Project Coordinator - Montreal, Canada - Innovaderm Research

Description

1 year replacement contract

The Project Coordinator offers administrative support to Project Managers and the project team at many stages during clinical studies projects. As a Project Coordinator, you will take the lead to ensure timeframes, targets and the quality of the deliverables are in line with internal and external customer expectations

This role is perfect for you if:

• You have an interest in project administration and clinical research;
• You want to work in a collaborative environment;
• You want to have an impact in a fast-growing company.

RESPONSIBILITIES

More specifically, the Project Coordinator:

• Prepare Investigator Sites to conduct clinical trials through the review and approval of essential clinical trial and regulatory documents.
• Establishes site activation timelines with selected sites and coordinates activities to meet planned activation timelines.
• Communicate with clinical sites during site start-up.
• Collaborates with other functional departments to ensure alignment of activities to meet site activation targets.
• Escalates to the Project Manager risks to site activation schedule.
• Communicates directly with the study teams, external site staff, to ensure tasks and priorities are aligned to the defined study timelines.
• Collects, reviews and files sites essential documents.
• Ensures essential documentation is complete and of good quality to successfully first pass review for site activation.
• Ensures that the electronic Trial Master File (eTMF) contains the relevant regulatory documents for site activation and ongoing study management.
• Collects and distributes documents from / to sites.
• Produces meeting minutes from project meetings.
• Maintains ADI log.
• Assigns documents for internal project-specific training and coordinates training reconciliation and documentation.
• May assist with drafting of study documents and study plans for clinical trials.
• Acts as a main point of contact for all site correspondences for non-protocol related issues.
• Assists sites with local ethics submissions.
• Assist internal and external teams with access to study-specific systems
• Assist with initiating and maintaining study files.
• Assist with assembling and shipping the Investigator's Study File.
• Maintains project timeline dates, enrolment tracking tools, and study material inventory.
• Prepares shipments of study supplies to clinical sites, when applicable.
• Assists with preparation of Investigators' Meeting.
• Distributes study correspondence to sites.
• Serves as in-house contact to support CRAs when traveling.
• Reviews and reconciles investigators site and vendor payments.
• Assists with project tracking activities and status reports preparation.
• Participates in various administrative tasks as required to accomplish the goals of the project and the needs of the project team.
• May support Health Authority inspection and pre-inspection activities.
• May support audit preparation & Corrective Action / Preventative Action preparation for project related issues.
• May perform project management duties on designated trials.

OUR COMPANY

The work environment

At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.

As a Project Coordinator, you will be eligible for the following perks:

• Flexible work schedule
• Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
• Offices near public transportation (Sherbrooke metro station or Saint-Laurent metro station)
• Possibility of working from home in accordance with company policies and public health directives
• Ongoing learning and development

About Innovaderm

Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe.

Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.

Contrat de remplacement de 1 an

Le Coordonnateur de projet travaille en étroite collaboration avec les Gestionnaires de Projet pour leur offrir un support administrative à différentes étapes au cours des projets d'étude clinique. En tant que coordinateur de projet, vous prendrez les devants pour vous assurer que les délais, les objectifs et la qualité des livrables sont conformes aux attentes des clients internes et externes

Ce poste sera parfait pour vous si :

• Vous avez un intérêt pour l'administration de projet et la recherche clinique;
• Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif;
• Vous souhaitez avoir un impact sur une entreprise en pleine croissance.

RESPONSABILITÉS

Plus précisément, le Coordonnateur de Projet:

• Prépare les sites investigateurs pour mener des essais cliniques par l'examen et l'approbation des documents essentiels aux essais cliniques et réglementaires.
• Établit des délais d'activation des sites avec les sites sélectionnés et coordonne les activités pour respecter les échéanciers d'activation planifiés.
• Communique avec les sites cliniques pendant le démarrage du site.
• Collabore avec d'autres départements fonctionnels pour garantir l'alignement des activités afin d'atteindre les objectifs d'activation des sites.
• Signale au gestionnaire de projet les risques liés à l'échéancier d'activation des sites.
• Communique directement avec les équipes d'étude, le personnel externe du site, pour s'assurer que les tâches et les priorités sont alignées sur les délais d'étude définis.
• Recueille, examine et classe les documents essentiels des sites.
• Veille à ce que la documentation essentielle soit complète et de bonne qualité pour réussir la première revue pour l'activation du site.
• Veille à ce que le dossier d'essai principal électronique (eTMF) contienne les documents réglementaires pertinents pour l'activation du site et la gestion continue de l'étude.
• Recueille et distribue des documents de / vers les sites.
• Produit des comptes rendus de réunions de projet.
• Tient à jour le journal ADI.
• Attribue des documents pour la formation spécifique au projet interne et coordonne la conciliation et la documentation de la formation.
• Peut assister à la rédaction de documents d'étude et de plans d'étude pour les essais cliniques.
• Agit comme point de contact principal pour toutes les correspondances avec les sites concernant des problèmes non liés au protocole.
• Aide les sites à soumettre des dossiers d'éthique locaux.
• Assiste les équipes internes et externes pour accéder aux systèmes spécifiques à l'étude.
• Assiste à l'ouverture et au maintien des fichiers d'étude.
• Assiste à l'assemblage et à l'expédition du dossier d'étude de l'investigateur.
• Maintient les dates de calendrier du projet, les outils de suivi des inscriptions et l'inventaire des matériels d'étude.
• Prépare les envois de fournitures d'étude aux sites cliniques, lorsque nécessaire.
• Assiste à la préparation de la réunion des investigateurs.
• Distribue la correspondance d'étude aux sites.
• Sert de contact interne pour soutenir les CRAs lors de leurs déplacements.
• Examine et concilie les paiements des sites des investigateurs et des fournisseurs.
• Assiste aux activités de suivi du projet et à la préparation des rapports d'état.
• Participe à diverses tâches administratives selon les besoins du projet et de l'équipe projet pour atteindre les objectifs du projet.
• Peut soutenir l'inspection par les autorités sanitaires et les activités de pré-inspection.
• Peut soutenir la préparation des audits et la préparation des actions correctives / préventives pour les problèmes liés au projet.
• Peut effectuer des tâches de gestion de projet sur des essais désignés.

Éducation

• Baccalauréat dans un domaine pertinent à la recherche clinique ou expérience équivalente.;
• Le DESS en développement du médicament est un atout;

Expérience

• Expérience en recherche clinique dans un contexte de biotechnologie, de pharmaceutiques ou dans un environnement CRO, un atout;

Connaissances et Compétences

• Excellentes capacités orales et écrites en Anglais, le français représente un atout;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office : Word, Excel et Power Point;
• Forte capacité à gérer plusieurs dossiers et à travailler sous pression;
• Porte une attention aux détails et au respect des échéanciers;
• Reconnu pour sa capacité à apprendre rapidement, son sens de l'adaptation et sa polyvalence;
• Démontre un excellent sens de l'organisation, de la communication et de la gestion de problème.

NOTRE ENTREPRISE

L'environnement de travail

Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l'innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d'avancement intéressantes.

Dans le poste de Coordonnateur de Projet, vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Flexibilité sur l'horaire
• Gamme d'avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
• Possibilité de travail à la maison en fonction des politiques de l'entreprise et des directives de la santé publique
• Formation et développement continu

À propos d'Innovaderm

Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d'une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd'hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.

Innovaderm s'engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

Education

• Bachelor's degree in a field relevant to clinical research or equivalent experience;
• Specialized graduate diploma in drug development is an asset;

Experience

• Experience in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry, an asset;

Knowledge and skills

• Proficiency in English (written and oral) is required
• Excellent knowledge and competency in Word, Excel and Power Point;
• Ability to prioritize different assignments and work under pressure;
• Attention to detail and meet timelines;
• Quick learner, good adaptability and versatile;
• Strong organizational, communication, problem-solving and multi-tasking skills.