Agent(E) de Soutien Administratif - Quebec City, Canada - Cégep de Sainte-Foy

Cégep de Sainte-Foy

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**La fondation du Cégep de Sainte-Foy recrute **

**Agent(e) de soutien administratif, Classe 1**

**Permanent - 28 à 35h/semaine**

**Salaire horaire : 22,36 $ - 25,00 $**

**Lieu de travail : Cégep Sainte-Foy**

**Entrée en fonction : Dès que possible**

La Fondation du Cégep de Sainte-Foy participe activement aux efforts déployés par le Cégep pour favoriser la réussite, le dépassement et la diplomation de ses étudiants et étudiantes. Afin de réaliser sa mission, elle axe ses actions, entre autres, en organisant des campagnes de souscription et des activités de financement. Depuis 30 ans elle appelle à la mobilisation collective et grâce à tous ses bienfaiteurs, plus de 7,9 M$ ont été redonnés dans la communauté collégiale en bourses d'études et pour soutenir le développement de projets novateurs pour enrichir l'enseignement au Cégep de Sainte-Foy, ainsi que son milieu de vie.

**Pourquoi nous choisir ?**

C'est simple : parce que nous offrons des conditions de travail imbattables telles que:

- Télétravail à raison d'un (1) à deux (2) jours par semaine sous réserve des besoins momentanés;
- Régime de retraite du secteur public;
- Treize (13) jours fériés, cinq (5) congés maladie/sociaux;
- Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu;
- Un centre sportif (accès gratuit à plus de 27 activités sportives et de détente);
- Une cafétéria sur lieux de travail (Cégep de Sainte-Foy);
- Milieu de travail près de tous les services et facilement accessible en transport en commun.

**Votre mandat**

Relevant de la directrice générale, le ou la titulaire du poste assure un soutien aux activités administratives, philanthropiques, logistiques et bureautiques. Il ou elle se distingue par ses habiletés interpersonnelles, son sens de l'organisation, ses habiletés en communication tant à l'oral qu'à l'écrit et fait preuve de rigueur, de planification et d'autonomie. En plus d'aimer avoir des tâches variées, la personne doit avoir un intérêt pour la mission de la Fondation (éducation - jeunesse) et les collectes de fonds, ainsi qu'être habile avec la technologie.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

Soutien administratif:

- Assurer la logistique et le suivi des réunions de divers comités : envoyer les avis de convocation, les
rappels, faire le suivi des présences, préparer et transmettre la documentation;
- Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction de procès-verbaux, compte rendu, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de lettres, de documents d'information et de listes;
- Assurer la production et envoi des lettres de remerciement et des reçus à des fins fiscales;
- Production des dépôts, préparation des factures et suivis des comptes client à recevoir;
- Traiter le paiement des bourses et des fournisseurs;
- Saisir les écritures comptables;
- Gérer la base de données ProDon (transactions client et dons en ligne, création de formulaires);
- Assurer le traitement des dons ainsi que le suivi engagements de dons et des plans de reconnaissance;
- Effectuer les achats, les réservations et assurer le bon fonctionnement des équipements;
- Être en soutien à l'organisation des activités de financement (kiosque, remises de bourses, événements, etc.;
- Contribuer à l'amélioration des processus et développer des outils de travail.

Soutien aux événements et aux communications:

- Collaborer à l'organisation des événements-bénéfice, de reconnaissance ou de remise de bourses;
- Collaborer à la mise à jour du site web;
- Contribuer à l'élaboration et à la publication de contenu sur les réseaux sociaux;
- Toute autre tâche de soutien favorisant le développement de la Fondation et son rayonnement.

Accueil et appui général:

- Accueillir les visiteurs;
- Recevoir et diriger toutes les communications du bureau;
- Recevoir et gérer le courrier;
- Assurer les suivis des demandes du personnel du Collège;
- Exécuter toute autre tâche requise par la direction.

**Qualifications**
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
- Minimum de deux (2) années d'expérience dans des fonctions similaires.

**Profil recherché**
- Aptitudes à utiliser efficacement la Suite MS Office (test Excel et Word vérifié);
- Bonne connaissance du français écrit et parlé (vérifiée par tests);
- Connaissances de base en comptabilité;
- Aptitudes marquées pour le service à la clientèle;
- Connaissance des logiciels ProDon et Clara-Finances sera considéré comme un atout;
- Disponible pour travailler à l'occasion en dehors des heures normales de bureau lors d'événements de la Fondation;
- Connaissance en philanthropie sera considéré c