Project Control Officer - Montréal, QC, Canada - Knewin

Description

WorkJam is the world's first digital frontline workplace, connecting the entire deskless workforce to work in perfect harmony. WorkJam is a fully modular super app that solves the most common problems faced by frontline enterprises around the world through task management, shift swapping and scheduling, two-way communication, and training.

We're proud of our dedicated teams who are driven to make a difference for millions of frontline employees, which lead us to be recognized among TIME's 100 most influential companies of 2023.

Perks of joining WorkJam:

• Competitive salary and benefits package
• 500$ to spend on your home office materials
• 4 weeks' vacation plus personal time off
• Contribution to your retirement/pension plan
• A flexible and remote/hybrid work environment to support a healthy work/life balance
• Generous employee referral bonus of $4,000
• Continuous learning platforms available

At WorkJam, our core values are respect and include, unify, make a difference and lead from the front. WorkJam is a high growth global organisation with operations in North America, Europe, and Australia with our head office based in Montreal. Learn more at

Your role as a Project Control Officer (PCO):

The company desires to obtain a global view on the planned work and budgets compared to actual progress. In this context, the job holder acts as a bridge between the program team that is currently focused solely on development projects and the services team. The Project Control Officer (PCO) is responsible to adjust processes, put in place the right tool set and collaborate with the team on the change journey to enable the efficient tracking the professional services projects delivery by the program team. Such tracking includes, but is not exclusive to budgeting, planning, progress reporting, forecasting and capacity management. The job requires a high level of initiative and resourcefulness to challenge the status quo and implement new methodology, processes, reporting and tools. The job holder will need to have a solution driven mindset and be able to propose a stepped approach. Enabling easy access to progress data will be key to track the performance of the team and initiate continuous improvement. Excellent communication and collaboration with the various stakeholders will be needed to enable change and ensure adoption. Reporting to the program director, this person's main interactions will be with the professional services teams and should consider the VP of professional services as his or her internal client.

What you'll be doing:

• Review and adjust time tracking process and tools for the services team to enable consolidated company view.
• Review and adjust project planning tools and reporting to enable global visibility on progress and raid log.
• Review and adjust capacity planning processes and tools for services team, and eventually help the program team optimise their current Excel tool.
• Assess and build upon existing reports and dashboards that enable data driven decision making and continuous improvement of professional services operation efficiency (billable time, profit margins, ...)
• Contribute to project management and change management of specific initiatives.
• Develop operations management dashboards to allow easy monthly Professional services KPI and KR tracking.
• Contribute to identification of issues that could impact the successful execution of the strategic initiatives and propose solutions and risks mitigation initiatives.
• Support managers for workforce time tracking regularity, granularity and accuracy.
• Collaborate with Finance to provide billing information and forecast financial management cycle.

What we're looking for:

• Bachelor's degree in a business-related curriculum or equivalent.
• 3-5 years experience as Project Control Officer (PCO).
• Actively participated in building a PMO structure from the ground up.
• Demonstrated ability to build new processes and tools in an unstructured environment.
• Strong business acumen.
• Team player with impeccable interpersonal & communication skills.
• Ability to structure and organize data and activities.
• Ability to work with a broad range of people including executive management.
• Fast learner.
• Highly organized,resourceful and solution-oriented.
• Able to navigate successfully within ambiguity and face paced environment.
• Bilingual – French and English.
• Intermediate to advanced level of proficiency in Excel.
• Experience using the Atlassian suite (Jira, Confluence, etc.) is a plus.
• Experience using Smartsheet, Salesforce and Open Air is an asset.

Joining WorkJam means being part of an organization that truly believes in equity and diversity. We support and empower everyone, no matter your ethnicity, religion, age, gender, sexual orientation, identity, or disability. The masculine is used to lighten the text.

(version française)

WorkJam est le premier lieu de travail numérique de première ligne au monde, connectant l'ensemble de la main-d'œuvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam est une superbe application entièrement modulaire qui résout les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises de première ligne globales grâce à la gestion des tâches, à l'échange de quart de travail, à la planification des équipes, à la communication bidirectionnelle et à la formation.

Nous sommes fiers de nos équipes dévouées qui sont déterminées à faire une différence pour des millions d'employés de première ligne, ce qui nous a permis d'être reconnus parmi les 100 entreprises les plus influentes du magazine TIMEs en 2023.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux compétitifs
• 500 $ à dépenser pour le matériel de votre bureau à domicile
• 4 semaines de vacances plus congés personnels
• Cotisation à votre régime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible et à distance/hybride pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Généreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation d'employés
• Plateformes d'apprentissage en continu disponibles

Chez WorkJam, nos valeurs fondamentales sont le respect et l'inclusion, l'unification, faire une différence et aller de l'avant. WorkJam est une entreprise internationale à forte croissance avec des opérations en Amérique du Nord, en Europe et en Australie avec notre siège social basé à Montréal. En savoir plus sur

Votre rôle en tant que contrôleur de projet :

L'entreprise souhaite obtenir une vision globale des travaux et des budgets prévus par rapport à l'avancement réel. Dans ce contexte, le titulaire du poste fait office de pont entre l'équipe du programme qui se concentre actuellement uniquement sur les projets de développement et l'équipe des services. Le contrôleur de projet est chargé d'ajuster les processus, de mettre en place l'ensemble d'outils adéquats et de collaborer avec l'équipe sur le chemin du changement afin de permettre un suivi efficace des projets de services professionnels fournis par l'équipe de programme. Ce suivi comprend, sans s'y limiter, la budgétisation, la planification, les rapports d'avancement, les prévisions et la gestion des capacités. Le poste requiert un haut niveau d'initiative et d'ingéniosité pour remettre en question le statu quo et mettre en œuvre de nouvelles méthodologies, de nouveaux processus, de nouveaux rapports et de nouveaux outils. Le titulaire du poste devra avoir un état d'esprit axé sur la recherche de solutions et être capable de proposer une approche progressive. La facilité d'accès aux données de progrès sera essentielle pour suivre les performances de l'équipe et initier une amélioration continue. Une excellente communication et collaboration avec les différentes parties prenantes sera nécessaire pour permettre le changement et assurer l'adoption. Sous la responsabilité du directeur de programme, cette personne interagira principalement avec les équipes de services professionnels et devra considérer le vice-président des services professionnels comme son client interne.

Ce que vous ferez :

• Examiner et ajuster le processus et les outils de suivi du temps pour l'équipe des services afin de permettre une vision consolidée de l'entreprise.
• Examiner et ajuster les outils de planification de projet et les rapports afin de permettre une visibilité globale sur les progrès et le journal des raids.
• Examiner et ajuster les processus et les outils de planification de la capacité pour l'équipe des services, et éventuellement aider l'équipe du programme à optimiser son outil Excel actuel.
• Évaluer et développer les rapports et tableaux de bord existants qui permettent une prise de décision basée sur les données et une amélioration continue de l'efficacité des opérations de services professionnels (temps facturable, marges bénéficiaires, ...).
• Contribuer à la gestion de projets et à la gestion du changement dans le cadre d'initiatives spécifiques.
• Développer des tableaux de bord pour la gestion des opérations afin de faciliter le suivi mensuel des KPI et KR des services professionnels.
• Contribuer à l'identification des problèmes qui pourraient avoir un impact sur la bonne exécution des initiatives stratégiques et proposer des solutions et des initiatives d'atténuation des risques.
• Aider les gestionnairesà assurer la régularité, la granularité et l'exactitude du suivi des heures de travail.
• Collaborer avec les services financiers pour fournir des informations sur la facturation et prévoir le cycle de gestion financière.

Ce que nous recherchons :

• Baccalauréat dans un programme d'études lié aux affaires ou équivalent.
• 3 à 5 ans d'expérience en tant que contrôleur de projet.
• Participation active à la mise en place d'une structure PMO à partir de la base.
• Capacité démontrée à mettre en place de nouveaux processus et outils dans un environnement non structuré.
• Sens aigu des affaires.
• Esprit d'équipe avec des compétences interpersonnelles et de communication irréprochables.
• Capacité à structurer et à organiser les données et les activités.
• Capacité à travailler avec un large éventail de personnes, y compris des cadres supérieurs.
• Apprentissage rapide.
• Très organisé, plein de ressources et orienté vers la recherche de solutions.
• Capable de naviguer avec succès dans l'ambiguïté et dans un environnement où le rythme est soutenu.
• Bilingue - français et anglais.
• Maîtrise d'Excel à un niveau intermédiaire ou avancé.
• Une expérience de l'utilisation de la suite Atlassian (Jira, Confluence, etc.) est un atout.
• Une expérience dans l'utilisation de Smartsheet, Salesforce et Open Air est un atout.

Rejoindre WorkJam, c'est faire partie d'une organisation qui croit en l'équité et la diversité. Nous soutenons tout le monde, peu importe votre origine ethnique, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identité ou votre handicap. Le masculin est utilisé pour alléger le texte.