Spécialiste des opérations - Montreal, Canada - J.W. McConnell Foundation

Description

À propos de la Fondation

Ayant son siège social à Montréal, la Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.

Opportunité d'emploi

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l'investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs publics, privé et non lucratif.

Lieu de travail

Hybride – Doit habiter à Montréal

Type d'emploi

Permanent à temps plein

Sous la supervision de :

Cheffe des opérations

Département et équipe

Opérations

Échelle salariale à l'embauche

68 000 – $ selon expérience

Entrée en poste

6 mai 2024

Résumé du poste

Relevant de la cheffe des opérations, la ou le spécialiste des opérations épaule directement celle-ci pour ce qui est des projets et des initiatives à l'échelle de la Fondation, en plus d'aider à améliorer l'efficacité des opérations de manière continue.

La ou le spécialiste des opérations collabore avec les nombreuses équipes de la Fondation pour exécuter, mettre en œuvre et surveiller les procédures qui concernent les projets ou les procédés opérationnels de l'organisation, notamment la communication et la formation, la gestion administrative, la cartographie des processus, l'amélioration continue et le renforcement des capacités de veille stratégique.

Responsibilités principales

Soutien et coordination de projets (50 %)

• Agir comme ressource importante dans les projets opérationnels en assurant la coordination d'un portefeuille de projets avec la cheffe des opérations, en suivant les pratiques organisationnelles de gestion de projets, en surveillant les progrès réalisés et en exécutant des aspects clés.
• Assurer une coordination et une collaboration avec les parties internes et externes pertinentes, et effectuer un suivi de la situation, des échéanciers et des renseignements.
• Préparer et rédiger les documents relatifs à la coordination et à la mise à jour des projets, y compris les rapports de synthèse, les notes de service, les tableaux de bord, les procédés et les guides et les politiques connexes.
• Aider l'équipe des opérations à démarrer et à clore des projets en organisant et en facilitant les séances de planification, de remue-méninges et de bilan, et en veillant au transfert des connaissances en offrant de la formation sur les outils, les rapports, les renseignements et d'autres améliorations.
• Identifier et mettre en place des projets d'amélioration continue avec la haute direction et les responsables d'équipe de la Fondation.
• Appuyer la coordination et la mise en œuvre d'initiatives de veille stratégique pour orienter la prise de décisions, et pour créer et maintenir les rapports et les tableaux de bord connexes.
• Coordonner et épauler la création de la base de données de gestion des contacts et des relations de la Fondation, et soutenir son utilisation constante à l'échelle de l'organisation.
• Développer la cartographie actuelle des processus et les recommandations qui en découlent en voyant à la priorisation, à l'évaluation, à l'essai et à la mise en œuvre de mesures d'optimisation et d'automatisation.

Soutien opérationnel transversal (30 %)

• Jouer un rôle clé dans l'accueil et l'orientation des nouveaux membres du personnel en les guidant et en leur offrant de la formation, et en aidant le gestionnaire, personnes et cultures avec les procédures d'orientation.
• En collaboration avec la cheffe des opérations et le gestionnaire des TI, créer et maintenir les cartes des processus et des systèmes d'information organisationnels, examiner les propositions relatives aux processus ou aux technologies afin d'en déterminer la pertinence et d'évaluer le rendement du capital investi, et analyser et documenter la conformité en matière de réglementation et de confidentialité.
• Agir comme une ressource supplémentaire auprès du gestionnaire des TI pour l'aider à surveiller les demandes internes de services de TI et à résoudre des problèmes techniques de base ou récurrents.
• Soutenir une gestion administrative et des procédures efficaces en s'assurant que les procédures sont documentées et que des systèmes de classement (physiques ou virtuels) sont conçus et respectés.
• Aider à l'élaboration d'un processus de gestion des fournisseurs, y compris en mettant à jour les politiques de dépenses et d'approvisionnement, et devenir une ressource importante au sein de la Fondation en matière d'approvisionnement et de gestion des fournisseurs.
• Fournir un appui pour des demandes opérationnelles, des échéanciers ou des projets divers.

Responsabilités organisationnelles (20 %)

• Rédiger ou corriger des documents organisationnels, opérationnels ou des communications.
• Aider à créer et à préparer les dossiers d'information destinés aux membres de la haute direction et du conseil d'administration de la Fondation.
• Former le personnel aux différents outils opérationnels, par exemple : Sharepoint, SAGE Intact, SAP Concur.

Exigences du poste

• De 3 à 5 ans d'expérience en coordination opérationnelle.
• Connaissances acquises par des études collégiales ou universitaires pertinentes ou par une expérience professionnelle dans les opérations de systèmes complexes en informatique, en administration et/ou en comptabilité.
• Bilinguisme fonctionnel avec d'excellentes compétences orales et écrites en anglais ou en français.
• Expérience de facilitation et de formation avec des groupes.
• Expérience en matière de compréhension et d'analyse d'études de marché.
• Expérience dans la coordination de projets opérationnels ou de TI.
• Connaissance des contrôles internes et de la comptabilité financière de base.
• Grande maîtrise des logiciels de bureautique habituels.
• Compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles et de communication orale et écrite auprès de divers publics.

Compétences et qualités recherchées

• Attrait pour le changement et l'utilisation de ses intérêts et de ses expériences dans le cadre d'un éventail de nouveaux projets passionnants.
• Minutie.
• Souplesse et capacité à faire plusieurs tâches à la fois.
• Autonomie et proactivité
• Aisance pour formuler des politiques, des pratiques ou des procédures en format visuel et écrit.

Atouts

• Compréhension des principes de gestion de projets (CAPM, PGP).
• Connaissance du secteur philanthropique.
• Connaissance d'une vaste gamme de services, de plateformes et d'outils techniques.
• Connaissance de base en matière de codage et maîtrise avancée d'Excel.
• Expérience en cartographie des processus.

Avantages complémentaires

• Avantages généreux, entièrement payés, et compte de gestion des dépenses santé du premier jour de travail.
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l'employeur (6 %).
• Allocation pour des contributions à des organismes de bienfaisance.
• Programmes d'aide au personnel et de télémédecine.
• Travail en mode hybride et indemnité pour bureau à domicile.
• Accès immédiat aux vacances à quatre semaines par année en plus d'une semaine en décembre

Énoncé d'égalité d'accès à l'emploi

La Fondation McConnell travaille à renforcer sa culture d'inclusion et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive, résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones, noires, racisées, de femmes, de personnes non binaires et non conformes au genre, de personnes appartenant à la communauté 2SLGBTQQIA, de personnes en situation de handicap (visible ou invisible), de personnes nouvellement arrivées au Canada.

Notre équipe de recrutement prendra en compte les statuts, décrits ci-dessus, tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc à vous auto-identifier dans votre dossier de candidature, si l'une ou plusieurs de ces catégories s'appliquent à vous.

Notre milieu de travail et notre processus d'embauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de l'accessibilité que des mesures d'adaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière d'adaptation en envoyant un courriel à accessibilité@ mcconnellfoundation. ca pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus d'embauche. Les renseignements reçus quant statuts provenant de l'auto-déclaration, ainsi qu'aux mesures d'adaptation pouvant s'y rattacher, demeureront confidentiels.

Pour postuler

Veuillez soumettre un CV et une lettre de motivation au lien ci-joint avant la date limite du 8 avril 2024, les entrevues ayant lieu la semaine du 15 avril 2024.