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    Bilingual Administrative Assistant - Montreal, Canada - Altis Recruitment

    Altis Recruitment
    Altis Recruitment Montreal, Canada

    1 week ago

    Altis Recruitment background
    Description

    Position Summary:

    We are seeking a detail-oriented Administrative Assistant to provide essential support to our client's department, Branch, and Board of Directors. The successful candidate will play a crucial role in maintaining efficient administrative processes and facilitating smooth operations within our organization. If you are proactive, organized, and thrive in a dynamic environment, we encourage you to apply. This position will be located in Montreal (Airport area).

    Key Tasks and Responsibilities:

    • Respond to inquiries and determine appropriate action required.
    • Maintain a bring-forward system and ensure outstanding issues are addressed promptly.
    • Assist the Management team in organizing their time, including scheduling meetings, appointments, and videoconference sessions.
    • Coordinate the scheduling of events, boardrooms, and catering for the Board of Directors.
    • Prepare travel arrangements for Branch members and the Board of Directors.
    • Verify and provide financial coding for invoices.
    • Oversee per diem submissions for the Board of Directors.
    • Implement, monitor, and identify areas for improvement in administrative processes.
    • Plan and coordinate logistics and catering for various events.
    • Conduct research, collect data, and consolidate information into reports.
    • Perform general office duties including typing, formatting, photocopying, and maintaining office equipment.
    • Assist and support the Branch or Directorate with various tasks and projects as required.

    Partnerships and Stakeholder Relations:

    • Establish and maintain networks and collaborative working relationships within the organization to facilitate senior-level meetings.

    Continuous Improvement:

    • Conduct research on best practices related to administrative processes and systems.
    • Implement and identify areas for improvement in administrative processes.

    Qualifications and Knowledge:

    Essential:

    • High school or college diploma with relevant experience in office administration.
    • 1-2 years of experience providing administrative support.
    • Experience in layout and formatting complex reports, correspondence, and documents.
    • Experience processing invoices and maintaining budget spreadsheets.
    • Knowledge of general administration practices and secretariat support.
    • Advanced proficiency in Microsoft Office Suite.
    • Proficiency in French and English

    Valuable:

    • Knowledge of relevant legislation affecting the organization.
    • Understanding of the aviation industry and related regulatory issues.

    Core Skills:

    • Ability to multitask and manage priorities efficiently.
    • Strong attention to detail.
    • Excellent communication skills, both oral and written.
    • Tactful, cooperative, and discreet.
    • Ability to work independently and collaboratively.
    • Experience in coordinating travel arrangements and preparing meeting minutes.

    Other Job Requirements:

    • Ability to work overtime as required.
    • Ability to obtain and maintain a Secret security clearance.
  • Evelin Management Services Ltd.

    administrative assistant

    5 days ago

    Evelin Management Services Ltd. Westmount, Canada

    Education: · Expérience: · Education · Secondary (high) school graduation certificate · Tasks · Answer telephone and relay telephone calls and messages · Answer electronic enquiries · Greet people and direct them to contacts or service areas · Perform data entry · Experience · ...

  • Université du Québec à Montréal

    Assistante Administrative, Assistant Administratif

    3 days ago

    Université du Québec à Montréal Montréal, Canada

    **SUPERBE OPPORTUNITÉ MANDAT TEMPORAIRE DE DEUX (2) MOIS AVEC POSSIBILITÉ DE PROLONGATION **À QUI LA CHANCE ?** · Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01) · Unité organisationnelle | Secteur de travail : Faculté de communication | École des médi ...

  • Axxys Construction

    Assistante Administrative/administrative Assistant

    6 days ago

    Axxys Construction Montréal, Canada

    Assistante Administrative · Qui sommes-nous? · En tant que leader dans l'industrie de la construction, le Groupe Axxys œuvre constamment à fournir un service exceptionnel d'un océan à l'autre du Canada et aussi aux États-Unis. Depuis nos débuts en 1998, nous avons bâti notre répu ...

  • Raymond Chabot Grant Thornton

    Assistante Administrative ou Assistant Administratif

    1 day ago

    Raymond Chabot Grant Thornton Montréal, Canada

    Chaque aventure commence par un choix. Travailler chez Raymond Chabot Grant Thornton, c'est faire le choix de s'accomplir au sein d'une équipe motivante, d'avoir une foule de possibilités pour faire progresser sa carrière, de parfaire ses connaissances et de bénéficier d'avantage ...

  • Université du Québec à Montréal

    Assistante Administrative, Assistant Administratif

    3 days ago

    Université du Québec à Montréal Montréal, Canada

    Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01) · Unité organisationnelle | Secteur de travail : École des sciences de la gestion | Département d'études urbaines · Groupe d'emploi : Technique · Statut : Mandat temporaire jusqu'en décembre 2024 · Horair ...

  • Raymond Chabot Grant Thornton

    Assistant Administratif

    1 week ago

    Raymond Chabot Grant Thornton Montréal, Canada

    Chaque aventure commence par un choix. Travailler chez Raymond Chabot Grant Thornton, c'est faire le choix de s'accomplir au sein d'une équipe motivante, d'avoir une foule de possibilités pour faire progresser sa carrière, de parfaire ses connaissances et de bénéficier d'avantage ...

  • CIF Properties

    Administrative Assistant

    2 days ago

    CIF Properties Montréal, Canada

    _C.I.F. Properties_ owns and manages over 500 apartments in the Greater Montreal area. · We are currently looking for an Administrative Assistant to join our dynamic team The role of the administrative assistant is to provide support to all the departments within our office. The ...

  • CBC/Radio-Canada

    Assistant Administratif ou Assistante

    7 hours ago

    CBC/Radio-Canada Montréal, Canada

    **Assistant administratif ou assistante administrative, Médiation (Services juridiques)** · - MON07679 · Famille d'emplois Service de soutien · Emplacement principal Montréal · Exigence linguistique du poste Bilingue (français/anglais) · Niveaux de compétence linguistique (Lectur ...

  • DiliTrust

    Assistante Administrative

    3 days ago

    DiliTrust Montréal, Canada

    **Etes-vous **prêt à participer à la révolution de la Legal Tech ?**: · Editeur SaaS leader en Europe, Dilitrust transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe. · **Notre impact**: Des rapports d'assemblée générale à la gestion de la vie ...

  • REMAX ALLIANCE INC. - Équipe Orfeo

    Administrative Assistant

    1 week ago

    REMAX ALLIANCE INC. - Équipe Orfeo Montréal, Canada

    We are looking for a skilled communicator who is motivated and able to prioritize and manage time wisely. Perfectly fluent in English and French written and spoken. Multitasker and detail oriented. Ability to work independently. · **Tasks**: · - Assist and support with day-to-day ...

  • Nour Private Wealth

    Administrative Assistant

    2 days ago

    Nour Private Wealth Montréal, Canada

    **DESCRIPTION DU POSTE** · Gestion Privee Nour (GPN) est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) pour l'un des conseillers en investissement de GPN. · L'assistant(e) administratif(ve) assistera l'équipe dans de nombreux domaines de la gestion de patri ...

  • Desjardins

    Administrative Assistant, Administration

    7 hours ago

    Desjardins Montréal, Canada

    Temporary position for 12 months · As an administrative assistant, you help carry out administrative activities for your sector. You provide administrative and secretarial support to a director or manager reporting to a vice-president. You also provide administrative support to o ...

  • AIM CROIT

    Assistant Administratif

    2 days ago

    AIM CROIT Montréal, Canada

    Vous êtes à la recherche d'un emploi? · **Vous vivez en situation d'handicap?** · Notre équipe de conseillers en emploi peut vous aider à intégrer le marché du travail. **Nous sommes un service d'aide gratuit d'aide à l'emploi pour les personnes vivant avec des limitations physiq ...

  • Sliq Media Technologies

    Administrative Assistant

    1 week ago

    Sliq Media Technologies Montréal, Canada

    Sliq Media Technologies is an award-winning SaaS software company that makes an audio/video content management solution used by government legislatures worldwide. We are a mature company with a startup culture that is constantly growing and expanding into exciting new markets. · ...

  • Raymond Chabot Grant Thornton

    Assistant Administratif

    7 hours ago

    Raymond Chabot Grant Thornton Montréal, Canada

    Chaque aventure commence par un choix. Travailler chez Raymond Chabot Grant Thornton, c'est faire le choix de rejoindre des équipes compétentes, au sein du plus important cabinet comptable au Québec et le plus admiré des Québécois.* · Travailler chez RCGT, c'est faire le choix: · ...

  • McHenry Plumbing

    Administrative Assistant

    2 days ago

    McHenry Plumbing Montréal, Canada

    **McHenry Plumbing is a well-established service plumbing company in the Montréal region.** · We are focused on delivering a superior customer experience. With over 35 years in the plumbing industry, we pride ourselves on the quality and reliability of our work. · - Be fluently b ...

  • McGill University

    Assistant Administratif

    6 days ago

    McGill University Montréal, Canada

    Veuillez référer au guide · pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. · Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGi ...

  • Raymond Chabot Grant Thornton

    Assistant Administratif

    7 hours ago

    Raymond Chabot Grant Thornton Montréal, Canada

    Chaque aventure commence par un choix. Travailler chez Raymond Chabot Grant Thornton, c'est faire le choix de rejoindre des équipes compétentes, au sein du plus important cabinet comptable au Québec et le plus admiré des Québécois.* · Travailler chez RCGT, c'est faire le choix: · ...

  • Bell Canada

    Assistante Administrative

    3 days ago

    Bell Canada Montréal, Canada

    Code de demande: 411586 · Bell ne se contente pas de construire des réseaux de calibre mondial, d'élaborer des services novateurs et de créer du contenu pour des médias multiplateformes : elle révolutionne la manière dont les Canadiens communiquent. · Si vous êtes prêt à donner c ...

  • Vivaclair Dental Laboratory

    Administrative Assistant

    5 days ago

    Vivaclair Dental Laboratory Montréal, Canada

    We are looking for a responsible Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical tasks. Duties of the Administrative Assistant include providing support to our managers and employees, assisting in daily office needs and managing company's general admi ...