
• Other related duties as assigned by CAUT management.

Hours & Location

• Full-time position, 35 hours per week.
• May be required to work overtime on occasion.
• Required to work at least 4 days per week from the CAUT office.
• Some travel within Canada may be required.

Qualifications Education & Experience:

• College or university diploma or degree in relevant field. Specialized training or equivalent experience in administration, office management, or program coordination.
• At least 3 years of experience in a similar professional capacity is required, including coordinating and supporting comparable programs and services.
• Extensive experience using various computer programs such as Windows, Microsoft Office 365 Applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint), and Adobe.
• Previous professional experience working in an association, trade union, or not for profit is an asset.

Language Requirements:

• Advanced English (oral, written, reading) and advanced French (reading and written) with strong proofreading skills in both languages are essential.

Knowledge, Skills, & Abilities:

• Strong problem-solving and organizational skills.
• Motivated, proactive, and solutions-focused with the ability to identify, anticipate, and respond to office needs.
• Skilled in providing excellent member services through clear communication.
• High degree of professional ethics and integrity; operates with discretion in handling documents and enquiries.
• Demonstrated ability to work cooperatively, collaboratively, and with tact as part of a team.
• Ability to work within established procedures and identify opportunities for improvements.
• Ability to operate general office equipment.
• Efficient at using the Microsoft suite of products, including document storage, and other tools facilitating member data and internal and external communications.
• Ability to work independently, multi-task, prioritize workload in an environment with changing and/or multiple priorities, and/or stringent, and/or tight deadlines.
• Ability to communicate verbally and in writing effectively throughout all levels of the organization.
• Ability to utilize discretion, initiative, and judgment in handling sensitive and confidential details.
• Understanding of and commitment to CAUT's policies, practices and procedures and alignment with CAUT's values and objectives, including social justice, equity, and human rights.

CAUT is committed to the principles of employment equity in hiring and in all of its employment practices and seeks to diversify its workforce. Aboriginal People, people with disabilities, people who identify as LGBTQ2S, racialized people, and women are actively encouraged to apply.
Compensation and Benefits: This position has been classified as Category 3 in the Collective Agreement between CAUT and COPE Local 225. The current hire rate for this category as of July 1, 2023, is $99, The position supports work-life balance through hybrid work and generous paid leave including five (5) weeks of vacation per year, sick and personal days, summer hours (half and full Fridays off in the summer), and winter holiday closure between December 22 and January 1. In addition, the position is eligible for excellent benefits including extended health and dental benefits, disability and life insurance, employee and family assistance, a defined contribution pension plan with 11.5% employer contributions after six (6) months of employment, and various employer paid learning and development opportunities. How to Apply: Interested candidates should submit their applications by 5:00 PM on June 2, 2024, via CAUT's Career Centre at The position will remain posted until filled. All applications must be addressed to the Executive Director including a cover letter and resumé demonstrating how the candidate meets the job requirements. All applications will be treated confidentially. Only those candidates selected for an interview will be contacted. ______________________________________ Coordonnatrice/Coordonnateur des services exécutifs
(Affichage externe) L'Association canadienne des professeures et professeurs d'université (ACPPU) cherche à pourvoir le poste régulier à temps plein de coordonnatrice/coordonnateur des services exécutifs. L'ACPPU est une organisation syndicale et professionnelle progressiste qui représente plus de 72000 professeures et professeurs, bibliothécaires, chercheuses et chercheurs, universitaires et membres du personnel général en poste dans 124 universités et collèges au pays. Elle veille aux intérêts économiques et politiques de ses membres, s'emploie à faire progresser les normes de la profession et travaille activement à améliorer la qualité et l'accessibilité de l'éducation postsecondaire au Canada. Sous la responsabilité de la cheffe des services exécutifs, la ou le titulaire de ce poste assiste cette dernière en coordonnant et en menant à bien les tâches liées aux projets qui lui sont confiés, ainsi qu'aux divers comités et organes directeurs de l'organisation. L'équipe des services exécutifs soutient la planification et la coordination des réunions et assemblées des entités de gouvernance de l'ACPPU, ainsi que la coordination des conférences et des événements; gère la correspondance, les notes de service et les publications régulières destinées aux associations membres; assure la coordination des prix et des bourses décernés par l'ACPPU; et coordonne la traduction des documents et des supports de communication de l'ACPPU. Tâches et responsabilités

• Fournir un soutien de premier plan aux opérations de la Caisse de défense, notamment en coordonnant les diverses activités administratives de la Caisse de défense, telles que l'assemblée générale annuelle et les réunions des administratrices et administrateurs, l'archivage des documents, la mise à jour du site web de la Caisse de défense, la tenue de diverses listes et l'exécution d'autres tâches connexes.
• Coordonner le travail des services de traduction, notamment en améliorant les services de traduction de l'organisation, en gérant les demandes, en communiquant avec les contractantes et contractants et d'autres parties prenantes clés, et en effectuant la relecture des traductions.
• Coordonner le contenu et la maintenance de l'intranet de l'Unité des services exécutifs, y compris la mise à jour du contenu et la coordination avec les services de gestion de l'information et d'administration des systèmes TI en ce qui concerne toutes les mises à jour ou exigences techniques.
• Contribuer à la coordination et à la mise en œuvre des activités d'amélioration des processus au sein de l'Unité des services exécutifs, y compris la cartographie des processus et flux de travail, les formulaires et procédures de demande, la bureautique, la structure de gestion des dossiers et les conventions d'appellation.
• Contribuer à la coordination du soutien administratif offert aux comités et aux groupes de travail de l'ACPPU.
• Contribuer à la coordination des services administratifs de l'organisation, y compris la collaboration administrative entre les équipes.
• Coordonner et soutenir l'intégration des nouveaux présidents d'associations membres et des nouveaux membres de comités.
• Participer au processus de coordination lié à l'examen et à la relecture des documents et des supports de communication avant leur distribution ou leur affichage sur le site web de l'ACPPU.
• Coordonner et préparer la distribution et la diffusion des documents.
• Stocker les documents électroniques conformément aux protocoles du système de stockage des documents et tenir à jour et organiser les dossiers de la section.
• Suivre, saisir les données dans les bases de données qui lui sont attribuées et tenir à jour celles-ci.
• Aider à la préparation, à la logistique, au soutien et à la coordination de divers événements.
• Suivre et coordonner le paiement des factures aux fournisseurs et/ou aux membres.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et y répondre ou les réorienter, le cas échéant.
• Traiter les demandes d'information internes et externes.
• Adopter de nouveaux outils et systèmes en fonction de leur rôle.
• Respecter les processus établis et les systèmes de contrôle de la qualité pour le flux de travail administratif et recommander des améliorations pour accroître la qualité ou l'efficacité.
• Participer aux réunions régulières de l'équipe pour assurer la conformité avec les objectifs établis, veiller à ce que des progrès soient accomplis par rapport aux priorités et assurer la communication bilatérale.
• S'acquitter des autres fonctions connexes que lui confère la direction de l'ACPPU.

Horaire et lieu

• Poste à plein temps, 35 heures par semaine.
• Des heures supplémentaires peuvent être requises à l'occasion.
• Obligation de travailler au moins 4 jours par semaine depuis les bureaux de l'ACPPU.
• Certains déplacements au Canada peuvent être requis.

Qualifications Éducation et expérience:

• Diplôme ou grade d'études collégiales ou universitaires dans une discipline pertinente. Formation spécialisée ou expérience équivalente en administration, gestion de bureau ou coordination de programmes.
• Une expérience d'au moins trois ans dans une fonction professionnelle similaire est requise, y compris la coordination et le soutien de programmes et de services comparables.
• Vaste expérience de l'utilisation de divers programmes informatiques tels que Windows, les applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint) et Adobe.
• Une expérience professionnelle préalable au sein d'une association, d'un syndicat ou d'une organisation à but non lucratif est un atout.

Exigences linguistiques:

• Un niveau avancé d'anglais (oral, écrit, lecture) et de français (lecture et écriture) ainsi que de solides compétences en correction d'épreuves dans les deux langues sont indispensables.

Connaissances, compétences et aptitudes:

• Solides aptitudes en résolution de problèmes et excellent sens de l'organisation.
• Motivation, proactivité et recherche constante de solutions et capacité à identifier, à prévoir les besoins du bureau et à y répondre.
• Aptitude à fournir d'excellents services aux membres grâce à une communication claire.
• Haut degré d'éthique professionnelle et d'intégrité; faire preuve de discrétion dans le traitement des documents et des demandes de renseignements.
• Capacité avérée à travailler en coopération, en collaboration et avec tact au sein d'une équipe.
• Capacité à travailler dans le cadre des procédures établies et à cerner les possibilités d'amélioration.
• Aptitude à faire fonctionner de l'équipement de bureau de nature générale.
• Utilisation efficace de la suite de produits Microsoft, y compris le stockage de documents, et d'autres outils facilitant les données des membres et les communications internes et externes.
• Capacité à travailler de manière autonome et à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir les priorités de la charge de travail dans un environnement caractérisé par des priorités changeantes et/ou multiples et/ou des délais stricts et/ou serrés.
• Capacité à communiquer efficacement, oralement et par écrit, à tous les niveaux de l'organisation.
• Capacité à faire preuve de discrétion, d'initiative et de jugement dans le traitement de données sensibles et confidentielles.
• Compréhension des politiques, pratiques et procédures de l'ACPPU et engagement envers celles-ci, et respect des valeurs et objectifs de l'ACPPU, notamment en matière de justice sociale, d'équité et de droits de la personne.

L'ACPPU souscrit aux principes de l'équité en matière d'emploi dans l'embauche et dans toutes ses pratiques d'emploi et cherche à diversifier son effectif. Les Autochtones, les personnes ayant une incapacité, les personnes qui s'identifient comme LGBTQ2S, les personnes racialisées ainsi que les femmes sont activement encouragés à poser leur candidature.
Rémunération et avantages sociaux: Ce poste est classé dans la catégorie 3 de la convention collective conclue entre l'ACPPU et la section locale 225 du SEPB. Le salaire d'embauche actuel pour cette catégorie, au 1 er juillet 2023, est de 99157,00$. Le poste favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à un travail hybride et à des congés payés généreux comprenant cinq (5) semaines de vacances par an, des congés de maladie et des congés personnels, des horaires d'été (demi-vendredi et vendredi complet de congé en été) et la fermeture pour congés d'hiver entre le 22 décembre et le 1 er janvier. En outre, la ou le titulaire du poste bénéficie d'excellents avantages, notamment des prestations complémentaires de soins de santé et de soins dentaires, une assurance invalidité et une assurance vie, une assistance aux employés et à leur famille, un régime de retraite à cotisations définies avec une contribution de l'employeur de 11,5 % après six (6) mois d'emploi, ainsi que diverses possibilités de formation et de perfectionnement payées par l'employeur. Comment postuler: Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature au plus tard à 17h le 2 juin 2024 via le Centre des carrières de l'ACPPU à l'adresse . Le poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu. Les demandes doivent être adressées au directeur général et être accompagnées d'une lettre de présentation et d'un curriculum vitæ démontrant comment la candidate ou le candidat répond aux exigences du poste. Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle. Nous communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue. #J-18808-Ljbffr