HR Operations Specialist - Montréal, QC, Canada - Potloc

Description

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A PROPOS DE POTLOC

Nous sommes des experts dans la collecte et la centralisation d'informations précieuses qui permettent à nos clients de mieux comprendre leurs défis et de les relever avec succès. Comment? En ciblant des répondants à nos sondages sur les réseaux sociaux grâce à une géolocalisation avancée et à un ciblage spécifique par centres d'intérêt.

Opérant à un niveau international, nous avons des bureaux en Amérique du Nord et en Europe

Nous encourageons l'évolution et nous soutenons nos employés à travers nos 4 valeurs fondamentales: AMBITION, APPRENTISSAGE, TRANSPARENCE et ESPRIT D'ÉQUIPE.

Voici quelques chiffres clés pour comprendre notre forte croissance:

Depuis 2019, nous avons:

• Levé 55M$

• Grandi par 2-3x année après année

• Augmenté notre effectif de 25 à plus de 210 employés

• Sondé 3M de réponses dans 44 pays pour plus de 200 clients

Quelle est la prochaine étape pour nous?

• Accroître notre présence aux Etats-Unis

• Augmenter notre capacité à sonder un public de niche

• Devenir la prochaine licorne en ResTech

• Entrer en bourse

MISSION

En tant que Coordinateur(trice) RH, votre mission consistera à coordonner les expériences de nos employés, à soutenir les opérations RH et à assurer la gestion administrative. Vous serez le premier point de contact pour toutes les questions des employés et un pilier essentiel de notre équipe.

Rattaché(e) au Global Head Talent & Culture à Montréal, vous travaillerez également aux côtés d'une équipe RH composée de deux personnes à Paris ainsi que d'une Chef de Projet RH à Montréal.

VOS RESPONSABILITÉS

Potloc est une entreprise de 200 personnes avec des bureaux basés à Montréal, New York et Paris.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec nos équipes de Montréal et de New York et serez au cœur des opérations RH et responsable du bon fonctionnement des processus tels que :

Cycle de vie des employés (40 %)

• Assurer une intégration cinq étoiles en veillant à la réalisation de toutes les tâches nécessaires (création de contrats, intégration RH)

• Gérer l'inscription des employés aux programmes d'avantages sociaux et répondre à leur demandes sur le sujet

• Émettre des lettres de modification de contrat et préparer des certificats de travail au besoin

• Soutenir les demandes d'immigration et maintenir la relation avec nos prestataires en immigration

• Faciliter le processus de départ des employés pour garantir une transition en douceur

Soutien et engagement des employés (40 %)

• Mettre en place des initiatives pour maintenir l'engagement des employés : planifier et organiser divers événements, y compris des activités de team building

• Assurer le support quotidien de la gestion des bureaux

• Être le point de contact pour les demandes des employés et travailler avec les différents départements pour résoudre leurs problématiques

• Répondre aux tickets soumis par les employés sur divers sujets (avantages sociaux, paie, SIRH, etc.)

Opérations RH et conformité (20 %)

• Gérer et mettre à jour les dossiers des employés dans notre SIRH (nous utilisons Hibob )

• Garantir l'exactitude des informations personnelles, des avantages sociaux et de l'historique professionnel

• Obtenir les approbations pour le travail à distance et faciliter la logistique

• Préparer les rapports pour le cycle de paie bi-mensuelle

• Nous aider à assurer la conformité aux réglementations et à gérer les déclarations (OQLF, Équité Salariale...).

LES QUALITÉS REQUISES

• 2 à 3 ans d'expérience dans le domaine de la coordination des ressources humaines /rôle généraliste, de préférence au sein d'une start-up ou dans un environnement en croissance rapide

• Licence en gestion des ressources humaines ou certifications/expérience équivalente

• Solides compétences organisationnelles et en communication

• Souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Vous êtes prêt à vous retrousser les manches et possédez d'excellentes compétences interpersonnelles.

• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement rapide

• Connaissance des systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) et des systèmes de paie

• Familiarité avec les outils tels que Google Drive, Slack, Google Meet

• Maîtrise de l'anglais et du français

POURQUOI NOUS REJOINDRE?

Une startup dynamique avec une croissance rapide, des objectifs ambitieux et un fort esprit d'équipe

Un excellent programme d'onboarding et de formation

Un package salarial attractif et des stocks options

Un parcours de carrière clair et des évaluations de performance tous les 6 mois

Un espace de travail entièrement rénové dans le Mile-End, lumineux, collaboratif et fun

Politique de travail hybride et jusqu'à 2 mois par an de Work from Anywhere

4 semaines de vacances et 5 journées personnelles

Des jours de congé supplémentaires pour les événements de la vie (déménagement, arrivée d'un enfant, mariage, etc.)

Une assurance santé compétitive pour vous protéger, vous et votre famille

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• Échange avec un membre de l'équipe Talent Acquisition (30 min)

• Entretien avec notre senior Directrice Talent & Culture (45 min)

• Exercice Technique, en personne dans nos bureaux (1h)

• Offre d'emploi

ABOUT POTLOC

Now an expert at gathering and centralizing valuable information, we help our customers better understand their challenges and successfully meet them. How? By conducting hyper-targeted B2B and B2C social network surveys using advanced geolocation and specific interest-based targeting.

Our team is dedicated to being the best end-to-end service provider for our clients globally.

To do this, we have offices in Canada and Europe

We encourage professional development and provide support to our employees through our 4 core values: AMBITION, LEARNING, TRANSPARENCY and TEAM SPIRIT.

Here are a couple of key figures to understand our rocketship:

Since 2019, we have:

• Raised $55M

• Grown by 3x year over year

• Grown from 25 to 200+ team members

• Surveyed 3M responses in 44 countries for more than 200 customers

What is the next step for us?

• Expand our presence in the US

• Increase our ability to survey niche audiences.

• Become the next ResTech unicorn

• Go public

MISSION

As our HR Coordinator, your mission will be to orchestrate seamless employee experiences, supporting HR operations and owning all of HR administration. You will be the first point of contact for all employee questions and a key pillar of our team

You will report to the Global Head of Talent & Culture in Montréal. In addition, you will be working alongside a two-people HR team in Paris and an HR Project Manager in Montréal.

YOUR RESPONSIBILITIES

We are a 200-people company with offices in Montréal, New York, and Paris. You will work closely with our Montréal and New York teams and will be at the heart of HR operations and responsible for the smooth operation of processes such as:

Employee lifecycle (40%)

• Guarantee a 5 star onboarding experience by ensuring that all necessary tasks are completed (contract creation, HR onboarding)

• Enroll employees in benefits programs and manage benefits-related inquiries

• Issue contract change letters and prepare proof of employment letters

• Support immigration requests and relationship with our Immigration providers

• Facilitate the offboarding process to ensure a smooth transition

Employee Support and Engagement (40%)

• Lead Employee engagement initiatives : plan and execute various events, including team-building activities

• Support Office management day to day

• Serve as a point of contact for employee inquiries and collaborate with departments to resolve employee issues

• Answer support tickets submitted by employees of various nature (benefits, payroll, HRIS, etc)

HR Operations and Compliance (20%)

• Manage and update employee records in our HRIS (we work with Hibob)

• Ensure accuracy of personal information, benefits, and employment history.

• Secure approvals for remote work arrangements and facilitate logistics.

• Prepare the reports for the bi-weekly pay cycle

• Help us ensure compliance with regulations and manage declarations (OQLF, Équité Salariale...).

REQUIRED SKILLS

• 2-3 years years of experience in HR coordination/generalist role, ideally in a start-up or fast-growth environment

• Bachelor degree in Human Resources Management or equivalent certifications or experience

• Strong organizational and communication skills

• Detail-oriented and capable of managing multiple tasks simultaneously

• You have a roll up your sleeves attitude and outstanding interpersonal skills

• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment

• Familiarity with HRIS and payroll systems.

• Familiar with systems such as Google Drive, Slack, Google Meet

• Full proficiency in both English and French

WHAT'S IN IT FOR YOU

A dynamic start-up with rapid growth, ambitious goals and a strong team spirit

An excellent onboarding and training program

Attractive salary package and stock options

Clear career paths and biannual performance appraisals

A fully renovated workspace in the Mile-End, bright, collaborative and fun

Flexible hybrid policy and up to 2 months Work from Anywhere per year

4 weeks vacation and 5 personal days

Additional days off for life events (moving, the arrival of a child, wedding, etc.)

A competitive health insurance to keep you and your family protected

RECRUITMENT PROCESS

• Exchange with a Talent Acquisition Team member (30 min)

• Interview with the Senior Director of Talent & Culture (1h)

• Technical Exercise, in person at the office (1h)

• Job Offer

RESSOURCES