services internes - Montréal, Canada - Osler

Description

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d'attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Résumé du poste

Le technicien ou la technicienne, services internes, assure la distribution quotidienne du courrier et des colis et répond aux diverses demandes relatives aux locaux et au service de l'approvisionnement du bureau de Montréal, telles que les déplacements de mobilier et d'équipement, le tri et l'acheminement du courrier et le traitement des commandes générales de fournitures de bureau. Le technicien ou la technicienne, services internes, veille également à ce que toutes les tâches soient entreprises et exécutées conformément aux directives générales en matière de sécurité.

Principales responsabilités

• Préparer les salles de conférence du centre de conférence et des étages où les activités sont exercées en prévision des séminaires et des réunions (tant pour les membres du cabinet que pour les clients). Installer et réinstaller le mobilier et l'équipement conformément aux demandes.

• Communiquer l'état d'avancement de l'installation ou de la réinstallation avec le directeur des services internes.

• Répondre à diverses demandes relatives aux locaux, tel que planifié par le directeur, y compris l'installation d'équipement de bureau et l'exécution de réparations mineures. Effectuer un suivi de l'état d'avancement de la demande auprès du directeur des services internes.

• Effectuer l'inspection des salles de conférence, des toilettes, de l'espace, des trousses de premiers soins et des fournitures requises dans le cadre du plan national d'intervention en cas d'urgence selon le calendrier. Signaler les problèmes au directeur des services internes.

• Préparer les bureaux et les postes de travail pour les personnes nouvellement embauchées. Veiller à ce que le bureau soit propre, que les meubles et le tapis soient nettoyés, que les murs aient été réparés, que les plaques nominatives soient en place et que les fournitures de bureau standards soient en place.

• Effectuer les tâches relatives aux déménagements internes et à l'arrivée des étudiants, y compris étiqueter les meubles, aider à rassembler et empaqueter les effets personnels rangés dans le bureau. Déplacer les boîtes, les chaises ou les autres meubles selon les besoins. Veiller à ce que le bureau et le poste de travail soient en ordre une fois le déménagement terminé (tapis nettoyé à l'aspirateur, présence d'une poubelle et d'un bac de recyclage et plaque nominative en place).

• Nettoyer les bureaux des employés qui quittent le cabinet. Veiller à ce que les plaques nominatives soient enlevées et que les fournitures soient retirées et retournées au centre de service. Faire l'inspection des meubles et du bureau et signaler les réparations nécessaires au directeur des services internes. Remettre les bureaux et les postes de travail en ordre après les avoir vidés.

• Préparer et livrer les trousses de démarrage (fournitures de bureau et pochette en lien avec le plan national d'intervention en cas d'urgence) avant l'arrivée d'une nouvelle personne embauchée au sein du cabinet (déballer les fournitures et les installer de manière ordonnée dans le bureau ou au poste de travail).

• Remplacer les cartes d'accès perdues.

• Vérifier l'état des fournitures dans les salles de photocopies et sur les étages et assurer le réapprovisionnement de ces espaces y compris l'approvisionnement en papier dans les salles de photocopies (le matin et l'après-midi).

• Réapprovisionner les salles de photocopies en papier.

• Vérifier l'état des fournitures et assurer leur réapprovisionnement dans les salles de conférence.

• Accompagner les fournisseurs qui se présentent au bureau pour effectuer des réparations, entre autres.

• Effectuer la collecte des boîtes et des cartables (provenant des adjointes juridiques vers les endroits appropriés ).

• Livrer les dossiers et les boîtes au service de gestion des dossiers (et du service de gestion des dossiers aux les professionnels du droit).

Tâches reliées à la distribution

• Répondre aux diverses demandes de distribution planifiées par le directeur des services internes, y compris les demandes de courrier, de télécopie et de colis de messagerie.

• Assumer les fonctions relatives à la fermeture de la salle du courrier (y compris la fermeture des systèmes, l'impression des rapports de la journée et communiquer les informations relatives aux événements laissés en suspens).

• Expédier et traiter les colis de messagerie le jour même et le lendemain, en Amérique du Nord et à l'étranger.

• Traiter tout le courrier sortant de Postes Canada, y compris l'envoi de rapports de confirmation pour le courrier recommandé.

• Trier le courrier inter bureaux et le courrier de Postes Canada et préparer les chariots pour les tournées de distribution du courrier.

• Assurer les tournées de distribution et de livraison du courrier interne. Visiter les étages attribués quotidiennement selon le calendrier prévu pour livrer les articles du chariot de distribution du courrier aux différents postes de travail et aux différents services, entre autres. Veiller à ce que le courrier ramassé soit renvoyé à la salle du courrier et trié.

• Livrer les colis de messagerie entrants et les travaux d'impression.

• Aider les clients internes dans le traitement du courrier ou la livraison de colis de messagerie au besoin.

Tâches reliées aux fournitures

• Effectuer une vérification quotidienne de l'inventaire des fournitures entreposées dans la salle d'entreposage et communiquer les besoins au coordonnateur des services internes afin qu'il commande les fournitures le cas échéant.

• Remplir toutes les commandes (ramassage et livraison) reçues par courriel.

• Défaire toutes les commandes entrantes et en vérifier le contenu par rapport au bon de commande. Placer les fournitures sur les tablettes (Osler magasin et fourniture). Transmettre la documentation au directeur des services internes.

Responsabilités générales

• Accepter de travailler des heures supplémentaires à court préavis au besoin.

• Envoyer des télécopies

• Remplacer les autres membres de l'équipe lors de la réception de demandes par courriel ou en personne au besoin.

• Effectuer d'autres tâches attribuées.

Formation et expérience

Ce poste nécessite un diplôme d'études secondaires et une année d'expérience dans un bureau. Une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience pourrait être prise en considération.

Connaissances et aptitudes

• Capacité de lire, écrire et suivre des directives verbales et écrites.

• Connaissance des pratiques et des procédures d'un bureau.

• Compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et capacité d'établir des priorités, d'accomplir les tâches assignées et de mener plusieurs tâches de front de manière efficace.

• Capacité de travailler à la fois de façon autonome et en équipe.

• Compétences informatiques (Microsoft, Outlook, Excel, Word et iManage).

• Aptitudes en matière de communication orale et de service à la clientèle et compétences interpersonnelles nécessaires pour interagir avec différents types de personnes.

• Capacité de trier et de classer de l'information selon des méthodes établies.

• Capacité de faire usage d'outils à main de manière sécuritaire ; des connaissances de base en menuiserie, en mécanique et en électricité sont considérées comme un atout.

• Capacité de rester concentré et bonne endurance physique afin d'exécuter les tâches demandées et être en mesure de bien gérer la pression.

• Assiduité et fiabilité ; flexibilité pour travailler des heures supplémentaires au besoin.

Communication

• Communiquer régulièrement avec tous les membres du cabinet de tous les niveaux.

• Communiquer régulièrement avec le coordonnateur et le directeur des services internes, l'équipe de gestion de l'immeuble et les autres membres du cabinet.

Conditions de travail

• Environnement de bureau conventionnel.

• Utilisation normale d'équipement de bureau conventionnel et d'outils à main (par exemple, d'un ordinateur, d'une perceuse ou d'un marteau).

• Obligation de porter un équipement de protection individuelle approprié à la tâche, au besoin (chaussures à cap d'acier, etc.).

• Nécessité d'être debout ou de marcher pour 67 à 100 % de la durée du quart de travail.

• Nécessité de soulever fréquemment des charges de 0 à 30 livres et occasionnellement des charges de 30 à 70 livres.

• Nécessité de pousser et de tirer fréquemment des charges de 0 à 30 livres.

• Sollicitation continuelle du cou afin d'effectuer les tâches requises.

• Nécessité de porter fréquemment vos mains entre vos épaules et votre taille, sous votre taille et vers l'avant.

• Manipulations et mouvements des avant-bras fréquents.

• Nécessité de se pencher et de s'accroupir fréquemment.

Accessibilité et aménagements

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à Osler ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Osler s'engage à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif, et nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées et de personnes d'origines, d'identités et de cultures diverses. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats à toutes les étapes du processus de sélection.

Vérification des antécédents et des références

Veuillez noter que toute offre d'emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d'emploi et de formation.

Nous tenons à remercier tous les candidat(e)s de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidat(e)s choisi(e)s. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.